Udbud af kontrakt om drift, support og vedligeholdelse af Veteranassistenten

I – Baggrund og formål Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelsen (FMI) udbyder en kontrakt vedrørende anskaffelsen af drift, support og vedligeholdelse af Veteranassistenten med tilknyttede Bestillingsydelser. Veteranassistenten er en digital løsning, der er tilgængelig som både webplatform og mobilapp. Veteranassistenten anvendes af veteraner, soldater og pårørende ved kontakt til interne og eksterne behandlere ved Forsvarets Veterancenter og fungerer som et centralt administrativt redskab i den behandlingsunderstøttende indsats for soldater, veteraner og deres pårørende efter endt udsendelse. Forsvaret har et behov for at få driftet Veteranassistenten i et eksternt driftscenter. Veteranassistenten indeholder bl.a. sundhedsdata, og driften skal derfor varetages med et passende højt sikkerhedsniveau Veteranassistenten har i dag ca. 329 Brugere ved kontraktindgåelse. Antallet af Brugere forventes at kunne stige i kontraktens løbetid. II - Hovedydelserne Kontrakten omfatter følgende hovedydelser: A) Indledende Ydelser (Transition Ind) Leverandøren skal i Transition Ind bl.a. overtage Veteranassistenten fra de eksisterende leverandører, som det består på tidspunktet for Kontraktens indgåelse (1:1), herunder gennemføre migrering af data og dokumentation. Leverandøren skal i tilknytning hertil etablere Veteranassistenten i et nyt samlet driftsmiljø on-premise hos Leverandøren med henblik på at kunne levere Løbende Ydelser til ét samlet System fra transitionsdagen. Leverandøren skal ligeledes etablere en række driftskomponenter til understøttelse af de Løbende Ydelser, herunder sikker filoverførsel, operativsystemer mv., jf. Kontraktens Bilag 5 (Drift, support og vedligeholdelse (Løbende Ydelser)). Endvidere skal Leverandøren gennemføre projektstyring samt planlægge og gennemføre vidensoverdragelsesmøder. B) Løbende Ydelser (Drift, support og vedligeholdelse) Leverandøren skal fra Transitionsdagen sikre den løbende drift af Veteranassistenten, herunder Applikation og infrastruktur (samlet betegnet ”Systemet”). Driften omfatter bl.a. applikationsdrift, herunder idriftsættelse af nye versioner og releases i det omfang, sådanne udgør almindelige vedligeholdelses-, sikkerheds- eller fejlretningsopdateringer eller i øvrigt er nødvendige for at sikre Applikationens fortsatte drift, support, sikkerhed og kompatibilitet, samt databaseadministration, backup af Applikationen og overvågning, og infrastrukturdrift, hvor infrastrukturen stilles til rådighed fra Leverandørens eller dennes Underleverandørers lokationer og driftscenter. Systemet skal bestå af to miljøer (præ-prod/prod) med mulighed for bestilling af opsætning af et udviklings- og testmiljø ved bestilling af videreudviklingsydelser. Infrastrukturdriften omfatter bl.a. overvågning, systembackup samt konfiguration- og kapacitetsstyring. Support omfatter bl.a. 2nd og 3rd level support inden for Aftalt Arbejdstid i form af incident- og problemmanagement. For Incidents i kategori 1 (Kritisk) gælder Leverandørens supportforpligtelse dog døgnet rundt. Leverandøren skal stille en Single-Point-of-Contact (SPOC) til rådighed for Kunden som kontaktpunkt. Forsvaret vil selv være ansvarlig for 1st level support, herunder generel slutbrugersupport, initial visitering og videredistribution af indberettede incidents til Leverandøren. Vedligeholdelse omfatter bl.a. korrigerende og forebyggende vedligeholdelse af Applikationen, herunder i form af fejlrettelser og ved levering af nye releases og nye versioner mv. Leverandøren skal levere og/eller idriftsætte sikkerhedsopdateringer og nye patches til opdatering af Applikationen. Leverandøren skal endvidere vedligeholde og ajourføre Dokumentationen. C) Bestillingsydelser Leverandøren skal på Forsvarets anmodning levere Bestillingsydelser, herunder videreudviklingsydelser og konsulentydelser, bistående af f.eks. videreudvikling/opsætning af et udviklings- og testmiljø, bistand ved sikkerhedsevalueringer, rådgivning, undervisning mv., der har en naturlig tilknytning til Kontraktens formål og Ydelserne omfattet af Kontrakten. D) Tværgående Ydelser og governance, bl.a. Dokumentation, sikkerhed, kvalitetssikring, persondata, rapportering og afprøvning. Tværgående Ydelser leveres som en integreret del af hhv. Indledende Ydelser, Løbende Ydelser og Bestillingsydelser. E) Transition Ud og ophørsydelser Leverandøren skal bistå med Transition Ud og øvrige ophørsydelser.Hovedtræk i procedurenEfter modtagelse af de indledende tilbud afholder ordregiver individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlingsprincippet, og alle tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlinger med ordregiver. Der anvendes ikke successive faser med henblik på at begrænse antallet af tilbud der skal forhandles. Efter forhandlingerne kan ordregiver udsende et revideret udbudsmateriale med henblik på et yderligere indledende eller endeligt tilbud. Tilbudsgivere vil på samme tid blive informeret herom med opfordring til at afgive indledende eller endeligt tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele Kontrakten på grundlag af de indledende tilbud. Ordregiver yder ikke deltagelsesvederlag til tilbudsgiverne. Forhandlingsforløbet er nærmere beskrevet i udbudsbetingelserne. Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). Det bemærkes, at ansøger kan basere sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør), uanset den juridiske karakter af relationen mellem ansøgeren og de(n) enhed/enheder, som ansøgeren baserer sig på. I så fald skal ansøger sikre sig, at et ESPD fra de(n) enhed(er), som ansøger baserer sig på, fremsendes sammen med ansøgers eget ESPD. Denne/disse enhed(er)s ESPD skal indeholde tilsvarende oplysninger. En ansøger må kun indgive én anmodning om deltagelse. Ansøger, og eventuelt deltagerne i en sammenslutning af enheder og/eller støttende enheder, skal anvende ESPD, jf. udbudslovens § 148, som foreløbig dokumentation for, at deltagerne ikke er omfattet af de i udbudslovens §§ 135 og 136 anførte udelukkelsesgrunde, at ansøger opfylder de fastsatte krav til egnethed, og at ansøger opfylder de fastsatte udvælgelseskriterier. Det er ikke nødvendigt for ansøger at underskrive sit ESPD-dokument. Såfremt ansøger er en sammenslutning (konsortier), skal de deltagere, der ikke indgiver ansøgningen, underskrive deres ESPD-dokument. Eventuelle støttende enheder skal også underskrive ESPD.