Anskaffelse - Skjerm og AV-utstyr til møterom inkl. infoskjermer, 2024

Resultat

Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Gjennom denne anskaffelsen ønsker oppdragsgiver å inngå rammeavtale med en leverandør. Formålet med avtalen er å dekke oppdragsgivers behov for audiovisuelt utstyr (AV-utstyr) til møterom. Avtalen skal dekke produkter som naturlig faller inn under kategorien audiovisuelt utstyr, samt programvare og tjenester som er tilknyttet disse produktene. Avtalen skal bidra til profesjonelle, effektive og enkle kjøp av møteromsutstyr. Oppdragsgiver ønsker møterom som er standardiserte og enkle å ta i bruk, og en leverandør som gjør det enkelt å velge riktig utstyr ved kjøp, og som forstår viktigheten av god kundeoppfølging ved eventuelle utfordringer. Kulepunkter som beskriver formålet: • Forutsigbare utgifter • Standardisering av utstyr • Fremtidsrettet utstyr • Gode garantitider og lang levetid • Å beholde og oppnå en maksimal brukertilfredshe

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Even Arvik Langseth

Kontakt telefon

+47 70162000

Kontakt e-post

even.arvik.langseth@alesund.kommune.no

Adresse

,

• Pris

  Evalueringssum i prisskjema (70%) | Fast påslag på øvrig sortiment (10%) | Timespriser i prisskjema (20%)

