Rådgivning til opførelse af ny varmecentral ved Svanemøllen. Delaftale 8 - Kontrakt - 1 Delprojektleder og 1 fagspecialist til Varmeakkumulator (Sædvanlig rådgivning)

Kontrakten omhandler levering af rådgivning til opførelse af en ny varmecentral (SMC). Anlægget skal opføres på ”bar mark” og der stilles krav til det arkitektoniske udtryk på den nye bygning. Bygningen skal placeres på den gamle kulplads, nord for Svanemølleværket. Bygningens volumen er givet på forhånd, samt den overordnede indretning. Den samlede anlægssum er estimeret til 1.250 MDKK. Ressource omkostninger (eksterne og interne time omkostninger) er ikke medregnet i anlægssummen. Rådgiveropgaverne (dette udbud) omhandler teknisk rådgivning og bistand i alle faser, jf. HOFORs Projektmodel ”PPL – Professionel projektledelse”. Rådgivningen udbydes som delt rådgivning med projekteringsansvar, hvor der er tale om dels ”sædvanlig rådgivning” og ”ressourceindlån”, afhængig af delaftalen. HOFOR’s baggrund for udbud af delt rådgivning er, at der sammensættes et Projektteam med de bedste samarbejdspartnere på markedet til gennemførelse af projektet. Rådgivningsydelserne er i alt opdelt i 11 delaftaler, der hver udbydes som et selvstændigt udbud. Delaftalen for varmeakkumulatoren omfatter levering af teknisk rådgivning til specifikation, indkøb, fagtilsyn og idriftsættelse på maskinsiden med én delprojektleder, samt én fagspecialist som primære nøglepersoner. Delprojektlederen vil referere til projektlederen i hele perioden. Der skal kalkuleres med et tæt samarbejde med arkitekten mht. facadeløsninger og andre synlige anlægsdele (trappetårn, rør osv.). De valgte facadeløsninger skal indarbejdes i udbudsmaterialet. Ydelser og ansvar under Delaftalen er følgende: • Rådgiver har ansvaret for at HAZOP bliver udført for det samlede gaskedelanlæg, har koordineringsansvaret i forhold til øvrige Rådgivere i forbindelse med udarbejdelse af HAZOP. Deltage i Projektteamets møder samt øvrige projektrelevante møder. • Ansvarlig for Detailprojektering og kvalitetssikring, ressourcetilpasning, kompetencer, samt support og fagtilsyn, fra og med Designfasen og til og med Afslutningsfasen. • Delprojektlederne er ansvarlige for udarbejdelse og vedligeholdelse af Detailtidsplan baseret på Leverandørernes udarbejdede Arbejdsplaner. Delprojektlederne skal sikre overholdelse af Hovedtidsplanen. • Fastlægge innovativt og optimalt procesdesign/teknologivalg i samarbejde med Projektleder. • Bidrage med udarbejdelse af evalueringskriterier for teknik og kvalitet i leverancerne. • Rådgiver skal udarbejde oplæg til kvalitetsplan for de enkelte delaftaler. • Udarbejde tekniske kravspecifikationer til Udbud og deltage i forhandlinger samt evaluering af tilbud til entreprisen. Rådgiver er ansvarlig for evaluering af den tekniske del af udbuddene. • Delprojektlederne gennemfører risikoanalyse og -styring i hele projektforløbet med månedlige rapporteringer til Projektledelsen. • Koordinering og afstemning med leverandører omkring udveksling af projektdata og koordinering af byggeplads. • Rådgiver skal levere månedlig statusrapport til Projektleder, indeholdende S-kurve for timer, realiserede og disponerede omkostninger samt estimat for den samlede økonomi. • Parallelprojektering af leverancer og bygningsleverancen, og Rådgiver skal derfor løbende koordinere sit design mod andre delprojekter, samt proaktivt søge denne koordinering. • Rådgiver skal sikre at der indarbejdes functional safety. • Løbende koordinering i forbindelse med montagearbejder, herunder