Über das Angebot

Beschreibung der Aufgabe

Die KVB beabsichtigt, ihre bestehende, auch für die Konzerngesellschaft KSG genutzte SAP-HCM-Landschaft im Wege eines Carve-outs abzulösen und auf SAP SuccessFactors als Full-Cloud-Lösung zu transformieren. Der Auftrag umfasst auf Grundlage eines EVB IT Systemvertrages die Vorbereitungs-, Umsetzungs- und Betriebsphase, insbesondere Konzeption und Pflichtenhefterstellung, Implementierung, Konfiguration und Customizing, Datenmigration, Integration und Schnittstellenanpassung, Test, Schulung, Projektmanagement, Unterstützung des Change Managements, Go-live und Hypercare sowie die anschließende Unterstützung im Produktivbetrieb. Einzuführen sind insbesondere Employee Central, Employee Central Payroll, Time Tracking, Learning, Onboarding und WalkMe Premium for SuccessFactors. Einzubeziehen sind insbesondere SAP S/4HANA, SAP Integration Suite und SAP BW on HANA. Die erforderlichen SuccessFactors-Lizenzen sind bereits vorhanden und nicht Gegenstand des Auftrags. Ergänzend ist auf Grundlage einer EVB IT Rahmenvereinbarung ein optionales Kontingent von bis zu 1.000 Personentagen (Schätz-/Höchstmenge) für ergänzende Dienstleistungen vorgesehen (ohne Abnahmeverpflichtung). Der vollständige Produktivbetrieb ist spätestens zum 01.06.2028 vorgesehen. Die Einzelheiten zum Leistungsumfang und zu den verbindlichen Anforderungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und den weiteren Vergabeunterlagen. Für die Angebotsphase gelten folgende verbindliche Mindestanforderungen beziehungsweise K.-o.-Kriterien: 1. Das für die Leistungserbringung eingesetzte Personal muss über fundierte bis langjährige, umfangreiche und tiefgehende Erfahrungen und Kenntnisse in Bezug auf SAP HCM und SuccessFactors verfügen. Der Bieter muss dies in seinem Angebot zusichern. 2. Der Bieter muss zusichern, dass die Leistungserbringung dem aktuellen Stand und den anerkannten Regeln der Technik sowie dem Grundsatz einer sinnvollen, zweckmäßigen und wirtschaftlichen Nutzung, auch hinsichtlich weiterer Kosten wie insbesondere der Betriebskosten, entspricht. Im begründeten Zweifelsfall ist die Einhaltung dieser Vorgaben auf Kosten des Auftragnehmers nachzuweisen. 3. Die Projektsprache ist Deutsch. Sämtliche Dokumentationen, Protokolle, Berichte, Planungs- und Schulungsunterlagen müssen vollständig in deutscher Sprache verfasst werden. Besprechungen, Workshops und Schulungen sind in deutscher Sprache durchzuführen. Das eingesetzte Fachpersonal muss die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen. Sofern Deutsch nicht die Muttersprache ist, wird mindestens ein deutsches Sprachdiplom der Stufe C1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen verlangt. 4. Sämtliche Mitarbeiter des Bieters einschließlich externer Unterauftragnehmer und freier Mitarbeiter müssen die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung einhalten. Der Bieter darf nur Personen einsetzen, für die eine schriftliche Einverständniserklärung zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung vorliegt. 5. Die angebotene Lösung muss insbesondere die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes, der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff und der weiteren gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten erfüllen. 6. Abgeschlossene personalbezogene Vorgänge, Datenbestände, Dokumente und Nachweise dürfen erst nach Ablauf der jeweils geltenden gesetzlichen oder fachlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht oder archiviert werden. Der entsprechende Prozess muss gesetzeskonform und revisionssicher ausgestaltet sowie durch eine Verfahrensdokumentation dokumentiert werden. Die Nichterfüllung einer dieser Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des Angebots. Die Einzel- und Unterkriterien, deren Gewichtung, die Bewertungsmethode einschließlich der Verknüpfung von Preis und Leistung, die Punkteskala, etwaige Mindestpunktzahlen sowie die einzureichenden Angaben und Nachweise werden den ausgewählten Bewerbern einheitlich mit der Aufforderung zur Abgabe des indikativen Erstangebots zur Verfügung gestellt. Sie konkretisieren den vorstehenden Zuschlagsrahmen.

Kontaktinformationen

Kontakttelefon

+492215470

Kontakt-E-Mail

info@kvb.koeln

Adresse

Scheidtweilerstr. 38, 50933 Köln

• Kvalitet

  50%

  Beschreibung

  Kvalitet

• Pris

  50%

  Beschreibung

  Pris

• Gesamtumsatz der letzten drei Geschäftsjahre

  Beschreibung

  Vorlage einer Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens in EUR für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Sofern für das letzte Geschäftsjahr noch kein abgeschlossener Jahresabschluss vorliegt, sind die Umsätze der vorherigen drei Geschäftsjahre auszuweisen. Für Mitglieder einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sind die Umsätze jeweils getrennt auszuweisen.

