Om udbuddet

Opgavebeskrivelse

Gladsaxe Kommune, Gladsaxe Almennyttige Boligselskab og DaB-Lejerbo ønsker som et led i en ny bygningsfysisk helhedsplan for den almene boligafdeling Værebro Park i Bagsværd at etablere et fælles kvartershus centralt i området. Huset skal fungere som et attraktivt mødested, en lokal dagligstue og samlingssted for beboere i Værebro Park og det omkringliggende Bagsværd. Det fælles hus skal blandt andet indeholde bibliotek, værksteder, møderum, selskabslokaler, vaskeri og en café. Den overordnede vision for området er at udvikle Værebro Park til en integreret del af Bagsværd. Målet er at bryde med Værebro Parks isolation fra den øvrige by og samle hele Bagsværd, så borgere mødes på tværs af bydelen, i bydelens børnehuse, skoler, kultur- og fritidstilbud m.v. Den bygningsfysiske helhedsplan har til hensigt at fremtidssikre boligafdelingen med en gennemgribende renovering. Helhedsplanen skal desuden styrke det grønne i området som ét sammenhængende landskab med bedre stiforbindelser, mere tilgængelige naturoplevelser og attraktioner rundt om i parken. Som led i den tilknyttede udviklingsplan vil en investor forny erhvervs- og butiksfaciliteter samt etablere private udlejningsboliger. For nærmere beskrivelse af helhedsplanen, se bilag 13 under supplerende materiale. Gladsaxe Kommune, Gladsaxe Almennyttige Boligselskab og DAB-Lejerbo (kaldet ordregiver) udbyder en opgave som bygherrerådgiver til Det Fælles Hus i et EU-udbud. EU-udbuddet omfatter bygherrerådgivning igennem hele projektets varighed, fra de indledende bruger- og aktørinddragelser – over totalentrepriseudbud, byggeprojekt, byggefase og ibrugtagning til og med 1 årsgennemgang.Hovedtræk i procedurenForhandlings-/dialogfasen løber fra modtagelse af indledende tilbud og frem til ordregivers anmodning om endelige tilbud. Fasen vil blive gennemført i overensstemmelse med de udbudsretlige rammer herfor. Formålet med forhandlingerne er at i en dialog få drøftet udfordringerne i projektet således at tilbudsgivers indledende tilbud kan forbedres og uklarheder og unøjagtigheder i udbudsmaterialet rettes. Alle tilbudsgivere vil blive indkaldt til møde. Ordregiver forbeholder sig således ikke ret til at acceptere indledende tilbud. Ordregiver forventer alene at afholde én forhandlingsrunde, men såfremt ordregiver efter den første forhandlingsrunde vurderer, at det er hensigtsmæssigt, forbeholder ordregiver sig ret til at gennemføre yderligere forhandlingsrunder. Ordregiver vil, hvis der tilføjes yderligere forhandlingsrunder, udmelde en revideret tidsplan for udbudsprocessen. Det er ordregiver, der beslutter, hvornår forhandlingsfasen afsluttes. Ordregiver vil give tilbudsgiverne besked, når de anmodes om afgivelse af det endelige tilbud. Tilbudsgivers tilbud vil blive behandlet fortroligt overfor de andre tilbudsgivere og indholdet af det enkelte tilbud vil kun drøftes med den tilbudsgiver, som har afgivet tilbuddet. Jf. også punkt 1.4. I det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om udbudsmaterialet og fortolkningen heraf, vil tilbudsgiverne få den samme tilbagemelding, men i det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om tilbudsgivernes konkrete tilbud, vil hver tilbudsgiver få en individuel tilbagemelding. Tilbudsgiverne vil få skriftlige tilbagemeldinger efter forhandlingsmøder i form af individuelle referater og revideret udbudsmateriale/rettelsesblade. Revideret udbudsmateriale fremsendes med tydelig markering af hvor materialet er revideret. Ordregiver tilstræber gennem forhandlingsmøderne og referaterne at meddele tilbudsgiver, hvis der er konstateret forbehold i tilbuddene. Dog kan enhver mangel på en sådan meddelelse ikke blive betragtet som bekræftelse på, at sådanne forbehold ikke eksisterer. Tilbudsgiver er eneansvarlig for, at det endelige tilbud overholder alle krav. Under forhandlingsmøderne vil tilbudsgiverne få feedback på stærke og svage punkter. Denne feedback gives med henblik på at sikre, at tilbudsgiverne kan optimere deres tilbud i den videre proces. Der vil således ikke ske en fuld tilbudsevaluering af tilbudsgivernes indledende og/eller reviderede tilbud, herunder en udtømmende oplistning af styrker og svagheder. Dog kan manglende tilkendegivelser ikke 13 tages som udtryk for, at der ikke kan være yderligere henholdsvis stærke og svage punkter, som der vil blive lagt vægt på i den endelige vurdering. 3.11.2 Første dialog/forhandlingsmøde - dagsorden Forventet dagsorden for mødet er: • Præsentation af deltagerne i mødet • Tilbudsgivers præsentation af sit tilbud • Dialog om tilbuddet • Tilbudsgivers spørgsmål og kommentarer til udbudsmaterialet samt drøftelse af evt. tilbudsbilag. • Ordregivers feedback til tilbudsgiver i forhold til det afgivne tilbuds opfyldelse af styrker og svagheder i forhold til tildelingskriterierne. • Opsamling og afslutning på forhandlingsmødet. Hvis ordregiver beslutter at gennemføre mere end én forhandlingsrunde forventes samme overordnede dagsorden anvendt også for efterfølgende forhandlingsmøder. 3.11.3 Dato og lokation for forhandlingsmøder Forhandlingsmødet vil foregå hos Gladsaxe Kommune på Gladsaxe Rådhus, Rådhus Allé 7, 2860 Søborg. Der er afsat op til 1½ time til hvert forhandlingsmøde. Forhandlingsmøderne i forhold til det indledende tilbud afholdes som angivet i afsnit 6 Tidsplan for udbuddet. 3.11.4 Deltagere i forhandlingsmøderne Fra ordregiver vil følgende personer deltage i forhandlingsmødet: • Trine Aksglæde Mortensen, byggeforretningsfører, projektleder Gladsaxe Kommune • Bert Ferro Frandsen, projektleder for DAB Lejerbo • Peter Friche Madsen, teamleder Gladsaxe Kommune • Anders Bjørn Jensen, Team- og projektchef DAB Lejerbo • Sergej Protsenko, jurist Gladsaxe Kommune • Evt. øvrige relevante personer fra Bygherregruppen Tilbudsgiverne forventes at deltage i forhandlingsmødet med en forhandlingsgruppe bestående af de nøglepersoner, som tilbudsgiver forventer skal løse opgaven. Ordregiver forudsætter, at tilbudsgivers forhandlingsgruppe har indgående kendskab til indholdet af det fremsendte tilbud, indholdet af den udbudte opgave og har den fornødne beslutningskraft. Ordregiver forudsætter yderligere at forhandlingsgruppen kan redegøre for de i tilbuddet valgte processer i den indledende fase 1, samt har indsigt i projektets funktionelle, tekniske, juridiske og økonomiske aspekter. Slutteligt forventer ordregiver, at forhandlingsgruppen er den samme ved alle forhandlingsmøder, som afholdes med tilbudsgiver, medmindre konkrete omstændigheder tilsiger noget andet.

