Upphandling av förmedlare av tryckt och elektroniska periodika/prenumerationsagent till Åbo Akademi

Kunden (Åbo Akademi) upphandlar en leverantör för förmedling av tryckt och elektronisk periodika till Åbo Akademi. Leverantören fungerar som en mellanhand mellan Åbo Akademi och förlagen/utgivarna. Åbo Akademi önskar tydliggöra att följande begrepp inte är fullt entydiga och används i deskriptivt syfte. Med leverantör avses vad i allmänt tal kan kallas för tidskriftsförmedlare, tidskriftsagent, subscription agent eller distributör (på finska välittäjä). Med periodika avses olika former av seriella publikationer som, men inte uteslutande, tidskrifter, facktidningar, magasin, dagstidningar, standing order-prenumerationer samt ideellt eller annars icke-kommersiellt utgivna seriella publikationer som vanligen utges i begränsade upplagor. Även medlemskap i organisationer inbegripes om medlemskapet är förutsättning och det gängse sättet att prenumerera på organisationens seriella publikation. Anbudsgivaren ska beakta frågorna som presenteras i detta dokument/denna bilaga (och andra bilagor, om uppdelat i olika dokument) när anbudet lämnas. Anbudsgivaren bör också uppmärksamma att Åbo Akademi bedriver tills vidare biblioteksservice åt yrkeshögskolan Novia biblioteksservice i Åbo och där ingår handhavandet av yrkeshögskolans Novia tryckta (endast för Novias verksamhetspunkt i Åbo) och elektroniska periodika (för alla Novias verksamhetspunkter). Åbo Akademi (och Novia) är medlemmar i det nationella FinELib-konsortiet och anskaffar sina elektroniska tidskrifter i huvudsak genom konsortiet i form av tidskriftspaket. Publikationer som kunden önskar prenumerera på och som inte ingår i de via konsortiet anskaffade paketeten anskaffas i regel med leverantören. Åbo Akademi förbehåller sig rätten att även ingå prenumerationer omedelbart med förlag/utgivare. Beskrivning av upphandlad tjänst och grundläggande kravspecifikation Leverantören ställer en prenumerationsportal till Åbo Akademis förfogande. Åbo Akademi gör i regel prenumerationerna i leverantörens prenumerationsportal (beställningssystem eller fi. tilausjärjestelmä). Åbo Akademi (inkl. Novia) har ca 270 prenumerationer för tillfället (ca 80 000 – 85 000 euro utan moms men med förmedlingsarvodet). Kommunikation (t.ex. reklamationer och prenumerationsförfrågningar) mellan Åbo Akademi och leverantören förs i regel i prenumerationsportalen och vid behov per e-post. Prenumerationsperioderna kan variera, men vanligen önskas prenumerationsperioder på 12 månader som följer kalenderåret (d.v.s. 1 januari till 31 december). Åbo Akademi väljer en leverantör för en två (2) års avtalsperiod, med option på 1 +1 år. Obs! Avtalet kommer att implementeras innan avtalet med den nuvarande leverantören upphör (avtalet i kraft till 2 februari 2025). Senast en (1) månad efter ingång av avtalet ska Åbo Akademi kunna alla använda alla tjänster. Bedömning enligt pris 40 % och kvalitet 60 %. Alla serviceformer som krävs i detta dokument/dessa bilagor förväntas erbjudas Åbo Akademi till ingen extra kostnad.Huvuddragen i förfarandetKunden väljer en (1) Leverantör som Kunden ingår ramavtal med. I händelse av att inget av anbuden uppfyller kraven i anbudsförfrågan enligt kundens önskemål, eller i händelse av att villkoren under det konkurrensutsatta anbudsförfarandet ändras så att kunden inte kan använda resultaten av anbudsförfarandet kan kunden helt eller delvis avbryta upphandlingen. Ingen ersättning utgår till anbudsgivare för förberedelse av anbud, inlämnande av anbud eller något annat deltagande i anbudsförfarandet. Ett anbud får inte innehålla villkor från anbudsgivarens sida som strider mot anbudsförfrågan. Kunden är skyldig att avvisa ett anbud som inte uppfyller kraven i anbudsförfrågan och därmed inte kan jämföras med övriga anbud. Inlämnade anbud och anbudsformulär och nödvändiga bilagor ska vara skrivna på svenska.