Om udbuddet

Opgavebeskrivelse

Udbuddet omfatter levering af et ESDH-system som en Service (SaaS) til Trafikselskabet Movia samt de ydelser, der er nødvendige for at etablere, drifte og vedligeholde løsningen i Kontraktens løbetid. Leverancen omfatter etablering og konfiguration af systemet til ca. 505 brugere, konvertering af eksisterende sager, dokumenter og metadata fra Movias nuværende ESDH-løsning, opsætning af sagstyper, dokumentskabeloner og udvalgte arbejdsgange, uddannelse af superbrugere, supportmedarbejdere og systemadministratorer samt drift, support og vedligeholdelse. Løsningen skal baseres på standardfunktionalitet (cloud) i det omfang, der er angivet i udbudsmaterialet. Løsningen skal understøtte sags- og dokumenthåndtering, metadata, journalisering og arkivering, workflow- og godkendelsesprocesser, mødehåndtering, søgning og ledelsesinformation samt integration til Microsoft 365 (Entra ID, Outlook og Teams), FirstAgenda og Digital Post. De nærmere krav fremgår af bilag 1A (Kravspecifikation). Kontrakten indeholder krav til Leverandørens håndtering af integritet, fortrolighed og tilgængelighed for de data, der behandles i løsningen. Løsningen skal stille et åbent og dokumenteret API til rådighed, som kan anvendes af Movia og af tredjepart til integrationer og automatisering. Kontrakten indeholder krav om Leverandørens medvirken til overdragelse af opgaverne ved Kontraktens ophør. Kontrakten indeholder rammeaftalelignende elementer, idet der kan tilkøbes nærmere angivne timebaserede ydelser til de fastsatte timepriser herfor. Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter, da det er ordregivers vurdering, at Kontrakten ikke hverken it-strategisk, teknisk eller kommercielt er egnet til at opdele i særskilte delkontrakter.Hovedtræk i procedurenEfter modtagelse af de indledende tilbud forventer ordregiver følgende forhandlingsforløb (medmindre ordregiver vælger at tildele kontrakten på grundlag af det indledende tilbud): Alle prækvalificerede virksomheder, der rettidigt har afgivet indledende tilbud, inviteres til én forhandlingsrunde. Herefter anmodes virksomhederne om at afgive endelige tilbud. Se uddybende beskrivelse af forløbet i udbudsbetingelserne. Ordregiver forbeholder sig ret til at tilpasse forløbet, og f.eks. tilføje yderligere forhandlingsmøder og yderligere reviderede tilbud. Der ydes ikke vederlag for deltagelse i udbudsprocessen.

Kontaktoplysninger

Kontaktnavn

Mai-Britt Rose Böwadt

Kontakttelefon

+45 36131400

Kontakt e-mail

mab@ramboll.com

Adresse

Hanne Varmings Plads 4, 2500 Valby

• Kvalitet

  35%

  Beskrivelse

  Delkriterier fremgår af udbudsbetingelserne.

• Metode og proces

  25%

  Beskrivelse

  Delkriterier fremgår af udbudsbetingelserne.

• Pris

  20%

  Beskrivelse

  Delkriterier fremgår af udbudsbetingelserne.

• Vedligeholdelse og servicemål

  15%

  Beskrivelse

  Delkriterier fremgår af udbudsbetingelserne.

• Kontraktlige vilkår

  5%

  Beskrivelse

  Delkriterier fremgår af udbudsbetingelserne.

• Minimum årsomsætning

  Beskrivelse

  Det er et minimumskrav, at ansøger i gennemsnit over de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed) har haft en årlig omsætning på mindst 10 mio. DKK. Såfremt ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske kapacitet, eller såfremt flere virksomheder byder i sammenslutning (konsortium), bedømmes opfyldelse af minimumskrav ud fra virksomhedernes samlede økonomiske kapacitet. Den gennemsnitlige omsætning beregnes som et gennemsnit af virksomhedernes samlede omsætning for virksomhedernes tre senest disponible regnskabsår.

  Dokumentationskrav

  Ansøger skal aflevere et ESPD, hvori ansøger skal afgive erklæring om ansøgers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed). Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer. Hvis ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæring om den økonomiske og finansielle formåen, som enheden stiller til rådighed for ansøger (og ikke anden økonomisk og finansiel formåen). Ansøger skal på anmodning kunne dokumentere opfyldelsen af minimumskrav ved at fremlægge godkendte årsrapporter eller revisorerklæring, der indeholder de tal, som kræves oplyst i ESPD. En ansøger, der er optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører i den EU-medlemsstat, hvor ansøgeren er etableret, kan – forudsat at optagelse på listen dokumenterer opfyldelse af de fastsatte minimumskrav – i stedet forelægge ordregiveren et certifikat for optagelse udstedt af den kompetente myndighed, jf. Udbudslovens § 152, stk. 4. Ansøger kan også dokumentere opfyldelsen ved ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende, hvis ansøger af gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge ovenstående dokumenter.