  15%

  Beskrivelse

  Kriteriet har følgende underkriterier: Evalueringssum i prisskjema (fast sortiment og timespriser), innbyrdes vekting på 70 %. Fast påslag på øvrig sortiment, regnet i prosent, innbyrdes vekting på 10 % Timespriser i prisskjema, innbyrdes vekting på 20 % Orientering: Leverandør skal i kostnadsberegningen fylle ut vedlagt prisskjema, og levere som vedlegg til tilbudet i Excel-format. Alle felter i vedlagte prisskjema merket med gult skal fylles ut (for minst ett alternativ). Manglende utfylling av prisfelt vil kunne medføre vanskeligheter med å kunne vurdere tilbudet, og tilbudet vil da kunne bli avvist. Alle priser er i NOK, ekskl. mva., inkludert alle direkte eller indirekte utgifter og avgifter som kan tenkes påløpt i forbindelse med leveransen. Ordregebyr og fakturagebyr er å regne som utgifter. Prisene skal inneholde alle kostnader for kunde som inngår i denne konkurransen. Kostnader som leverandør vet vil tilkomme, men som ikke er spesifikt angitt i tilbudet, vil oppfattes som inkludert i de oppgitte kostnadene. Reiser: Alle utgifter i forbindelse med reiser skal være inkludert i tilbudte pris. Definisjon på kostpris: De kostnadene som inngår i kostpris er pris for varen, frakt, montering, toll, forsikring osv. Man kan også bruke ordet anskaffelseskostnad for kostpris. Hvis varen kjøpes eksternt, så er det pris og frakt og så videre, minus rabatter og bonuser, som utgjør varens kostpris. Dette blir i noen sammenhenger også kalt inntakskost. Hvordan skal prisskjema fylles ut I vedlagt prisskjema skal priser for alle møterommene fylles ut. Altså skal alle leverandørene legge inn pris på inntil to pakker (løsning A og B) der de priser sammensetningen av utstyr per møteromsstørrelse (møterom 1-6). Leverandør skal ta utgangspunkt i følgende beskrivelse av møteromsstørrelsene: Små møterom (Møterom 1 og 4): Møterom hvor opptil 6 deltakere kan delta fysisk, størrelsen er mellom ca. 10 til 15 kvm og avstand til skjermflate er opptil ca. 4 meter. Mellomstore møterom (Møterom 2 og 5): Møterom hvor opptil 10 deltakere kan delta fysisk, størrelsen er mellom ca. 16-25 kvm og avstand til skjermflate er opptil ca. 6 meter. Store møterom (Møterom 3 og 6): Møterom hvor opptil 24 deltakere kan delta fysisk, størrelsen er mellom ca. 36-50 kvm og avstand til skjermflate er opptil ca. 10 meter. Leverandør må oppgi sin fastpris på følgende produkter per møteromsløsning: Skjerm (montering og test av utstyret prises inn i skjermprisen) Kamera (dersom leverandør tilbyr en løsning med flere kamera må de prises i separate varelinjer) Høyttalere (dersom leverandør tilbyr en løsning med flere høyttalere må de prises i separate varelinjer) Evt. USB HUB 1 stk HDMI-kabel 2 m. 1 stk. USB C-kabel 5 m. Mikrofonløsning (dersom leverandør tilbyr en løsning med flere mikrofoner må de prises i separate varelinjer) Leverandør trenger ikke ta med pris på øvrige kabler i sine møteromspakker. Kunde trenger ikke pris på bookingskjermer utenfor rommet. Dersom leverandør tilbyr valgri tilleggsprogramvare til sine møteromsløsninger skal dette ikke prises i prisskjema. Dersom tilbudet mangler prisangivelse på noen av de punktene oppdragsgiver har nevnt ovenfor, vil dette anses som et vesentlig avvik og føre til avvisning av tilbudet i sin helhet. Dersom leverandør kun tilbyr en møteromsløsning per størrelse: Dersom leverandør kun tilbyr en møteromsløsning per størrelse, trenger leverandør ikke fylle ut løsning B. For leverandører som tilbyr to løsninger vil gjennomsnittspris legges til grunn. Kommentar til monteringskostnad og timespriser: Når kunde kjøper en møteromspakke er montering, konfigurasjon, klargjøring, testing m.m. inkludert i produktprisene, og prisene i arkfane 2 kommer ikke i tillegg, se også punkt 6.2.3.10. Når kunde bestiller produkter / pakker som ikke går frem av arkfane 1 vil leverandørens timespris komme som tillegg, dersom bestillingen som hoveddel består av produkter utenfor hovedsortimentet. Dersom leverandør får forespørsel om å flytte dagens utstyr, eller får oppdrag som av sin karakter er mye mer omfattende enn det som er å regne som et "alminnelig" monteringsoppdrag vil deres tilleggspris for "spesialoppdrag" komme i tillegg. Dette gjelder bare dersom kunde er varslet om pristillegget i forkant. Dersom kunde ber leverandør om å utføre større rådgivningsoppdrag, kan leverandør legge til et tillegg for bistanden iht. pris i prisskjema. Dette tillegget kan bare tilkjennes leverandør i tilfeller hvor kunde i forkant har blitt gjort oppmerksom på at tjenesten vil medføre en tilleggskostnad. Evaluering: Ved vurdering av pris benyttes hybridmodell med knekkpunkt 2,5. Vedlagt følger mal for evalueringsmodellen. Leverandørene får poengsum i henhold til prismodellen for de enkelte underkriteriene, og disse poengsummene legges sammen i henhold til oppgitt vekt per underkriterium. Beste tilbud på dette tildelingskriteriet skal ha høyeste poengscore (10). Dersom ingen av leverandørene oppnår høyeste poengscore (10) ved å legge sammen poengscorene for underkriteriene, vil oppdragsgiver legge til et likt prosentvis påslag for alle leverandørene, slik at beste leverandør skal oppnå poengscore 10. Leverandørens samlede poengscore for dette tildelingskriteriet vektes med tildelingskriteriets vektingsprosent.

