24-0012 - Reisebyråtjenester for NORCE Norwegian Research Centre AS

Resultat

Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Formålet med anskaffelsen er å etablere en rammeavtale på reisebyråtjenester. Reisebyrået skal være en strategisk partner for Oppdragsgiver i arbeidet med å forenkle bestilling av reiser, redusere tidsbruk, fokusere på miljøvennlige transportalternativer og totale reisekostnader samt ivareta de reisendes sikkerhet. Rammeavtalen skal oppleves som nyttig av den reisende, og være den foretrukne måten å bestille reiser på.Hovedtrekkene i prosedyrenDet innebærer at forventningene til reisebyrået vil være utover det å være en ren bestillingskanal. Med strategisk partnerskap menes at reisebyrå skal aktivt bidra til økt avtalelojalitet, samt administrativ støtte knyttet til policystyring, herunder fokus på miljøvennlige transportalternativ, betaling av reiser og oppfølging knyttet til statistikk, analyse og anbefalinger til videreutvikling som gir en merverdi for de involverte.Reisebyrået må være en totalleverandør av reisebyråtjenester og levere en meget brukervennlig og lett tilgjengelig online-løsning/bestillingsportal på web og app. Målet er at flest mulig reiser bestilles selv av den enkelte via bestillingsportal.Oppdragsgiver håndterer reiseregninger via ERP-systemet Unit4, og har derfor ikke behov for en reiseregningsløsning.Det er et ønske om at avtalen skal være operativ 01.september etter kontraktsinngåelse.

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Ane Iversen

Kontakt telefon

+47 56107000

Kontakt e-post

aniv@norceresearch.no

Adresse

Nygårdsgaten 112, 5008 Bergen

• Kvalitet

  Beskrivelse

  Tildelingskriteriet "Kvalitet" vil evalueres med grunnlag i tilbudt bestillingsløsnings funksjonalitet og brukergrensesnitt. Dokumenteres i Vedlegg 2 - Leverandørens beskrivelse. Oppdragsgiver forventer at det er lagt til rette for at alle ansatte hos Oppdragsgiver selv kan foreta bestilling av sine reiser. Leverandør må derfor kunne levere en web-basert online bestillingsløsning som er i drift fra avtalens start. Vi ber om at følgende beskrives/bekreftes: • Beskriv hva som er inkludert i reiseportal, oppgi pris pr måned for tilgang i prisskjemaet. • Systemets brukergrensesnitt • Hvordan systemet håndterer rundreiser og komplekse reiser • Hvordan profiler hos Oppdragsgiver opprettes og ajourholdes, eventuelt om en kan legge inn særskilte behov • Registrering av egne avtaler i systemet • Mulighet for registrering av Oppdragsgivers interne retningslinjer for reiser i regi av arbeidsgiver • Leverandøren skal beskrive hvilke apparat og system de har for support. Listen ovenfor er ikke uttømmende, beskriv eventuell annen funksjonalitet som løsningen kan tilby. Vi ønsker påloggingsmulighet til den elektroniske bestillingsløsningen ved evaluering av tilbudene. Oppgi nettadresse, brukernavn og passord i tilbudet for pålogging. Oppgi kontaktinformasjon på nøkkelpersoner inkludert direkte telefonnummer og e-postadresse som kan være behjelpelige ved eventuelle spørsmål i tilknytning til dette. NB! Evalueringen av tilbudene vil gjøres basert på en totalvurdering av alle delpunktene. Det er ikke slik at alle de ulike delpunktene nødvendigvis betyr like mye i vurderingen av tilbudene.

  Evalueringsmetode

  Evalueringen av tilbudene vil gjøres basert på en totalvurdering av alle delpunktene. Det er ikke slik at alle de ulike delpunktene nødvendigvis betyr like mye i vurderingen av tilbudene.

• Service og oppfølging

  Beskrivelse

  Tildelingskriteriet "Service og oppfølging" evalueres på grunnlag av besvarelse av det som er oppgitt nedenfor. Dokumenteres i Vedlegg 2 Leverandørens beskrivelse. Vi ber om at følgende beskrives: • Bestillingsrutiner for ordinære reiser • Bestillingsrutiner og oppfølging for gruppereiser – beskriv hvordan reiser «pakkes» med fly, hotell, restaurant ol. Leverandør bes legge ved to eksempler på gruppereiser – en enkel, og en mer omfattende. Oppgi timepris i prisskjemaet (ikke gjenstand for evaluering). • Hvordan uforutsette hendelser som streik, uroligheter som skaper usikkerhet/forsinkelser osv. følges opp. • Leverandør bes beskrive rutiner for avbestilling av reise/arrangement og eventuelle kostnader tilknyttet dette. • Leverandør bes beskrive hvordan Oppdragsgiver kan få oversikt over informasjon som ligger lagret i systemet. Eksempelvis antall (gjennomførte) reiser, kostnader, miljøpåvirkning (CO2-utslipp) med mer. NB! Evalueringen av tilbudene vil gjøres basert på en totalvurdering av alle delpunktene. Det er ikke slik at alle de ulike delpunktene nødvendigvis betyr like mye i vurderingen av tilbudene.

  Evalueringsmetode

  Evalueringen av tilbudene vil gjøres basert på en totalvurdering av alle delpunktene. Det er ikke slik at alle de ulike delpunktene nødvendigvis betyr like mye i vurderingen av tilbudene.

• Pris

  Beskrivelse

  Estimert totalkostnad av leverandør sine honorarer for leveranse av produkter og tjenester. Dokumenteres gjennom ferdig utfylt Vedlegg 3 - Prisskjema. Grunnlaget for prissammenligning mellom leverandørene er totalpris slik den fremkommer i prisskjemaet.

  Evalueringsmetode

  Grunnlaget for prissammenligning mellom leverandørene er totalpris slik den fremkommer i prisskjemaet.

• Miljø

  Beskrivelse

  Oppdragsgiver har vurdert denne anskaffelsen med tanke på mulige klima- og miljøpåvirkninger i samsvar med Offentlige Anskaffelsers Forskrifter (§7-9), og har kommet fram til at denne anskaffelsen etter sin art har en ubetydelig påvirkning på klima og miljø. Derfor vil den ikke være underlagt regelen om en minimumsvekt på 30 % for klima og miljø i tildelingskriteriene.

Fant ingen kvalifikasjonskrav i konkurransekunngjøringen.

Se hele utlysningen