• Soliditetsgrad

  Beskrivelse

  Det er et minimumskrav, at ansøger i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed) har haft en soliditetsgrad på mindst 15 %. Soliditetsgraden beregnes i procent som egenkapitalen divideret med de samlede aktiver. Såfremt ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske kapacitet, eller såfremt flere virksomheder byder i sammenslutning (konsortium), bedømmes opfyldelse af minimumskrav ud fra virksomhedernes samlede økonomiske kapacitet. Soliditetsgrad beregnes som virksomhedernes samlede egenkapital for seneste disponible regnskabsår, divideret med virksomhedernes samlede aktiver for regnskabsåret, udregnet i procent.

  Dokumentationskrav

  Ansøger skal aflevere et ESPD, hvori ansøger skal afgive erklæring om ansøgers egenkapital og samlede aktiver i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed). Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer. Hvis ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæringer om den økonomiske og finansielle formåen, som enheden stiller til rådighed for ansøger (og ikke anden økonomisk og finansiel formåen). Ansøger skal på anmodning kunne dokumentere opfyldelsen af minimumskrav ved at fremlægge godkendte årsrapporter eller revisorerklæring, der indeholder de tal, som kræves oplyst i ESPD. En ansøger, der er optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører i den EU-medlemsstat, hvor ansøgeren er etableret, kan – forudsat at optagelse på listen dokumenterer opfyldelse af de fastsatte minimumskrav – i stedet forelægge ordregiveren et certifikat for optagelse udstedt af den kompetente myndighed, jf. Udbudslovens § 152, stk. 4. Ansøger kan også dokumentere opfyldelsen ved ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende, hvis ansøger af gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge ovenstående dokumenter.

• Referenceprojekter

  Beskrivelse

  Det er et minimumskrav, at ansøger skal angive mindst 1 relevant reference vedrørende levering af et ESDH-system til offentlige myndigheder/virksomheder, der med hensyn til art og omfang er sammenlignelige med den udbudte opgave, og som er igangværende eller afsluttet inden for de seneste 3 år regnet fra tidspunktet for ansøgningsfristen. Minimumskravet kan opfyldes ved at vedlægge flere referencer, der tilsammen opfylder minimumskravet. Hvis der modtages flere egnede anmodninger end det fastsatte antal, der vil blive opfordret til at deltage, vil ordregiver foretage udvælgelsen af det fastsatte antal ud fra et sagligt skøn, hvor der lægges vægt på den tekniske og faglige kapacitet i form af de mest relevante referencer set i forhold til de ydelser, der omfattes af kontrakten. Det vurderes, i hvor høj grad referencerne tilsammen dokumenterer relevant erfaring med tilsvarende ydelser af sammenlignelig karakter i forhold til kontrakten. Der vil i den forbindelse særligt blive lagt vægt på erfaring med: Etablering, konfiguration og idriftsættelse af et ESDH-system leveret som en cloud-baseret SaaS-løsning samt efterfølgende drift, support, vedligeholdelse og opdatering af systemet; Understøttelse af kundens sags- og dokumenthåndtering, herunder sagsoprettelse og journalisering, sagstyper og metadata, versionsstyring af dokumenter, søgning og genfinding samt adgangsstyring og håndtering af personoplysninger; Opsætning af forskellige sagstyper og arbejdsgange hos kunden, herunder godkendelsesflow og kontraktregistrering; Understøttelse af mødeafvikling, herunder publicering til en mødeportal, samt integration til Microsoft 365, herunder Entra ID, Outlook og Teams; Levering af et åbent og dokumenteret API anvendt til kundens egne eller tredjeparts integrationer og automatisering; Konvertering af sager, dokumenter og metadata fra en anden dokument- eller sagshåndteringsløsning, herunder konverteringsanalyse; Aflevering af arkiveringsversion til Rigsarkivet eller tilsvarende arkivmyndighed; Undervisning af superbrugere, supportmedarbejdere og systemadministratorer samt udarbejdelse af undervisningsmateriale.

  Dokumentationskrav

  Ansøger skal i ESPD angive en liste over de betydeligste tilsvarende leveringer af tjenesteydelser, ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år. Kun referencer udført inden for de seneste 3 år beregnet fra ansøgningsfristen vil indgå i vurderingen. Hvis den pågældende leverance er udført/udføres løbende (f. eks. i henhold til en uafsluttet kontrakt), er det kun den del af ydelserne, der er udført inden for de seneste 3 år før ansøgningsfristens udløb, der indgår i vurderingen af referencen. Hvis en del af ydelserne ikke er udført inden for de seneste 3 år eller inden ansøgningsfristen, vil denne del således ikke indgå i vurderingen af leverancen (referencen). Det er derfor vigtigt, at det tydeligt angives, hvilken del (f.eks. i forhold til størrelse, værdi, mængde, omfang osv.) af den løbende reference, der er udført inden for de seneste 3 år og inden ansøgningsfristen. Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovenstående. Hvis ansøger baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæringer om den tekniske og faglige formåen, som enheden stiller til rådighed for ansøger (og ikke anden teknisk og faglig formåen). Referencelisten anses for at være endelig dokumentation. En tilbudsgiver, der er optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører i den EU-medlemsstat, hvor tilbudsgiveren er etableret, kan – forudsat at optagelse på listen dokumenterer opfyldelse af de fastsatte minimumskrav – i stedet forelægge ordregiveren et certifikat for optagelse udstedt af den kompetente myndighed, jf. § 152, stk. 4.

Se hele udbudsbekendtgørelsen