Rahmenvertrag Archivierung, Aktenauslagerung und Digitalisierung

Brief

Arkiveringstjenester

Das Land Berlin – Sondervermögen Immobilien des Landes Berlin (SILB) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH benötigt Archivierungs-, Aktenauslagerungs- und Digitalisierungsdienstleistungen in Berlin für einen Rahmenvertrag über 4 Jahre. Die Leistungen umfassen die externe Lagerung und Verwaltung von derzeit ca. 53.000 Archiveinheiten in Papierform, inklusive integrierter Datenträger wie CD-Rs, Mikrofilme, Sicherheitsbänder und Magnetbänder. Zusätzlich sind die Erstübernahme von ca. 53.000 Archiveinheiten, die alle 1 bis 2 Jahre stattfindende Erstauslagerung von ca. 3.000 Archiveinheiten vom BIM-Standort sowie die jährliche Kassation von ca. 4.500 Archiveinheiten zu erbringen. Iron Mountain Deutschland GmbH hat heute einen ähnlichen Vertrag. Die Vergabe erfolgt zu 100 % nach dem Preis. Qualifikationsanforderungen umfassen den Nachweis von mindestens einem vergleichbaren Projekt in den letzten 10 Jahren mit einem Auftragswert von mindestens 60.000 EUR brutto über mindestens 12 Monate, eine rechtsverbindliche Erklärung, dass das Personal über Deutschkenntnisse auf mindestens C1-Niveau verfügt, sowie den Nachweis von ISO 14001-, ISO 27001- und ISO 9001-Zertifizierungen. Des Weiteren ist eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von 5.000.000 € pauschal für Personen- und Sachschäden (2-fach maximiert p.a.) erforderlich.

Über das Angebot

Die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH beabsichtigt die Vergabe von Leistungen zur externen Lagerung und Verwaltung diverser Archiveinheiten. Diese bestehen aus diversen Akteneinheiten in Papierform, inkl. dort integrierter Datenträger auf CD-R, Mikrofilmen, Sicherheitsbänder, sowie Magnetbänder. Ein Gesamtumfang von derzeit ca. 53.000 Stück Archiveinheiten (Stk./AE). Der Umfang der Beauftragung setzt sich zusammen aus der einmalig stattfindenden Erstübernahme von derzeit ca. 53.000 Stück Archiveinheiten (Stk./AE) gelagert in Kartonagen vom Standort der beiden derzeitigen AN. Sowie der alle 1 bis 2 Jahre stattfindenden Erstauslagerung von ca. 3000 Stück Archiveinheiten (Stk./AE) vom Standort BIM, und der jährlich stattfindenden Kassation von ca. 4.500 Stück Archiveinheiten (Stk./AE). Bei den ausgeschriebenen Leistungen handelt es sich um Leistungen, die auf Abruf zu erbringen sind. Ausgeschrieben wird deshalb ein Rahmenvertrag ohne Anspruch auf ein festes Auftragsvolumen. Die im Leistungsverzeichnis aufgeführten Mengenangaben sind angenommene Mengen aus Erfahrungswerten der letzten Jahre. Sie dienen in dieser Ausschreibung lediglich der Kalkulation und Bewertung. Es besteht kein Anspruch auf die angegebenen Mengen. Alle Angebotspositionen sind in sich einzeln zu kalkulieren. Die Erfassung und Übernahme der Akten beginnt zum 01.12.2026. Die Vertragsdauer beträgt 4 Jahre. Der Vertrag endet zum 31.11.2030.

Kontaktperson: BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Kontakttelefon: +4930901661478
Kontakt-E-Mail: Einkauf@bim-berlin.de
Adresse: Keibelstr. 36, 10178 Berlin

Benutzerdefinierte Bewertungskriterien

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Zuschlagskriterien

Beschreibung
Die Gewichtung des Zuschlagskriteriums Preis erfolgt mit 100%.

