Varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen sijaispalvelusovellus Kontiolahden kunnalle

Hankinnan tausta ja tavoite Kontiolahden kunta hankkii varhaiskasvatuksen, esiopetuksen ja perusopetuksen sijaisjärjestelyjen hallintaan tarkoitetun sähköisen sijaisvälitys- ja sijaishallintajärjestelmän. Hankinnan tavoitteena on tehostaa sijaisjärjestelyprosesseja, vähentää yksiköiden hallinnollista työmäärää sekä nopeuttaa sijaisten saatavuutta päiväkodeissa ja kouluissa. Järjestelmän arvioidaan palvelevan 12 päiväkotia, 10 koulua ja noin 30 pääkäyttäjää. Hankinnan kohde ja laajuus Hankinnan kohteena on selainpohjainen ja mobiilikäyttöinen sijaisvälitys- ja sijaishallintajärjestelmä, joka tarjoaa käyttäjäystävällisen käyttöliittymän eri käyttäjäryhmille. Järjestelmän tulee mahdollistaa sijaistarpeiden ilmoittaminen, sijaiskutsujen lähettäminen, sijaisvälitys sekä sijaistilausten reaaliaikainen seuranta ja hallinta. Palvelun tulee kattaa järjestelmän käyttöoikeudet, käyttöönotto, koulutus, asiakastuki, ylläpito, ohjelmistopäivitykset, virhekorjaukset, tietoturva- ja tietosuojapalvelut, varmuuskopiointi, raportointiominaisuudet sekä kaikki muut tarjouspyynnössä edellytetyt toiminnallisuudet. Keskeinen sisältö ja tehtäväalueet - Järjestelmän tulee mahdollistaa yksiköiden sijaislistojen ylläpito ja hallinta sekä sijaisiksi hyväksyttävien henkilöiden valinta. - Yksiköillä tulee olla mahdollisuus kohdentaa sijaispyyntöjä valituille sijaisille sekä kutsua uusia sijaisia omille listoilleen. - Käyttöoikeuksia tulee voida myöntää usealle käyttäjälle erillisillä henkilökohtaisilla tunnuksilla. - Järjestelmän tulee sisältää automaattinen sijaisten tavoittamistoiminto, kuten automaattipuhelut ja sähköiset sijaiskutsut, sekä reaaliaikainen tieto sijaisuuden vastaanottamisesta ja hyväksynnästä. - Sijaiseksi hakeutuvien tulee voida tallentaa järjestelmään turvallisesti kelpoisuutta osoittavia todistuksia, ansioluetteloita ja muita rekrytoinnin kannalta tarpeellisia asiakirjoja. - Palveluntuottajan tulee tarjota käyttöönoton lisäksi jatkuvaa asiakastukea kaikille järjestelmää käyttäville yksiköille koko sopimuskauden ajan. Keskeiset huomioitavat näkökulmat - Järjestelmän tulee täyttää Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) sekä muun voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimukset. - Palveluntuottajan tulee tehdä tilaajan kanssa henkilötietojen käsittelysopimus. - Järjestelmässä tulee olla mahdollisuus sijaiskäyttäjien vahvaan tunnistautumiseen, asianmukainen käyttöoikeuksien hallinta, lokitietojen hallinta sekä menettelyt tietoturvaloukkausten käsittelyyn ja ilmoittamiseen. - Palvelussa käsiteltävien tietojen tulee sijaita EU/ETA-alueella. - Tarjoajan tulee kuvata tarjouksessaan tietojen säilytys-, varmistus- ja palautuskäytännöt, jatkuvuudenhallinnan menettelyt sekä tietoturvan hallintamalli. Toimintaympäristö ja yhteistyö Järjestelmä tulee palvella varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen yksiköitä, jotka voivat hallinnoida sijaisjärjestelyjä itsenäisesti. Palveluntuottajan tulee tarjota asiakastukea, joka kattaa järjestelmän käyttöön, ylläpitoon sekä mahdollisiin häiriötilanteisiin liittyvät kysymykset. Asiakastuen tulee olla helposti saavutettavaa ja tarjota tukea koko sopimuskauden ajan. Joustavuus, optiot ja elinkaari Sopimus tehdään toistaiseksi voimassa olevana, ja sen irtisanomisaika on kolme (3) kuukautta. Tarjouksessa ilmoitetun hinnan tulee sisältää kaikki hankinnan toteuttamisesta aiheutuvat kustannukset koko sopimuskauden ajalta. Erillisiä lisäveloituksia tai lisämaksuja ei hyväksytä, ellei niistä ole tarjouksessa nimenomaisesti ilmoitettu ja tilaaja ole niitä etukäteen hyväksynyt. Määrärahat Tilaajan hankintaan varaamat määrärahat ovat ensimmäisen vuoden osalta (vertailuhinta) maksimissaan 10 000 euroa (alv. 0%), pl. lisätyö, jota tilaaja hankkii vain tarvittaessa ja määrärahojen salliessa.