Rådgivning til opførelse af ny varmecentral ved Svanemøllen. Delaftale 1. Viceprojekt- og projekteringsleder. (VPPL)

Kontrakten omhandler levering af rådgivning til opførelse af en ny varmecentral (SMC). Anlægget skal opføres på ”bar mark” og der stilles krav til det arkitektoniske udtryk på den nye bygning. Bygningen skal placeres på den gamle kulplads, nord for Svanemølleværket. Bygningens volumen er givet på forhånd, samt den overordnede indretning. Den samlede anlægssum er estimeret til 1.250 MDKK. Ressourceomkostninger (eksterne og interne time omkostninger) er ikke medregnet i anlægssummen. Rådgiveropgaverne (dette udbud) omhandler teknisk rådgivning og bistand i alle faser, jf. HOFORs Projektmodel ”PPL – Professionel projektledelse”. Rådgivningen udbydes som delt rådgivning med projekteringsansvar, hvor der er tale om dels ”sædvanlig rådgivning” og ”ressourceindlån”, afhængig af delaftalen. HOFOR’s baggrund for udbud af delt rådgivning er, at der sammensættes et Projektteam med de bedste samarbejdspartnere på markedet til gennemførelse af projektet. For yderligere information og opgaver og ydelser henvises til Projekt-, Opgave- og Ydelsesbeskrivelsen vedlagt dette udbud. Rådgivningsydelserne er i alt opdelt i 11 delaftaler, der hver udbydes som et selvstændigt udbud. Udbudsbetingelser for dette udbud omfatter kun Delaftale 1 I uddrag: 9.1 Delaftale 1 – Viceprojekt- og projekteringsleder (ressourceindlån) Viceprojekt- og projekteringsledelse, omfatter levering af viceprojektledelse og projekteringsledelse med én ressourceperson på fuld tid. Vejlandshuset/Svanemølleværket vil være det daglige arbejdssted. Viceprojekt- og projekteringslederen arbejder under HOFORs ansvar og ledelse og refererer til projektlederen. Viceprojekt- og projekteringslederen vil få ansvar for ledelse af de opgaver der varetages af de projekterende. Viceprojekt- og projekteringslederens overordnede opgaver og ansvar er, at: • Sikre opfyldelse af projektets mål og overordnede rammer, herunder udarbejdelse af indstillingsnotater til Styregruppen vedr. tid, økonomi, kvalitet, risiko, ressourcer og forsikringsforhold i hele projektperioden. • Bidrage til opdatering af Business Case, Projektorganisation, projekthåndbog, indstillinger ved faseskift, herunder forventningsafstemning, motivering, sparring og konflikthåndtering. • Følge op på risiko- og sikkerhedsvurderinger, grænseflader, projektændringer, plan for myndighedskontakt. • Indkalde og følge op på samarbejds- og koordineringsmøder med projektets faggrupper. • Deltage i byggemøder og idriftsættelsesmøder, herunder løbende bidrage til og følge op på fremdrift, ændringer, kvalitet, økonomi, HSE, FAT, SAT, fejl og mangler, afvigelser samt generel projektopfølgning. • Varetage daglig opfølgning på tidsplaner i samarbejde med Projektleder, herunder identificering af kritisk vej og rapportering af fremdrift. • Udarbejde samlede planer for de projekterendes produktion, og har den daglige koordinering mellem de projekterende. • Deltage i projektplanlægningen og er med til at skabe motivation hos de projekterende samt skabe overblik over grænseflader, leverancer, deadlines, tidsplan mvHovedtræk i procedurenPå baggrund af de modtagne tilbud vil HOFOR gennemføre en evaluering af hvert tilbud. Der vil blive gennemført minimum én forhandlingsrunde og herunder præsentation af Viceprojekt- og projekteringslederen. Processen for forhandlingsrunder er uddybet nedenfor. HOFOR forbeholder sig retten til at afholde yderligere forhandlingsrunder, hvis dette viser sig nødvendigt eller formålstjenligt. Processen beskrevet nedenfor vil da gentages. Ved en forhandlingsrunde, inviteres de prækvalificerede tilbudsgivere til individuel forhandling efter evalueringen af det første tilbud. Forhandling/forhandlingsmøder er ikke begrænset til kun at ske ved fysisk fremmøde. HOFOR oplyser nærmere om forløbet for gennemførelse af forhandling efter evaluering af tilbud. Orientering om forhandlingsforløbet udsendes inden afholdelse, og invitation, dagsorden, dato og tidspunkt udsendes inden eventuelle forhandlingsmøder. Ved et forhandlingsmøde, gives tilbagemelding på tilbuddet og der kan stilles afklarende spørgsmål. Der forventes at være dialog om forhold, hvor HOFOR vurderer, at tilbuddet med fordel kan forbedres. HOFOR er dog ikke forpligtet til at oplyse alle observationer eller påpege alle uklarheder mv. i et tilbud. Det er tilbudsgivers eget ansvar at sikre, at et tilbud er konditionsmæssigt. Eventuelle rettelser til udbudsmaterialet efter en forhandlingsrunde vil blive offentliggjort for tilbudsgiverne efter forhandlingsrunden. HOFOR udarbejder referat efter et eventuelt forhandlingsmøde, som dokumentation for indholdet på mødet, men HOFOR er ikke forpligtet til at fremsende referatet til tilbudsgiver. På baggrund af den 1. forhandlingsrunde vil hver tilbudsgiver få lejlighed til at afgive et revideret tilbud (2. tilbud). Hvis Tilbudsgiver med det reviderede tilbud har valgt at udskifte projektlederen fra 1. tilbud, vil der blive afholdt et nyt interview med den nye Viceprojekt- og projekteringsleder, hvor samme procedure for interviewet gentages. På baggrund af 2. tilbud vil HOFOR gennemføre en ny evaluering. Såfremt vi vurderer, at kvaliteten af 2. tilbud er tilfredsstillende, vil HOFOR herefter tildele kontrakten.HOFOR forventer, at kontrakttildeling vil ske efter 1. forhandlingsrunde. Hvis HOFOR imidlertid anser det for nødvendigt, vil der blive gennemført en 2. forhandlingsrunde. På baggrund af 2. forhandlingsrunde vil tilbudsgivere få lejlighed til at afgive et revideret (3. tilbud). Hvis HOFOR vurderer, at kvaliteten af 3. tilbud er tilfredsstillende, vil vi herefter tildele kontrakten. HOFOR forbeholder sig ret til at gøre brug af tilbudsgivernes tidligere tilbud, indtil vedståelsesfristens udløb, hvis dette viser sig nødvendigt. Tilbudsgiver er således ikke frigjort fra sine tidligere tilbud ved deltagelse i forhandlingerne. Shortlisting HOFOR forbeholder sig ret til at reducere antallet af tilbudsgivere inden en eventuel forhandlingsrunde. Udvælgelse vil da ske på baggrund af tildelingskriterierne i pkt. 6.1. For delaftale 1, vil dette tidligt kunne ske efter afgivelse af første revideret tilbud. Som angivet ovenfor kan tilbudsgiver ikke være sikker på at få lejlighed til at afgive et revideret tilbud, hvorfor HOFOR opfordrer tilbudsgiverne til at sikre, at deres første tilbud er komplette og konditionsmæssige.