  Dokumentationsanforderung

  Für die Angaben ist das Formblatt Anlage A3 zu verwenden.

• Umsatz im Tätigkeitsbereich

  Beschreibung

  Vorlage einer Erklärung über den Umsatz des Unternehmens in dem Tätigkeitsbereich des zu vergebenden Auftrags in EUR für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Als Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags gelten insbesondere Umsätze aus Leistungen im Umfeld von SAP HCM und SAP SuccessFactors, insbesondere Beratung, Konzeption, Transformation, Implementierung, Migration, Integration, Betrieb, Support und Projektmanagement. Sofern für das letzte Geschäftsjahr noch kein abgeschlossener Jahresabschluss vorliegt, sind die Umsätze der vorherigen drei Geschäftsjahre auszuweisen. Für Mitglieder einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sind die Umsätze jeweils getrennt auszuweisen.

  Dokumentationsanforderung

  Für die Angaben ist das Formblatt Anlage A3 zu verwenden.

• Durchschnittliche Gesamtbeschäftigtenzahl

  Beschreibung

  Vorlage einer Erklärung über die durchschnittliche Gesamtbeschäftigtenzahl des Unternehmens in den jeweils letzten drei Geschäftsjahren. Für Mitglieder einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sind die Zahlen jeweils getrennt auszuweisen.

  Dokumentationsanforderung

  Für die Angaben ist das Formblatt Anlage A3 zu verwenden.

• Beschäftigtenzahl im Tätigkeitsbereich

  Beschreibung

  Vorlage einer Erklärung über die durchschnittliche Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens im Tätigkeitsbereich des zu vergebenden Auftrags in den jeweils letzten drei Geschäftsjahren. Für Mitglieder einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sind die Zahlen jeweils getrennt auszuweisen.

  Dokumentationsanforderung

  Für die Angaben ist das Formblatt Anlage A3 zu verwenden.

• Informationssicherheitsmanagementsystem nach ISO/IEC 27001

  Beschreibung

  Nachweis eines gültigen, für den auftragsrelevanten Organisations- und Leistungsbereich geltenden Informationssicherheitsmanagementsystems nach ISO/IEC 27001 oder gleichwertiger Nachweise. Der Geltungsbereich des Nachweises muss die für die Auftragsausführung eingesetzten Organisationseinheiten, Standorte und Prozesse erfassen.

  Dokumentationsanforderung

  Nachweis eines gültigen Informationssicherheitsmanagementsystems nach ISO/IEC 27001 oder gleichwertiger Nachweise.

• Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001

  Beschreibung

  Nachweis eines gültigen, für den auftragsrelevanten Organisations- und Leistungsbereich geltenden Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001 oder gleichwertiger Nachweise. Der Geltungsbereich des Nachweises muss die für die Auftragsausführung eingesetzten Organisationseinheiten, Standorte und Prozesse erfassen.

  Dokumentationsanforderung

  Nachweis eines gültigen Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001 oder gleichwertiger Nachweise.

• Betriebshaftpflichtversicherung

  Beschreibung

  Der AN ist verpflichtet, das Bestehen einer aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung zur Deckung seiner Haftung aus und im Zusammenhang mit den vertragsgegenständlichen Leistungen nachzuweisen. Die Versicherung muss eine Deckungssumme in Höhe von mindestens 5.000.000,00 EUR je Schadensfall, zweifach maximiert je Versicherungsjahr, für Personen-, Sach- und daraus resultierende Vermögensschäden umfassen. Der Versicherungsschutz muss auch die Haftung des AN für Schäden umfassen, die durch von ihm beauftragte Nachunternehmer oder sonstige Erfüllungsgehilfen verursacht werden. Der Selbstbehalt darf 5.000,00 EUR je Versicherungsfall nicht übersteigen.

  Dokumentationsanforderung

  Eigenerklärung zum Abschluss der Versicherung. Spätestens zwölf Werktage nach Zuschlag ist der Nachweis des Bestehens der Versicherung durch Übergabe einer schriftlichen Versicherungsbestätigung seines Versicherers einschließlich des maßgeblichen Bedingungswerks vorzulegen. Aus der Versicherungsbestätigung müssen insbesondere die versicherten Tätigkeiten und Risiken, die Versicherungssummen, die Maximierung sowie die vereinbarten Selbstbehalte hervorgehen.