  Evalueringsmetode

  Ved vurdering av pris benyttes hybridmodell med knekkpunkt 2,5. Leverandørene får poengsum i henhold til prismodellen for de enkelte underkriteriene, og disse poengsummene legges sammen i henhold til oppgitt vekt per underkriterium. Beste tilbud på dette tildelingskriteriet skal ha høyeste poengscore (10). Dersom ingen av leverandørene oppnår høyeste poengscore (10) ved å legge sammen poengscorene for underkriteriene, vil oppdragsgiver legge til et likt prosentvis påslag for alle leverandørene, slik at beste leverandør skal oppnå poengscore 10. Leverandørens samlede poengscore for dette tildelingskriteriet vektes med tildelingskriteriets vektingsprosent.

  Delkriterier

  Evalueringssum i prisskjema

  70%

  Beskrivelse

  Evalueringssum i prisskjema (fast sortiment og timespriser), innbyrdes vekting på 70 %.

  Fast påslag på øvrig sortiment

  10%

  Beskrivelse

  Fast påslag på øvrig sortiment, regnet i prosent, innbyrdes vekting på 10 %

  Timespriser i prisskjema

  20%

  Beskrivelse

  Timespriser i prisskjema, innbyrdes vekting på 20 %

• Kvalitet

  20%

  Beskrivelse

  Som grunnlag for Leverandørens løsningsbeskrivelse legges følgende til grunn: Små møterom (Møterom 1 og 4): Møterom for opptil 6 deltakere kan delta fysisk, størrelsen er mellom ca. 10 til 15 kvm og avstand til skjermflate er opptil ca. 4 meter. Mellomstore møterom (Møterom 2 og 5): Møterom for opptil 10 deltakere kan delta fysisk, størrelsen er mellom ca. 16-25 kvm og avstand til skjermflate er opptil ca. 6 meter. Store møterom (Møterom 3 og 6): Møterom for opptil 24 deltakere kan delta fysisk, størrelsen er mellom ca. 36-50 kvm og avstand til skjermflate er opptil ca. 10 meter. Generelt om henvisning til nettsider, produktdatablad, videoer etc.: Der leverandør viser til vedlegg eller nettsider som omtaler produktene de tilbyr, må dokumentasjonen være tydelig merket slik at oppdragsgiver skjønner hvilket punkt som besvares, og det må fremgå tydelig om dette er informasjon som gjelder én eller flere av møteromsstørrelsene. Dersom leverandør viser til videoer for å illustrere sine møteromsløsninger må disse avgrenses til en samlet total spilletid på 30 minutter for hele leverandørens tilbud. Det kan vises til deler og utsnitt av videoer. For å holde dokumentasjonen til det relevante minimum, må leverandørs tilbud ikke inneholde henvisninger til nettsider som kun gir informasjon av generell karakter, med mindre leverandør forklarer hvilke deler av nettsiden som får frem poenget de ønsker å trekke frem. Orientering Leverandør skal fylle ut vedlegg "Produktbeskrivelsesskjema". I sin beskrivelse skal leverandør besvare alle punkter for alle møteromsstørrelsene. Dersom leverandør ikke har fylt ut minst 90 % av produktbeskrivelsesskjemaet, vil dette føre til vanskeligheter i evalueringen og leverandør risikerer å få sitt tilbud avvist. Evaluering: Dette tildelingskriteriet vurderes ut fra leverandørs beskrivelse av tildelingskriteriet. Ved evaluering vil det bli gjort en innkjøpsfaglig vurdering av beskrevet løsning. For hvert underkriterie gis beste løsning høyeste poengscore (10), og øvrige løsninger tildeles poengscore forholdsmessig ut fra beste løsning. Beste tilbud på dette tildelingskriteriet skal ha høyeste poengscore (10). Dersom ingen av leverandørene oppnår høyeste poengscore (10) ved å summere poengscorene for underkriteriene, vil oppdragsgiver legge til et likt prosentvis påslag for alle leverandørene, slik at beste leverandør skal oppnå poengscore 10. Leverandørens samlede poengscore for dette tildelingskriteriet vektes med tildelingskriteriets vektingsprosent.