koordinering med leverandører omkring byggeplads, kraner, tidsplaner, montagekrav o.lign. • Deltage i bygge- og idriftsættelsesmøder på byggepladsen, herunder løbende bidrage til opfølgning på fremdrift, tekniske ændringer, kvalitet, økonomi, HSE, FAT, SAT, fejl og mangler, samt evt. afvigelser. • Ansvar for kontraktopfølgning, herunder indhentning af garantistillelser, sikre at forudsætning for betalinger er opfyldt, håndhævelse af dagbøder, eventuelle tillægsordrer etc. • Vurdere leverandørkrav, ændringer samt tillægsordrers indflydelse på økonomi, tid og kvalitet.Hovedtræk i procedurenPå baggrund af de modtagne tilbud vil HOFOR gennemføre en evaluering af hvert tilbud. HOFOR forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på baggrund af denne, første evaluering. Processen for forhandlingsrunder er uddybet nedenfor. HOFOR forbeholder sig retten til at afholde yderligere forhandlingsrunder, hvis dette viser sig nødvendigt eller formålstjenligt. Processen beskrevet nedenfor vil da gentages. Ved en forhandlingsrunde, inviteres de prækvalificerede tilbudsgivere til individuel forhandling efter evalueringen af det første tilbud. Forhandling/forhandlingsmøder er ikke begrænset til kun at ske ved fysisk fremmøde. HOFOR oplyser nærmere om forløbet for gennemførelse af forhandling efter evaluering af tilbud. Orientering om forhandlingsforløbet udsendes inden afholdelse, og invitation, dagsorden, dato og tidspunkt udsendes inden eventuelle forhandlingsmøder. Ved et forhandlingsmøde, gives tilbagemelding på tilbuddet og der kan stilles afklarende spørgsmål. Der forventes at være dialog om forhold, hvor HOFOR vurderer, at tilbuddet med fordel kan forbedres. HOFOR er dog ikke forpligtet til at oplyse alle observationer eller påpege alle uklarheder mv. i et tilbud. Det er tilbudsgivers eget ansvar at sikre, at et tilbud er konditionsmæssigt. Eventuelle rettelser til udbudsmaterialet efter en forhandlingsrunde vil blive offentliggjort for tilbudsgiverne efter forhandlingsrunden. HOFOR udarbejder referat efter et eventuelt forhandlingsmøde, som dokumentation for indholdet på mødet, men HOFOR er ikke forpligtet til at fremsende referatet til tilbudsgiver. På baggrund af den 1. forhandlingsrunde vil hver tilbudsgiver få lejlighed til at afgive et revideret tilbud (2. tilbud). På baggrund af 2. tilbud vil HOFOR gennemføre en ny evaluering. Såfremt vi vurderer, at kvaliteten af 2. tilbud er tilfredsstillende, vil HOFOR herefter tildele kontrakten. HOFOR forventer, at kontrakttildeling vil ske efter 1. forhandlingsrunde. Hvis HOFOR imidlertid anser det for nødvendigt, vil der blive gennemført en 2. forhandlingsrunde. På baggrund af 2. forhandlingsrunde vil tilbudsgivere få lejlighed til at afgive et revideret (3. tilbud). Hvis HOFOR vurderer, at kvaliteten af 3. tilbud er tilfredsstillende, vil vi herefter tildele kontrakten. HOFOR forbeholder sig ret til at gøre brug af tilbudsgivernes tidligere tilbud, indtil vedståelsesfristens udløb, hvis dette viser sig nødvendigt. Tilbudsgiver er således ikke frigjort fra sine tidligere tilbud ved deltagelse i forhandlingerne. Shortlisting HOFOR forbeholder sig ret til at reducere antallet af tilbudsgivere inden en eventuel forhandlingsrunde. Udvælgelse vil da ske på baggrund af tildelingskriterierne i pkt. 6.1. Som angivet ovenfor kan tilbudsgiver ikke være sikker på at få lejlighed til at afgive et revideret tilbud, hvorfor HOFOR opfordrer tilbudsgiverne til at sikre, at deres første tilbud er komplette og konditionsmæssige.