Rammeavtale for IT-utstyr, AV-løsninger og livssyklustjenester

Bakgrunn og behov OFA IKS planlegger å inngå en ny rammeavtale for IT-maskinvare og tilhørende tjenester på vegne av kommuner, fylkeskommunen og øvrige deltakende virksomheter. Formålet er å sikre effektiv, forutsigbar og kostnadseffektiv tilgang til moderne IT-utstyr og tilhørende tjenester gjennom hele avtaleperioden.Dagens avtale har en årlig omsetning på om lag 130 millioner kroner. Oppdragsgiverne har ulike behov, organisering og bestillingsmønstre. Avtalen skal derfor legge til rette for både løpende enkeltbestillinger og større samle- og volumbestillinger. Estimerte volum og forventet uttak Oppgitte volum i pris- og produktskjema er estimerte årsvolum som benyttes ved evaluering av tilbudene og for å synliggjøre rammeavtalens forventede omfang. Volumene innebærer ingen kjøpsforpliktelse og skal ikke forstås som forventet omsetning i det enkelte kalenderår. Kristiansand kommune er ved rammeavtalens oppstart bundet av egen avtale og tiltrer rammeavtalen først 3. november 2027. Oppgitt volum for Kristiansand kommune gjelder et helt år. Det må derfor påregnes et lavere uttak fra Kristiansand kommune i 2027 enn det oppgitte årsvolumet. For IKT Agder er volumene basert på estimert årlig behov. For Bærbar PC 1 og Bærbar PC 2 legges det til grunn at om lag 50 prosent av årsvolumet dekkes før ny rammeavtale tas i bruk. Resterende behov forventes dekket på ny rammeavtale. Det oppgitte evalueringsvolumet angir likevel estimert årsvolum og er ikke redusert som følge av forventet lavere uttak i 2027. For Bærbar PC 3 og Bærbar PC 4 skjer større bestillinger normalt i forkant av kommende skoleår. Behov knyttet til skolestart 2027 kan derfor være bestilt på eksisterende avtale i 2026 og vil i så fall ikke komme til uttak på ny rammeavtale i 2027. Tilsvarende kan bestillinger som foretas høsten/vinteren 2027 på ny rammeavtale være knyttet til skolestart 2028, med levering og fakturering i 2028. Nettbrett planlegges bestilt etter at ny rammeavtale er trådt i kraft. Standardsortiment, bestilling og pris Avtalen skal ha et standardisert og behovstilpasset standardsortiment som dekker hoveddelen av Oppdragsgivernes løpende behov. Standardsortimentet skal være det primære kjøpssortimentet, og hoveddelen av kjøpene forventes å kunne gjennomføres direkte fra dette sortimentet til avtalte priser og betingelser. Avtalen skal ikke baseres på at Oppdragsgiverne regelmessig må gjennomføre særskilte prisforespørsler, samle opp behov eller foreta større enkeltbestillinger for å oppnå konkurransedyktige priser. Prisene og betingelsene for standardsortimentet skal derfor være konkurransedyktige også ved ordinære, løpende bestillinger. Standardsortimentet fastsettes og forvaltes av OFA som avtaleeier og gjennomgås som hovedregel hver sjette måned i samarbeid med Oppdragsgiverne og Leverandøren. Formålet er å sikre at sortimentet over tid er tilpasset Oppdragsgivernes behov, teknologisk utvikling og markedet. Leverandøren skal blant annet bidra med produktinformasjon, markedsinnsikt, teknisk rådgivning, produsentdialog og forslag til produkter. Den halvårlige gjennomgangen følger også strukturen i kravspesifikasjonen Leverandøren skal arbeide aktivt med produsentforhandlinger og utnyttelse av Oppdragsgivernes samlede volum for å oppnå konkurransedyktige priser og betingelser. OFA skal ha nødvendig innsyn i prisgrunnlaget slik at prisene kan etterprøves. Prisfastsettelse, prisregulering, dokumentasjon og kontroll følger av avtalens pris- og betalingsbestemmelser. Oppdragsgiverne har ulike bestillingsprosesser og