Perehdytysjärjestelmän ja oppimisjärjestelmän kokonaisratkaisu

Hankinnan kohteena on Kymenlaakson hyvinvointialueen käyttöön hankittava perehdytysjärjestelmän ja oppimisjärjestelmän muodostama kokonaisratkaisu siihen liittyvine palveluineen. Kokonaisratkaisun tulee tukea perehdytyksen ja oppimisen suunnittelua, toteutusta, hallintaa, kohdentamista, seurantaa ja raportointia. Ratkaisun tulee mahdollistaa käyttäjä-, rooli-, tehtävä-, yksikkö- ja toimipaikkakohtaisten perehdytys- ja oppimispolkujen hallinta sekä sisältöjen kohdentaminen eri käyttäjäryhmille. Hankintaan sisältyvät perehdytysjärjestelmän ja oppimisjärjestelmän käyttöoikeudet jatkuvana SaaS-palveluna, käyttöönotto, määrittely ja konfigurointi, tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyt integraatiot, testaus, pilotointi, koulutukset, dokumentaatio, ylläpito, tuki, versiopäivitykset, palvelunhallinta, jatkuvuuden varmistaminen sekä palvelun päättämiseen ja tietojen siirtämiseen liittyvät exit-palvelut tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyssä laajuudessa. Hankintaan sisältyy käyttöönottoprojekti, joka kattaa vähintään projektinhallinnan, ratkaisun määrittelyn ja konfiguroinnin, tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyt integraatiot ja tietojen siirrot, testauksen, pilotoinnin, koulutukset, dokumentaation, tuotantokäyttöön siirtymisen sekä siirtymisen jatkuvaan palveluun. Käyttöönottoprojekti käynnistetään hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Hankintayksikön tavoitteena on, että kokonaisratkaisu otetaan tuotantokäyttöön 1.5.2027. Tarjoajan tulee esittää tarjouksessaan alustava käyttöönottosuunnitelma ja aikataulu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyllä tavalla. Tarjoajan tulee ottaa suunnitelmassaan huomioon tuotantokäyttöä edeltävät määrittely-, konfigurointi-, integraatio-, tietojen siirto-, testaus-, pilotointi-, koulutus- ja hyväksymistehtävät. Tuotantokäyttö voidaan aloittaa, kun tarjouspyynnössä, hankintasopimuksessa ja niiden liitteissä määritellyt tuotantokäytön aloittamisen edellytykset ovat täyttyneet ja hankintayksikkö on hyväksynyt kokonaisratkaisun tuotantokäyttöön. Käyttöönottoprojektin tarkempi sisältö, vaiheistus, vastuut, tuotokset ja hyväksymismenettely määritellään tarjouspyynnössä, hankintasopimusluonnoksessa ja niiden liitteissä. Hankinnan kustannusrakenne ja vertailuhinta muodostetaan tarjouspyynnön hintaliitteen mukaisesti. Tarjoajan tulee hinnoitella kaikki kokonaisratkaisun toteuttamiseksi tarvittavat pakolliset kertaluonteiset ja jatkuvat kustannukset hintaliitteessä määritellyllä tavalla. Koulutuskalenteri sekä tavoite- ja kehityskeskustelujen hallinta eivät kuulu hankinnan kohteeseen. Tarjottavan kokonaisratkaisun tulee olla valmis ja tuotantokäytössä oleva SaaS-palvelu tai muu vastaava jatkuvana palveluna toimitettava ratkaisu. Hankinnan kohteena ei ole laaja asiakaskohtainen ohjelmistokehitysprojekti. Ratkaisun hankintayksikkökohtainen konfigurointi, tarjouspyynnössä määritellyt integraatiot sekä käyttöönottoon ja tietojen siirtämiseen liittyvät työt ovat kuitenkin sallittuja tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyssä laajuudessa. Hankintasopimus tulee voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sen. Käyttöönottoprojekti toteutetaan sopimuksen voimaantulon jälkeen ennen jatkuvan palvelun tuotantokäytön aloittamista sekä tarvittavilta osin tuotantokäytön aloittamisen jälkeen. Jatkuvan palvelun määräaikainen sopimuskausi on kaksi (2) vuotta ajalla 1.5.2027–30.4.2029. Hankintayksiköllä on oikeus jatkaa sopimusta kahdella yhden (1) vuoden optiokaudella. Ensimmäinen optiokausi on 1.5.2029–30.4.2030 ja toinen optiokausi 1.5.2030–30.4.2031. Optiokausien käyttäminen on hankintayksikön oikeus, ei velvollisuus, ja kummankin optiokauden käyttöönotosta päätetään erikseen. Hankintaa ei jaeta osa-alueisiin. Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi (1) palveluntuottaja vastaamaan perehdytysjärjestelmän ja oppimisjärjestelmän muodostaman kokonaisratkaisun sekä siihen liittyvien käyttöönotto-, integraatio-, ylläpito-, tuki- ja muiden palvelujen toimittamisesta. Tarjottavaa kokonaisratkaisua ja palvelua koskevat toiminnalliset, tekniset ja laadulliset vaatimukset asetetaan tarjouspyynnössä ja sen liitteissä ehdottomiksi vähimmäisvaatimuksiksi. Tarjousvertailuun hyväksytään vain tarjoukset, jotka täyttävät kaikki asetetut vähimmäisvaatimukset.Menettelyn pääpiirteetHankinta toteutetaan avoimella menettelyllä. Hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön, joiden perusteella kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät toimittajat voivat jättää tarjouksen.