Rammeavtale for solskjerming

Bakgrunn Arendal kommune har behov for å etablere en rammeavtale for solskjerming i kommunale bygg. Formålet er å sikre en helhetlig og forutsigbar leveranse av nyinstallasjon, service, vedlikehold og reparasjoner, slik at solskjermingsanleggene fungerer tilfredsstillende gjennom hele levetiden. Behovet omfatter både eksisterende og nye anlegg. Arendal kommune forvalter en bygningsmasse på om lag 42 bygg (350 000kvm), hovedsakelig skoler, barnehager, omsorgsbygg, idrettsbygg og administrasjonsbygg. Byggene er av ulik alder og har ulik grad av solskjerming fra før. En vesentlig del av oppdragene gjelder eldre installasjoner og anlegg utenfor garantitid, herunder løsninger levert av ulike produsenter og tidligere leverandører. Leverandør må derfor kunne håndtere flere fabrikater og ulike tekniske løsninger. Solskjerming har betydning for innemiljø, brukerkomfort og stabil drift i byggene. Høye innetemperaturer om sommeren og i overgangssesongene gir et dårlig arbeids- og læringsmiljø i deler av bygningsmassen. Problemet er størst i klasserom, møterom og kontorer med store glassflater. Solskjerming er det tiltaket som gir størst effekt per krone i eksisterende bygg, fordi det stopper varmen før den kommer inn i rommet reduserer behov for mekanisk kjøling. Kommunen har derfor behov for en avtale som gir rask responstid ved feil, god tilgjengelighet ved hasteoppdrag og en strukturert oppfølging som kan redusere uforutsette driftsavbrudd. Beskrivelse av oppdraget Anskaffelsen gjelder etablering av en rammeavtale for levering av tjenester og tilhørende materiell innen solskjerming til kommunale bygg i Arendal kommune. Arendal kirkelige fellesråd skal også kunne benytte avtalen. Rammeavtalen skal omfatte: nyinstallasjon og utskifting av solskjermingsanlegg service, vedlikehold og funksjonskontroll feilsøking og reparasjoner befaring og teknisk rådgivning ved behov levering og montering av tilhørende materiell levering, montering og utskifting av folie på glassflater, herunder solskjermingsfolie og innsynsskjermende folie. dokumentasjon av utført arbeid og anleggenes tilstand Leverandør skal kunne følge opp anlegg med ulik alder, utforming og fabrikat. Ved nyinstallasjoner og utskiftinger skal det kunne leveres løsninger som er tilpasset byggenes faktiske bruk, herunder mulighet for individuell styring der det er relevant. Rammeavtalen skal dekke både planlagte oppdrag, hasteoppdrag og feilretting. Leverandøren skal ha kapasitet til å håndtere driftskritiske feil innen rimelig tid. Elektriske arbeider som er nødvendige i forbindelse med installasjon, utskifting eller reparasjon av solskjermingsanlegg, utføres gjennom kommunens gjeldende rammeavtale for elektrikertjenester. Leverandøren skal ved behov koordinere sitt arbeid med oppdragsgivers rammeavtaleleverandører . Leverandøren skal dokumentere utført arbeid, herunder funksjonskontroll, tilstandsrapporter ved behov og relevant servicehistorikk. Dokumentasjonen skal registreres i kommunens FDV-system i henhold til gjeldende rutiner. Rammeavtalestruktur og tildeling av oppdrag Oppdragsgiver tar sikte på å inngå rammeavtale med inntil to leverandører. Oppdragsgiver forbeholder seg imidlertid retten til å inngå avtale med kun én leverandør dersom det ikke foreligger tilstrekkelig antall egnede tilbud. Formålet med å inngå avtale med flere leverandører er å sikre tilstrekkelig kapasitet, redusere sårbarhet ved kapasitetsutfordringer og sikre kontinuitet i leveransen gjennom avtaleperioden. Dersom rammeavtale inngås med to leverandører, vil oppdrag som hovedregel fordeles etter følgende fordelingsnøkkel: Leverandør rangert nr. 1: fra 60-80 % av oppdragsvolumet Leverandør rangert nr. 2: fra 20-40 % av oppdragsvolumet Endelig fordelingsnøkkel fastsettes i kontrakt. For enkeltoppdrag med en estimert verdi over NOK 300 000 ekskl. mva. vil det gjennomføres minikonkurranse mellom rammeavtaleleverandørene. Oppdraget tildeles leverandøren som gir det beste tilbudet basert på kriteriene og vektingen angitt i den enkelte minikonkurransen. Verdiberegning Estimert kontraktsverdi er NOK 1 500 000 ekskl. mva. Kontraktsverdien er beregnet ut fra erfaringsgrunnlag fra de fire siste årene og er beheftet med usikkerhet. Estimert omfang er ikke å anse som bindende for oppdragsgiver. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre ny konkurranse dersom denne rammeavtalen skulle overstige NOK 2 000 000 ekskl. mva før avtaleperioden utløper. Forbehold Alle forbehold leverandør har til tilbudet skal oppgis under punktet forbehold i KGV – løsningen. Alternative tilbud Det er ikke tillatt å gi alternative tilbud.Hovedtrekkene i prosedyrenOppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre dialog gjennom forhandlinger med en eller flere av leverandørene som inngir tilbud i konkurransen. Forhandlingene vil kunne gjelde alle sider av tilbudene. Utvelgelsen av hvem det vil forhandles med vil bli foretatt etter en vurdering av tildelingskriteriene. Forhandlinger blir ikke gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurderer at forhandlinger ikke er hensiktsmessig. Dialog i form av rettinger/avklaringer gjennomføres ved behov. Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i kommunikasjonsmodulen i Hyyr.