Sluiten van een samenwerkingsverband met een videoproductiehuis

Voor de productie van haar externe campagnes rond de spoorveiligheid (sensibilisering), Corporate Branding (reputatie) en Employer branding (aanwerving) alsook ter ondersteuning van haar communicatie-acties en interne en externe events wenst de afdeling Cuture & Campaigns van de dienst Strategy, Innovation, Corporate & Public Affairs een beroep te doen op de diensten van een productiehuis (film, muziek, geluid en beeld) dat in staat is diensten te leveren vanaf de opmaak van het storyboard tot en met de productie van het gewenste materiaal (met inbegrip van de casting, voice-over, productie, montage, etc.). Voor de productie van haar externe campagnes en ter ondersteuning van haar communicatieactiviteiten heeft SCPA.301 Cuture & Campaigns de hulp nodig van een productiebedrijf dat de hierboven vermelde diensten aanbiedt. Deze raamovereenkomst omvat 1 perceel en de opdracht wordt uitsluitend aan 1 firma gegund. Het geselecteerde bureau zal de hem toevertrouwde taken moeten uitvoeren in nauwe samenwerking met Infrabel en eventueel met het door Infrabel geselecteerde reclamebureau. Infrabel of het reclamebureau kan zelf de artistieke leiding op zich nemen. Infrabel werkt reeds samen met een productiehuis voor de productie van zijn corporate video’s voor zijn interne tv-kanaal. Het behoudt zich het recht voor om ook met andere partners samen te werken in functie van de specifieke aard van bepaalde taken (bijvoorbeeld producties los van nationale campagnes, producties voor een intern publiek, etc.). De creatie van concepten en de media-aankoop maken deel uit van afzonderlijke opdrachten die niet specifiek in dit document zijn opgenomen. De dienstverlener moet dus op een constructieve manier samenwerken ofwel rechtstreeks met de projectleiders van Infrabel, ofwel met het bureau dat instaat voor de creatie en eventueel de verspreiding via de media voor Infrabel. De campagnes die Infrabel ontwikkelt, bestaan over het algemeen uit drie fases: * Creatie: intern of met de hulp van een extern reclame agency (waarvoor een afzonderlijk raamcontract loopt) creatieve concepten bedenken die worden vertaald naar een script voor de concrete uitvoering ervan * Productie: beeldmateriaal (static & motion) realiseren in allerlei formaten (afhankelijk van de geselecteerde mediakanalen) * Verspreiding: intern of met de hulp van een agency- voor media-aankoop (waarvoor een afzonderlijk raamcontract loopt) Van het productiehuis worden volgende zaken verwacht: * Voor grote campagnes: het concreet uitvoeren van het creatieve concept dat Infrabel gekozen heeft, in nauwe samenwerking met het reclame agency * Voor kleinere producties: o Een creatief concept ontwikkelen (in samenwerking met Infrabel) en dit van A tot Z uitwerken o Specifieke sociale mediacampagnes ontwikkelen waarvan de inhoud en het formaat bestemd zijn voor o.a. TikTok, Snapchat, IG Stories, … De voornaamste taak van het productiehuis bestaat erin videocontent te produceren. Er kan echter ook gevraagd worden in te staan voor de productie van statische content, audio, jingles, radiospots, animatiefilms, etc. Infrabel verbindt zich ertoe een uitvoerige briefing te geven over de campagne of actie die het wenst te voeren. In de briefing die schriftelijk gebeurt en/of tijdens een kick-offvergadering plaatsvindt, komen onder meer de behoeften, het budget, de doelgroep, de doelstellingen, de aanpak, enz. aan bod