Kontaktoplysninger

Kontaktnavn

Sergej Protsenko

Kontakttelefon

31373043

Kontakt e-mail

serpro@gladsaxe.dk

Adresse

Rådhus Allé 7, 2860 Søborg

• Proces

  40%

  Beskrivelse

  En procesbeskrivelse der viser, hvordan tilbudsgiver vil sikre optimal projektstyring i alle rådgivningsfaser, herunder beskrivelser på højst 4 sider inkl. illustrationer vedr.: • Tilgang til sikring af et godt samarbejde og god kultur i hele processen. • Programmering der skal sikre såvel fagfolk som lægfolk en fuld forståelse af projektets indhold og krav. • Håndtering af bruger- og aktørinddragelsen, særligt i rådgivningsfase 1, 2 og 5 med afklaring af krav og ønsker. • Håndtering af udbudsvilkår, der sikrer kvalitets- og funktionskrav samt tillader, at de respektive totalentreprisetilbud byder ind med individuelle forslag. • Tids- og økonomistyring i hele processen, herunder optimering i forhold til bæredygtighedskrav og bygningens efterfølgende drift og vedligehold.

• Organisation

  35%

  Beskrivelse

  Organisationsdiagram og -beskrivelse der redegør for tilbudsgivers organisation med tilknyttede kompetencer. Organisationsbeskrivelsen skal vise hvordan tilbudsgivers organisation sikrer projektets succes og organisationens robusthed. Tilbudsgiver skal også vise, at de kan bemande opgaver med de rigtige kompetencer, samt at de råder over de ressourcer, som skal anvendes. Ordregiver ønsker ikke en beskrivelse på personniveau, dvs. CV’er.

• Pris

  25%

  Beskrivelse

  Underkriteriet ”Pris” vurderes på grundlag af tilbudslistens samlede tilbudsbeløb. De indkomne tilbud tildeles point for ”Pris” efter en lineær model, hvor tilbuddet med den laveste pris får tildelt 10 point (det maksimale antal point), og 0 point (minimumpoint) gives ved laveste pris + 50 %. Tilbud mellem disse to yderpunkter fordeles og tildeles point ved retlinet interpolation mellem yderpunkterne. Der gives point med to decimaler. Ordregiver vil justere det ovenfor angivne prisspænd (50 %) i følgende tilfælde: Hvis ét eller flere tilbud ligger uden for prisspændet (spændet mellem laveste pris og laveste pris + 50 %), og det tilbud, der samlet set står til at opnå det højeste totale antal point for pris og kvalitet, er blandt disse, udvides prisspændet i intervaller med 5 % til at inkludere dette tilbud, hvorefter der foretages en fornyet prisevaluering. Der gives pointtal med én decimal. Ovenstående er udtryk for, at ”Pris” vurderes relativt, således at tilbuddene vurderes op imod hinanden.