Qualifikationsanforderungen

Beschreibung
Erklärung über den Umsatz des Unternehmens, jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Die Angaben dienen ausschließlich statistischen bzw. dokumentarischen Zwecken und werden weder als Mindestanforderung noch im Rahmen der Angebotswertung berücksichtigt.
Dokumentationsanforderung
Der Nachweis erfolgt durch eine Eintragung im ULV oder in den Verzeichnissen anderer vergleichbarer zertifizierter Stellen, eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) oder durch die ausgefüllte Eigenerklärung (Selbstauskunft) gem. den Vergabeunterlagen. Auf Verlangen sind die Eigenerklärungen durch Vorlage von Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen.
Beschreibung
Zahl der Arbeitskräfte im Unternehmen, jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Die Angaben dienen ausschließlich statistischen bzw. dokumentarischen Zwecken und werden weder als Mindestanforderung noch im Rahmen der Angebotswertung berücksichtigt.
Dokumentationsanforderung
Der Nachweis erfolgt durch eine Eintragung im ULV oder in den Verzeichnissen anderer vergleichbarer zertifizierter Stellen, eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) oder durch die ausgefüllte Eigenerklärung (Selbstauskunft) gem. den Vergabeunterlagen. Auf Verlangen sind die Eigenerklärungen durch Vorlage von Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen.
Beschreibung
Rechtsverbindliche Erklärung, dass das eingesetzte Personal über ein Sprachniveau von mindestens C1 Deutsch des Europäischen Referenzrahmens verfügt.
Dokumentationsanforderung
Der Nachweis erfolgt durch die ausgefüllte Eigenerklärung (Selbstauskunft) gem. den Vergabeunterlagen. Auf Verlangen sind die Eigenerklärungen durch Vorlage von Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen.
Beschreibung
Der Bieter muss mindestens ein vergleichbares Projekt in den letzten 10 Jahren mit einem Gesamtauftragswert von mindestens 60.000 EUR brutto über einen Leistungszeitraum von mindestens 12 Monaten nachweisen. Das Referenzprojekt sollte im Umfang und Komplexität mit dem Leistungsverzeichnis der Ausschreibung vergleichbar sein. Ein Projekt ist vergleichbar, wenn es im Aufwand und Inhalt weitestgehend ähnlich zur ausgeschriebenen Leistung ist. Geforderte Angaben zum Leistungsumfang umfassen die Projektbeschreibung, der Auftragswert in Euro brutto, Leistungsbeginn- und ende und Angaben zu Ansprechpartner.
Dokumentationsanforderung
Der Nachweis erfolgt durch die ausgefüllte Eigenerklärung (Selbstauskunft) gem. den Vergabeunterlagen. Auf Verlangen sind die Eigenerklärungen durch Vorlage von Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen.
Beschreibung
Rechtsverbindliche Erklärung, dass folgende aktuelle, gültige Nachweise vorliegen: ISO 14001.
Dokumentationsanforderung
Der Nachweis erfolgt durch die ausgefüllte Eigenerklärung (Selbstauskunft) gem. den Vergabeunterlagen sowie außerdem der Vorlage von Bescheinigungen.
Beschreibung
Rechtsverbindliche Erklärung, dass folgende aktuelle, gültige Nachweise vorliegen: ISO 27001.
Dokumentationsanforderung
Der Nachweis erfolgt durch die ausgefüllte Eigenerklärung (Selbstauskunft) gem. den Vergabeunterlagen sowie außerdem der Vorlage von Bescheinigungen.
Beschreibung
Rechtsverbindliche Erklärung, dass folgende aktuelle, gültige Nachweise vorliegen: ISO 9001.
Dokumentationsanforderung
Der Nachweis erfolgt durch die ausgefüllte Eigenerklärung (Selbstauskunft) gem. den Vergabeunterlagen sowie außerdem der Vorlage von Bescheinigungen.
Beschreibung
Rechtsverbindliche Erklärung, dass eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden einer Versicherungsgesellschaft mit Firmensitz in der EU unter Berücksichtigung der folgenden Mindestdeckungssummen vorliegt: 5.000.000 € pauschal für Personen- und Sachschäden (2-fach maximiert p.a.). Diese Versicherung muss während der gesamten Vertragslaufzeit bestehen.
Dokumentationsanforderung
Der Nachweis erfolgt durch die ausgefüllte Eigenerklärung (Selbstauskunft) gem. den Vergabeunterlagen. Im Fall der Zuschlagserteilung wird das Bestehen des Versicherungsschutzes durch Vorlage einer entsprechenden Bestätigung der Versicherung spätestens 2 Wochen vor Leistungsaufnahme unaufgefordert nachgewiesen.
Beschreibung
Rechtsverbindliche Erklärung, dass eine gültige Eintragung im Handelsregister, nicht älter als 6 Monate, vorliegt.
Dokumentationsanforderung
Der Nachweis erfolgt durch eine Eintragung im ULV oder in den Verzeichnissen anderer vergleichbarer zertifizierter Stellen, eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) oder durch die ausgefüllte Eigenerklärung (Selbstauskunft) gem. den Vergabeunterlagen. Auf Verlangen sind die Eigenerklärungen durch Vorlage von Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen. Hinweis: Es sind keine schriftlichen Nachweise zur Angebotsabgabe einzureichen, die Bestätigung der Eigenerklärung ist ausreichend.
Beschreibung
Rechtsverbindliche Erklärung, dass eine Anmeldung im Gewerbezentralregister vorliegt.
Dokumentationsanforderung
Der Nachweis erfolgt durch eine Eintragung im ULV oder in den Verzeichnissen anderer vergleichbarer zertifizierter Stellen, eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) oder durch die ausgefüllte Eigenerklärung (Selbstauskunft) gem. den Vergabeunterlagen. Auf Verlangen sind die Eigenerklärungen durch Vorlage von Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen. Hinweis: Es sind keine schriftlichen Nachweise zur Angebotsabgabe einzureichen, die Bestätigung der Eigenerklärung ist ausreichend.
Beschreibung
Rechtsverbindliche Erklärung, dass der Bieter seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Beiträgen der Berufsgenossenschaft nachkommt.
Dokumentationsanforderung
Der Nachweis erfolgt durch eine Eintragung im ULV oder in den Verzeichnissen anderer vergleichbarer zertifizierter Stellen, eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) oder durch die ausgefüllte Eigenerklärung (Selbstauskunft) gem. den Vergabeunterlagen. Auf Verlangen sind die Eigenerklärungen durch Vorlage von Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen. Hinweis: Es sind keine schriftlichen Nachweise zur Angebotsabgabe einzureichen, die Bestätigung der Eigenerklärung ist ausreichend.
Beschreibung
Einreichung einer Konzeptbeschreibung gemäß Punkt 7.1 des Leistungsverzeichnis (‚‚Der Bieter hat als Anlage zum Angebot eine Kurzbeschreibung zur Funktionsweise des Internet Portals, sowie eine Erläuterung des Sicherheitskonzeptes des Portals beizufügen.‘‘).
Dokumentationsanforderung
Einreichung einer Konzeptbeschreibung gemäß Punkt 7.1 des Leistungsverzeichnis.

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Auftraggeber: Land Berlin – Sondervermögen Immobilien des Landes Berlin (SILB) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Titel: Rahmenvertrag Archivierung, Aktenauslagerung und Digitalisierung
Typ
Hauptcode
Zusätzliche Codes
Ort: Berlin