Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Bakgrunn Ringsaker kommune benytter i dag inkassosystemet Procasso fra Banqsoft til innfordring av kommunale krav. Kommunen har om lag 36 000 innbyggere og har behov for å anskaffe en ny, skybasert systemløsning for oppfølging av kundefordringer som skal understøtte hele innfordringsløpet, fra krav oppstår til betaling er fulgt opp og registrert. Formålet med anskaffelsen er å erstatte eksisterende løsning med en fremtidsrettet, brukervennlig og sikker standardløsning som kan tilpasses kommunens arbeidsprosesser. Innfordringsområdet er virksomhetskritisk og stiller krav til effektiv saksbehandling, god samhandling mellom økonomifunksjonen og saksbehandlere, samt pålitelig informasjonsflyt mellom systemer. Ringsaker kommune er særnamsmann for innkreving av kommunale avgifter og eiendomsskatt, med myndighet til å iverksette utleggstrekk og gjennomføre utleggsforretninger med pant i bankkontoer, kjøretøy og eiendom. Kommunen innfordrer også privatrettslige krav, herunder krav knyttet til barnehage, SFO, bibliotek, helse og mestring, byggesaksbehandling, tilknytningsavgifter, husleie, kulturskole, voksenopplæring og lønnskrav. Kommunen har behov for bedre prosessstøtte, mer automatisert oppfølging og sterkere støtte for rapportering, sporbarhet og kontroll. I løpet av 2025 ble det registrert om lag 10 000 nye saker. Innfordringsavdelingen består av to årsverk fordelt på flere ressurser. Anskaffelsen gjennomføres også for å møte økte behov knyttet til integrasjon, personvern og informasjonssikkerhet. Ny løsning skal bidra til redusert manuelt arbeid, lavere operasjonell risiko og bedre etterlevelse av gjeldende krav, samtidig som den skal gi kommunen et godt grunnlag for stabil drift og videre utvikling over tid. Beskrivelse av oppdraget Oppdraget omfatter levering av en ny, skybasert systemløsning for innfordring til Ringsaker kommune, inkludert etablering, innføring og etterfølgende forvaltning. Løsningen skal være en standardløsning som kan konfigureres til kommunens behov, og som gir helhetlig støtte til kommunens innfordringsprosesser innen både offentligrettslige og privatrettslige krav. Leveransen skal blant annet omfatte nødvendig tilgang til løsningen, konfigurasjon, integrasjon mot relevante økonomi- og fagsystemer, migrering av historiske data, test og bistand ved produksjonssetting, samt opplæring og brukerstøtte. Løsningen skal understøtte effektiv arbeidsflyt, automatisert oppfølging, rapportering, logging og sporbarhet, og bidra til en mer effektiv håndtering av utestående krav. Det etterspørres en løsning med god brukervennlighet, tilfredsstillende sikkerhet og personvernstøtte, samt egenskaper som legger til rette for trygg innføring og stabil drift. Leverandøren skal kunne ivareta både implementering, support og videreutvikling innenfor kontraktens rammer.Hovedtrekkene i prosedyrenOppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre dialog gjennom forhandlinger med en eller flere av leverandørene som inngir tilbud i konkurransen. Forhandlingene vil kunne gjelde alle sider av tilbudene. Utvelgelsen av hvem det vil forhandles med vil bli foretatt etter en vurdering av tildelingskriteriene. Forhandlinger blir ikke gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurderer at forhandlinger ikke er hensiktsmessig. Dialog i form av rettinger/avklaringer gjennomføres ved behov. Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i kommunikasjonsmodulen i Hyyr.

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Ringsaker Kommune

Kontakt telefon

62335000

Kontakt e-post

postmottak@ringsaker.kommune.no

Adresse

Brugata 2, 2380 BRUMUNDDAL

• Løsningens funksjonalitet og brukervennlighet

  Beskrivelse

  Under dette kriteriet vil tilbudt løsnings brukervennlighet og funksjonalitet bli vurdert med bakgrunn i leverandørens besvarelse av kravene.

• Implementeringsplan

  Beskrivelse

  Under dette kriteriet vil Kunden vurdere leverandørens plan for etablering, herunder konfigurering, migrering av historiske data, testing, opplæring, produksjonssetting og risikohåndtering. Kunden vil under evalueringen vektlegges planens fremdrift, ivaretakelse av trygg overgang til ny løsning og leverandørens evne til å gjennomføre leveransen med lav driftsrisiko. Planen skal minimum inneholde: Detaljert fremdriftsplan i Gantt-diagram, Oversikt over nøkkelpersonell med roller, ansvar og CV, Opplæringsplan med målgrupper, format og varighet, Kundens rolle og ansvar i de ulike fasene, Plan for akseptansetest og kriterier for godkjenning, Risikovurdering med avbøtende tiltak

• Pris

  Beskrivelse

  Prisen vurderes på grunnlag av beregnet totalkostnad over en kontraktsperiode på 4 år, basert på utfylt prisskjema.

• Klima og miljø

  Beskrivelse

  Anskaffelsen gjelder en standardisert SaaS‑tjeneste der miljøpåvirkningen i hovedsak ligger i underliggende datasenter-/skyplattform og deres standardiserte drift. Det er derfor begrenset mulighet for objektiv og etterprøvbar poengsetting av miljø som tildelingskriterium uten økt risiko for skjønn og dårlig sammenlignbarhet. Klima- og miljøhensyn ivaretas i stedet gjennom konkrete minstekrav og kontraktsoppfølging i avtaleperioden, som vurderes mer egnet og proporsjonalt for denne anskaffelsens art.

Fant ingen kvalifikasjonskrav i konkurransekunngjøringen.

Se hele utlysningen