innkjøpspraksis. Bestilling skal derfor kunne skje gjennom ulike løsninger tilpasset den enkelte Oppdragsgivers behov, blant annet elektronisk handel, nettbutikk og andre avtalte bestillingskanaler. Det er behov for blant annet kundespesifikke sortimenter, rolle- og tilgangsstyring, godkjenningsflyt og sporbarhet fra bestilling til levering. Leveranser skal kunne skje både til sentrale IT-enheter og til ulike leveringssteder. Enkelte Oppdragsgivere foretar løpende bestillinger gjennom året, mens andre i større grad samler behov i større volum- eller periodebestillinger. Avtalen skal derfor være fleksibel og understøtte ulike bestillings- og leveransebehov. Klima og miljø OFA kombinerer absolutte klima- og miljøkrav med klima og miljø som tildelingskriterium, jf. anskaffelsesloven § 5 b. Kravene sikrer et forpliktende minimumsnivå gjennom avtaleperioden, blant annet for levetid, reparerbarhet, ombruk, miljømerking og utslippsfri transport. Tildelingskriteriet premierer dokumentert merverdi utover minimumskravene. OFA vurderer at denne kombinasjonen gir bedre klima- og miljøeffekt enn 30 prosent vekting alene. Estimert kontraktsoppstart er 1. mars 2027.Hovedtrekkene i prosedyrenAlle interesserte leverandører kan søke om å delta, men bare et utvalg av kvalifiserte leverandører blir invitert til å levere tilbud. Oppdragsgiver gjennomfører deretter forhandlinger med leverandørene om innholdet i tilbudene før endelig tildeling. Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i kommunikasjonsmodulen i Hyyr. Del V – Rammeavtale for IT-maskinvare, AV-utstyr og livssyklustjenester. Minimum kandidater: 3. Maksimum: 4. Konkurransen gjennomføres i to faser. I prekvalifiseringsfasen skal leverandørene levere dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskrav og utvelgelseskriterier i Hyyr. På bakgrunn av evalueringen av utvelgelseskriteriene vil Oppdragsgiver invitere 3-4 leverandører til konkurransens del 2. Om det blir 3 eller 4 avhenger av en konkret vurdering av hvorvidt oppdragsgiver opplever å ha et tilstrekkelig representativt utvalg av markedsaktører med de tre med høyest score, basert på utvelgelseskriteriene. Del 2 består av innlevering av tilbud og forhandlinger. Oppdragsgiver tar sikte på å gjennomføre én til to forhandlingsrunder. Oppdragsgiver kan redusere antall tilbud underveis i prosessen på grunnlag av tildelingskriteriene. Etter gjennomførte forhandlinger vil gjenværende leverandører bli invitert til å levere endelig tilbud. Kontrakt tildeles leverandøren med det beste tilbudet basert på de fastsatte tildelingskriteriene. Relevant erfaring: Leverandøren skal ha relevant og dokumentert erfaring fra de siste tre årene med levering, klargjøring, utrulling, service og oppfølging av IT-maskinvare til virksomheter med flere lokasjoner. Kravet kan oppfylles gjennom én eller flere referanser fra offentlig eller privat sektor. Utvelgelse: Dersom antall kvalifiserte leverandører skal begrenses, vil leverandørene bli rangert på grunnlag av de oppgitte referansene. Det vil særlig bli lagt vekt på referansenes relevans for denne avtalen, herunder leveransenes omfang og kompleksitet. Dokumentasjonskrav: Leverandøren skal fremlegge en oversikt over relevante referanser som angir: kunde og kontaktperson med kontaktinformasjon beskrivelse av leveransen kontraktsperiode omfang og økonomisk verdi antall lokasjoner og/eller brukere/enheter begrunnelse for referansens relevans for denne konkurransen Leverandørens besvarelse skal ikke overstige 1500 ord. Oppdragsgiver kan innhente ytterligere dokumentasjon og kontakte oppgitte referanser for å verifisere opplysningene.