  Evalueringsmetode

  Dette tildelingskriteriet vurderes ut fra leverandørs beskrivelse av tildelingskriteriet. Ved evaluering vil det bli gjort en innkjøpsfaglig vurdering av beskrevet løsning. For hvert underkriterie gis beste løsning høyeste poengscore (10), og øvrige løsninger tildeles poengscore forholdsmessig ut fra beste løsning. Beste tilbud på dette tildelingskriteriet skal ha høyeste poengscore (10). Dersom ingen av leverandørene oppnår høyeste poengscore (10) ved å summere poengscorene for underkriteriene, vil oppdragsgiver legge til et likt prosentvis påslag for alle leverandørene, slik at beste leverandør skal oppnå poengscore 10. Leverandørens samlede poengscore for dette tildelingskriteriet vektes med tildelingskriteriets vektingsprosent.

• Miljø

  Kjøretøy (25%) | Miljøtiltak (20%) | Skjermens energiforbruk og miljøpåvirkning (5%) | Miljømerkede varer (50%)

  15%

  Beskrivelse

  Tildelingskriteriet består av 4 underkriterier: Underkriteriet kjøretøy vektes 25 % av dette tildelingskriteriet. Underkriteriet miljøtiltak vektes 20 % av dette tildelingskriteriet. Leverandørens bærekraftsstrategi, og om leveringsemballasjen inngår i et ombrukssystem eller ikke blir vurdert under dette punktet. Leverandørens beskrivelse av følgende punkt i skjema vektes 5 % av dette tildelingskriteriet: "Hva er skjermens energiforbruk og miljøpåvirkning, og hvordan bidrar valget av skjerm til bærekraftig og kostnadseffektiv drift av møterommet?". Underkriteriet miljømerkede varer vektes 50 % av dette tildelingskriteriet. Orientering: Under tildelingskriteriet «Miljø» vektlegges: Underkriterium 1: Leverandøren får uttelling for å bruke biogasskjøretøy av euroklasse 6/VI og/eller nullutslippskjøretøy i kontraktsperioden. Se «Vedlegg Miljø – Liste over kjøretøy» for utfyllende informasjon og hvordan tildelingskriteriet evalueres. Her skal leverandøren oppgi de kjøretøyene som benyttes av teknikere ved montering, retur, service, og transport der varene sendes fra lokalt lager. Underkriterium 2: Leverandør får uttelling for å ha fokus på miljø i denne anskaffelsen. Leverandør skal beskrive sin bærekraftsstategi. Her er det flere aspekter som kan trekkes frem, blant annet rutiner ved avhending av produkter/avfall, retur, egenskaper ved produktene, med mer. Siden miljømerkede produkter og skjermens miljøegenskaper inngår i vurderingen av de andre underkriteriene skal dette ikke beskrives her. Leverandør skal kun besvare dette punktet med aspekter som angår avrop på denne avtalen. Underkriterium 3: Leverandørenes får uttelling for sin besvarelse av følgende spørsmål i produktbeskrivelsesskjemaet: "Hva er skjermens energiforbruk og miljøpåvirkning, og hvordan bidrar valget av skjerm til bærekraftig og kostnadseffektiv drift av møterommet"? Underkriterium 4: Kriteriet premierer leverandører som kan tilby flest miljømerkede produkter i sitt hovedsortiment. Miljømerket skal være type-1 godkjent for å få toppskår, det vil si at det er utarbeidet i tråd med ISO14024-standard, eks. TCOcertified, BlaueÄngel og EPEAT. og ivaretar hele produktets livssyklus. Produkter med et høyt forventet volum vil gi større utslag i vurderingen. Dokumentasjonskrav Underkriterium 1: Leverandøren skal legge ved ferdig utfylt «Vedlegg Miljø - Liste over kjøretøy». Underkriterium 2: Leverandøren beskriver sine iverksatte miljøtiltak. Beskrivelsen skal bare inneholde miljøtiltak som leverandøren har på plass på tidspunktet for tilbudsfristen. Underkriterium 3: Leverandørens besvarer punktet i vedlagt produktbeskrivelsesskjema. Underkriterium 4: Leverandør fyller inn miljø-lisensnummer og miljømerke i prisskjema. Hvis produktet ikke har lisensnummer så må sertifikat/lisensbevis legges ved. Sertifikater eller andre dokumenter må være gyldige og ikke utgått på tid. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det kun tas hensyn til dokumentasjon som foreligger vedlagt tilbudet ved tilbudsfristens utløp. Dersom en leverandør ikke har mulighet til å delta i merkeordningen eller en tilsvarende merkeordning innen fristen, og dette ikke skyldes leverandøren selv, vil oppdragsgiver akseptere alternativ dokumentasjon. Dersom det gis alternativ dokumentasjon er det tilbyderens ansvar å tilrettelegge denne på en pedagogisk måte, slik at det er enkelt å vurdere om kravene er oppfylt. Evaluering: Dette tildelingskriteriet vurderes ut fra leverandørs beskrivelse av tildelingskriteriet. Ved evaluering vil det bli gjort en innkjøpsfaglig vurdering av beskrevet løsning. For hvert underkriterie gis beste løsning høyeste poengscore (10), og øvrige løsninger tildeles poengscore forholdsmessig ut fra beste løsning. Underkriterium 1: Se forklaringer i vedlegg. Underkriterium 2: Dette tildelingskriteriet vurderes ut fra leverandørs beskrivelse av tildelingskriteriet. Underkriterium 3: Leverandørens besvarelse av punktet får uttelling her, ikke under kvalitetskriteriet. Underkriterium 4: Type 1 miljømerker vil oppnå 1 poeng. Andre merkeordninger vil gi lavere score (0,25 poeng), dersom miljømerkene vurderes som mindre relevante eller omfattende. De produktene som ikke er miljømerket får 0 poeng. Leverandører som tilbyr andre merker, har det juridiske ansvaret for å dokumentere at deres miljømerke kan anses som tilsvarende med de merker som spesifisert over. Poengsum per varelinje multipliseres med estimert antall. Oppnådd poengscore på hvert av underkriteriene blir multiplisert med innbyrdes vekting, og lagt sammen. Beste tilbud på dette tildelingskriteriet skal ha høyeste poengscore (10). Dersom ingen av leverandørene oppnår høyeste poengscore (10) ved å summere poengscorene for underkriteriene, vil oppdragsgiver legge til et likt prosentvis påslag for alle leverandørene, slik at beste leverandør skal oppnå poengscore 10. Leverandørens samlede poengscore for dette tildelingskriteriet vektes med tildelingskriteriets vektingsprosent.