• IT-Vermögensschadenhaftpflichtversicherung

  Beschreibung

  Der AN ist verpflichtet, das Bestehen einer aktuell gültigen IT-Vermögensschadenhaftpflichtversicherung zur Deckung seiner Haftung aus und im Zusammenhang mit den vertragsgegenständlichen Leistungen nachzuweisen. Die Versicherung muss eine Deckungssumme in Höhe von mindestens 5.000.000,00 EUR je Schadensfall, zweifach maximiert je Versicherungsjahr, für reine Vermögensschäden aus den vertragsgegenständlichen Leistungen umfassen. Der Versicherungsschutz muss insbesondere die vom AN übernommenen Beratungs-, Implementierungs-, Konfigurations-, Customizing-, Programmierungs-, Schnittstellen-, Datenmigrations-, Test- und Unterstützungsleistungen umfassen. Der Versicherungsschutz muss auch die Haftung des AN für Schäden umfassen, die durch von ihm beauftragte Nachunternehmer oder sonstige Erfüllungsgehilfen verursacht werden. Der Selbstbehalt darf 5.000,00 EUR je Versicherungsfall nicht übersteigen.

  Dokumentationsanforderung

  Eigenerklärung zum Abschluss der Versicherung. Spätestens zwölf Werktage nach Zuschlag ist der Nachweis des Bestehens der Versicherung durch Übergabe einer schriftlichen Versicherungsbestätigung seines Versicherers einschließlich des maßgeblichen Bedingungswerks vorzulegen. Aus der Versicherungsbestätigung müssen insbesondere die versicherten Tätigkeiten und Risiken, die Versicherungssummen, die Maximierung sowie die vereinbarten Selbstbehalte hervorgehen.

• Cyberversicherung für Datenschutz- und Informationssicherheitsverletzungen

  Beschreibung

  Haftpflichtrisiken aus Datenschutz- und Informationssicherheitsverletzungen müssen entweder im Rahmen der IT-Vermögensschadenhaftpflichtversicherung oder durch eine gesonderte Cyberversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mindestens 5.000.000,00 EUR je Schadensfall, zweifach maximiert je Versicherungsjahr, abgedeckt sein. Der Selbstbehalt darf 5.000,00 EUR je Versicherungsfall nicht übersteigen.

  Dokumentationsanforderung

  Eigenerklärung zum Abschluss der Versicherung. Spätestens zwölf Werktage nach Zuschlag ist der Nachweis des Bestehens der Versicherung durch Übergabe einer schriftlichen Versicherungsbestätigung seines Versicherers einschließlich des maßgeblichen Bedingungswerks vorzulegen. Aus der Versicherungsbestätigung müssen insbesondere die versicherten Tätigkeiten und Risiken, die Versicherungssummen, die Maximierung sowie die vereinbarten Selbstbehalte hervorgehen.

• Referenzprojekte

  Beschreibung

  Vorlage von mindestens zwei Referenz(en) über früher ausgeführte Aufträge / Leistungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung hinsichtlich Gegenstand und Umfang vergleichbar sind. Referenzaufträge dürfen nicht länger als fünf Jahre zurückliegen. Maßgeblich ist insoweit der Zeitpunkt der Produktivsetzung der Leistung bis zur Teilnahmefrist im Teilnahmewettbewerb dieses Verfahrens. Die Vergleichbarkeit einer Referenz erfordert, dass der Referenzauftrag mindestens die folgenden Merkmale aufweist bzw. zum Gegenstand hat: Erfolgreiche Transformation nach SAP SuccessFactors Employee Central samt Produktivsetzung.

  Dokumentationsanforderung

  Für die vorstehenden Angaben ist das Formblatt Anlage A3 zu verwenden. Bietet das Formblatt nicht ausreichend Platz für die entsprechenden Angaben, können die Angaben auch in einem separaten Dokument gemacht werden, wobei der jeweilige Bezug kenntlich zu machen ist. Es ist zulässig, dass mehr als die geforderte Anzahl an Referenzprojekten eingereicht wird. Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften muss aus der Referenz ersichtlich sein, welches ihrer Mitglieder die Referenzleistung erbracht hat. In der Referenz sind folgende Angaben zu machen: Name und Adresse des jeweiligen Referenz-Auftraggebers, Kurzbeschreibung des Referenzprojekts, vertragliche Rolle des eigenen Unternehmens beim Referenzprojekt, aussagekräftige Beschreibung von Art und Umfang der (selbst) erbrachten Leistung, Angaben zu etwaigen (eigenen) Unterauftragnehmern, Beschreibung der Vergleichbarkeit des Projekts (wesentlichen Überschneidungen / Parallelen zur vorliegenden Ausschreibung) sowie der Dauer des Projekts. In den Referenzen soll ein Ansprechpartner genannt werden, der die Referenz bestätigen kann und befugt dazu ist, Angaben gegenüber der KVB zur Qualität der Leistungserbringung zu machen.

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