Udbud af kontrakt om nødkald

Der efterspørges et alarm- og adviseringssystem (nødkaldssystem) samt tilknyttede enheder til plejecentre og borgere i eget hjem, samt øvrige kommunale enheder/institutioner, der i kontraktens enhed måtte ønske installation af nødkaldssystem, fx bo- og opholdssteder, som har behov for at kunne tilkalde hjælp, hvis kritiske situationer skulle opstå, samt at kollega kan tilkalde hjælp af andre kollegaer. Systemet skal leveres som SaaS-løsning. Tilknyttede enheder udgøres af modtageenheder, der modtager nødkald og viderestiller til modtagere af nødkald, samt af nødkaldsenheder, som anvendes til afsendelse af nødkald og andre alarmer. Samlet betegnes nødkaldssystemet og de tilknyttede enheder for ”leverancen”. Det nærmere indhold af leverancen bestemmes af udbudsmaterialet og det vindende tilbud.Hovedtræk i procedurenTilbuds- og forhandlingsfasen starter ved Ordregivers opfordring til de udvalgte ansøgere om at afgive indledende tilbud. Efter udløbet af fristen for afgivelse af det indledende tilbud foretager Ordregiver gennemgang af de modtagne tilbud og evaluerer disse på grundlag af angivelserne i afsnit 12, ”Tildelingskriterium”, ligesom der foretages en vurdering af eventuelle forbehold. Ordregiver kan på baggrund af denne evaluering beslutte, at der ikke gennemføres forhandling, og foretage tildeling til det økonomisk mest fordelagtige af de modtagne indledende tilbud ved efter indhentning af dokumentation, jf. afsnit 13, at give samtidig meddelelse herom til samtlige tilbudsgivere. Ordregiver kan forud for sin beslutning søge mindre uklarheder i tilbuddene udredt via en teknisk afklaring. Såfremt der ikke tildeles kontrakt på baggrund af de indledende tilbud, gennemføres en individuel forhandling med hver tilbudsgiver på grundlag af pågældendes indledende tilbud. Denne forhandling gennemføres som udgangspunkt ved et møde mellem Tilbudsgiver og Ordregiver i Lyngby-Taarbæk Kommune. Forud for mødet udsender Ordregiver en dagsorden for forhandlingsmødet, og Ordregiver dokumenterer forløbet af forhandlingerne ved et referat fra mødet. Hver tilbudsgiver modtager referatet fra eget forhandlingsmøde med Ordregiver, hvori endvidere vil være indarbejdet eventuelle generelle oplysninger til alle tilbudsgivere foranlediget af den samlede forhandlingsrunde. I det omfang runden med forhandlinger giver anledning hertil, foretager Ordregiver en tilretning af udbudsmaterialet og uploader det reviderede materiale i Ethics. Ordregiver opfordrer endvidere tilbudsgiverne til inden for en nærmere frist at afgive revideret tilbud og i forbindelse hermed oplyser Ordregiver, hvorvidt • det reviderede tilbud definitivt vil blive gjort til genstand for forhandling • det reviderede tilbud skal afgives som endeligt tilbud, der dermed definitivt ikke vil blive gjort til genstand for forhandling, eller om • Ordregiver forbeholder sig at foretage tildeling på baggrund af det reviderede tilbud, dvs. først efter gennemgang af tilbuddene beslutter, om der skal gennemføres en runde af forhandlinger på baggrund af tilbuddene eller ej. Efter udløbet af fristen for det reviderede tilbud foretager Ordregiver en gennemgang og evaluering af de modtagne tilbud samt en vurdering af eventuelle forbehold, svarende til behandlingen af de indledende tilbud. Har Ordregiver fastsat, at tilbud skulle afgives som endelige tilbud, eller har Ordregiver forbeholdt sig ret at foretage tildeling på baggrund af tilbuddet og vælger, at der ikke gennemføres ny forhandlingsrunde, indhenter Ordregiver dokumentation, jf. afsnit 13, fra den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og foretager tildeling af kontrakt. Ellers gennemføres endnu en runde med individuelle forhandlingsmøder med tilbudsgiverne, efterfulgt af en eventuel tilretning af udbudsmaterialet og fastsættelse af frist for afgivelse af nyt, revideret tilbud. Processen gennemføres eventuelt i en eller flere yderligere runder, indtil forløbet afsluttes ved indhentning af dokumentation og tildeling af kontrakt. I dette udbud forventer Ordregiver umiddelbart, at der vil blive gennemført én runde af forhandlingsmøder med tilbudsgiverne, medmindre der måtte være grundlag for tildeling allerede på baggrund af det indledende tilbud, eller der vurderes behov for yderligere runder.