  Evalueringsmetode

  Dette tildelingskriteriet vurderes ut fra leverandørs beskrivelse av tildelingskriteriet. Ved evaluering vil det bli gjort en innkjøpsfaglig vurdering av beskrevet løsning. For hvert underkriterie gis beste løsning høyeste poengscore (10), og øvrige løsninger tildeles poengscore forholdsmessig ut fra beste løsning.

  Underkriterium 1: Se forklaringer i vedlegg.
  Underkriterium 2: Dette tildelingskriteriet vurderes ut fra leverandørs beskrivelse av tildelingskriteriet.
  Underkriterium 3: Leverandørens besvarelse av punktet får uttelling her, ikke under kvalitetskriteriet.
  Underkriterium 4: Type 1 miljømerker vil oppnå 1 poeng. Andre merkeordninger vil gi lavere score (0,25 poeng), dersom miljømerkene vurderes som mindre relevante eller omfattende. De produktene som ikke er miljømerket får 0 poeng. Leverandører som tilbyr andre merker, har det juridiske ansvaret for å dokumentere at deres miljømerke kan anses som tilsvarende med de merker som spesifisert over. Poengsum per varelinje multipliseres med estimert antall. Oppnådd poengscore på hvert av underkriteriene blir multiplisert med innbyrdes vekting, og lagt sammen. Beste tilbud på dette tildelingskriteriet skal ha høyeste poengscore (10). Dersom ingen av leverandørene oppnår høyeste poengscore (10) ved å summere poengscorene for underkriteriene, vil oppdragsgiver legge til et likt prosentvis påslag for alle leverandørene, slik at beste leverandør skal oppnå poengscore 10. Leverandørens samlede poengscore for dette tildelingskriteriet vektes med tildelingskriteriets vektingsprosent.