  Evalueringsmetode

  De indkomne tilbud tildeles point for ”Pris” efter en lineær model, hvor tilbuddet med den laveste pris får tildelt 10 point (det maksimale antal point), og 0 point (minimumpoint) gives ved laveste pris + 50 %. Tilbud mellem disse to yderpunkter fordeles og tildeles point ved retlinet interpolation mellem yderpunkterne. Der gives point med to decimaler. Ordregiver vil justere det ovenfor angivne prisspænd (50 %) i følgende tilfælde: Hvis ét eller flere tilbud ligger uden for prisspændet (spændet mellem laveste pris og laveste pris + 50 %), og det tilbud, der samlet set står til at opnå det højeste totale antal point for pris og kvalitet, er blandt disse, udvides prisspændet i intervaller med 5 % til at inkludere dette tilbud, hvorefter der foretages en fornyet prisevaluering. Der gives pointtal med én decimal. Ovenstående er udtryk for, at ”Pris” vurderes relativt, således at tilbuddene vurderes op imod hinanden.

• Referenceprojekter

  Beskrivelse

  Ansøger skal oplyse referencer, der dokumenterer faglig formåen inden for bygherrerådgivning ift. byggeri for den almene boligsektor og/eller offentlige bygherrer.

  Dokumentationskrav

  Referencerne skal skrives i ESPD og kan suppleres med et selvstændigt dokument (maks. 2 A4-sider pr. reference). Maksimalt 6 referencer, ikke ældre end 10 år. Referencerne skal indeholde oplysninger om kontaktperson og -oplysninger på ordregiver, start- og sluttidspunkt, areal (m2 bruttoetagemeter), økonomisk ramme (ekskl. moms), kort beskrivelse af projekt og samarbejdsform, ansøgers rolle i projektet, og rådgivningens omfang. Ansøgers specifikke rolle og konkrete ydelser skal tydeligt fremgå af referencen.

• Referenceprojekter

  Beskrivelse

  Ansøger skal oplyse referencer, der dokumenterer faglig formåen inden for bygherrerådgivning ift. byggeri af fælleshus/kvarterhus el.lign. Der skal afleveres minimum 1 reference, der er sammenlignelig (f.eks. bibliotek, kvartershus el.lign.).

  Dokumentationskrav

  Referencerne skal skrives i ESPD og kan suppleres med et selvstændigt dokument (maks. 2 A4-sider pr. reference). Maksimalt 6 referencer, ikke ældre end 10 år. Referencerne skal indeholde oplysninger om kontaktperson og -oplysninger på ordregiver, start- og sluttidspunkt, areal (m2 bruttoetagemeter), økonomisk ramme (ekskl. moms), kort beskrivelse af projekt og samarbejdsform, ansøgers rolle i projektet, og rådgivningens omfang. Ansøgers specifikke rolle og konkrete ydelser skal tydeligt fremgå af referencen.

• Referenceprojekter

  Beskrivelse

  Ansøger skal oplyse referencer, der dokumenterer faglig formåen inden for bygherrerådgivning ift. økonomisk styring af projekt med maksimeret anskaffelsessum.

  Dokumentationskrav

  Referencerne skal skrives i ESPD og kan suppleres med et selvstændigt dokument (maks. 2 A4-sider pr. reference). Maksimalt 6 referencer, ikke ældre end 10 år. Referencerne skal indeholde oplysninger om kontaktperson og -oplysninger på ordregiver, start- og sluttidspunkt, areal (m2 bruttoetagemeter), økonomisk ramme (ekskl. moms), kort beskrivelse af projekt og samarbejdsform, ansøgers rolle i projektet, og rådgivningens omfang. Ansøgers specifikke rolle og konkrete ydelser skal tydeligt fremgå af referencen.

• Referenceprojekter

  Beskrivelse

  Ansøger skal oplyse referencer, der dokumenterer faglig formåen inden for bygherrerådgivning ift. programmeringsproces og brugerinddragelse.

  Dokumentationskrav

  Referencerne skal skrives i ESPD og kan suppleres med et selvstændigt dokument (maks. 2 A4-sider pr. reference). Maksimalt 6 referencer, ikke ældre end 10 år. Referencerne skal indeholde oplysninger om kontaktperson og -oplysninger på ordregiver, start- og sluttidspunkt, areal (m2 bruttoetagemeter), økonomisk ramme (ekskl. moms), kort beskrivelse af projekt og samarbejdsform, ansøgers rolle i projektet, og rådgivningens omfang. Ansøgers specifikke rolle og konkrete ydelser skal tydeligt fremgå af referencen.

Se hele udbudsbekendtgørelsen