  Delkriterier

  Kjøretøy

  25%

  Beskrivelse

  Underkriteriet kjøretøy vektes 25 % av dette tildelingskriteriet. Leverandøren får uttelling for å bruke biogasskjøretøy av euroklasse 6/VI og/eller nullutslippskjøretøy i kontraktsperioden. Se «Vedlegg Miljø – Liste over kjøretøy» for utfyllende informasjon og hvordan tildelingskriteriet evalueres. Her skal leverandøren oppgi de kjøretøyene som benyttes av teknikere ved montering, retur, service, og transport der varene sendes fra lokalt lager.

  Evalueringsmetode

  Se forklaringer i vedlegg.

  Miljøtiltak

  20%

  Beskrivelse

  Underkriteriet miljøtiltak vektes 20 % av dette tildelingskriteriet. Leverandørens bærekraftsstrategi, og om leveringsemballasjen inngår i et ombrukssystem eller ikke blir vurdert under dette punktet. Leverandør får uttelling for å ha fokus på miljø i denne anskaffelsen. Leverandør skal beskrive sin bærekraftsstategi. Her er det flere aspekter som kan trekkes frem, blant annet rutiner ved avhending av produkter/avfall, retur, egenskaper ved produktene, med mer. Siden miljømerkede produkter og skjermens miljøegenskaper inngår i vurderingen av de andre underkriteriene skal dette ikke beskrives her. Leverandør skal kun besvare dette punktet med aspekter som angår avrop på denne avtalen.

  Evalueringsmetode

  Dette tildelingskriteriet vurderes ut fra leverandørs beskrivelse av tildelingskriteriet.

  Skjermens energiforbruk og miljøpåvirkning

  5%

  Beskrivelse

  Leverandørens beskrivelse av følgende punkt i skjema vektes 5 % av dette tildelingskriteriet: "Hva er skjermens energiforbruk og miljøpåvirkning, og hvordan bidrar valget av skjerm til bærekraftig og kostnadseffektiv drift av møterommet"?

  Evalueringsmetode

  Leverandørens besvarelse av punktet får uttelling her, ikke under kvalitetskriteriet.

  Miljømerkede varer

  50%

  Beskrivelse

  Underkriteriet miljømerkede varer vektes 50 % av dette tildelingskriteriet. Kriteriet premierer leverandører som kan tilby flest miljømerkede produkter i sitt hovedsortiment. Miljømerket skal være type-1 godkjent for å få toppskår, det vil si at det er utarbeidet i tråd med ISO14024-standard, eks. TCOcertified, BlaueÄngel og EPEAT. og ivaretar hele produktets livssyklus. Produkter med et høyt forventet volum vil gi større utslag i vurderingen.

  Evalueringsmetode

  Type 1 miljømerker vil oppnå 1 poeng. Andre merkeordninger vil gi lavere score (0,25 poeng), dersom miljømerkene vurderes som mindre relevante eller omfattende. De produktene som ikke er miljømerket får 0 poeng. Leverandører som tilbyr andre merker, har det juridiske ansvaret for å dokumentere at deres miljømerke kan anses som tilsvarende med de merker som spesifisert over. Poengsum per varelinje multipliseres med estimert antall.

Fant ingen kvalifikasjonskrav i konkurransekunngjøringen.

Se hele utlysningen