Über das Angebot

Beschreibung der Aufgabe

Implementierung einer Payroll-Anwendung (PRA) Dienstleistungen und SoftwareHauptmerkmale des VerfahrensIm Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb sind vorerst nur die Bewerbungsunterlagen einzureichen. Diese befinden sich im Reiter "Teilnahmeunterlagen" im Abschnitt "vom Unternehmen auszufüllende Dokumente". Die für die Angebotsphase(n) benötigen Unterlagen befinden sich informativ im Abschnitt "Sonstiges" unter dem Reiter "Teilnahmeunterlagen". Sofern sie zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, befinden sich die hierfür notwendigen Unterlagen dann in einem neuen Projektraum (neue CX-Vorgangsnummer) im Entsprechenden Ordner "vom Unternehmen auszufüllende Dokumente". Folgender Ablauf im Verfahren ist vorgesehen: Nach der Öffnung der rechtzeitig eingegangenen Angebote werden diese einer formalen Prüfung durch den Auftraggeber unterzogen. Der Auftraggeber behält sich gemäß § 17 Abs. 11 VgV das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen. Die Bieter werden - sofern erforderlich - mit gesondertem Schreiben zu einer Verhandlungsrunde eingeladen. Sofern eine Verhandlungsrunde stattfindet, haben die Bieter im Anschluss an diese die Möglichkeit, ihre Angebote anhand der Verhandlungsergebnisse zu überarbeiten und anzupassen. Dazu werden Sie mit gesondertem Schreiben (Aufforderung zum finalen Angebot) aufgefordert. Die dann vorliegenden Letztangebote bzw. im Falle eines Zuschlags ohne Verhandlungsrunde die Erstangebote, werden einer formalen Prüfung unterzogen und anhand der bekanntgemachten Zuschlagskriterien (Ziffer 9 Zuschlagskriterien) gewertet. ACHTUNG: Schon das erste Angebot muss vollumfänglich den Anforderungen der Vergabeunterlagen entsprechen. Bedingungen, Einschränkungen, Änderungen etc. führen zum Ausschluss des Angebotes.

Kontaktinformationen

Kontakttelefon

+49 941601-0

Kontakt-E-Mail

ausschreibungen@rewag.de

Adresse

Greflingerstraße 26, 93055 Regensburg

• Nettopreis

  50%

  Beschreibung

  Das Angebot mit dem geringsten Nettopreis für die ausgeschriebene Leistung (vgl. Preisblätter) erhält 50 Punkte. Für die preislich nachfolgenden Angebote wird die Punktzahl wie folgt bestimmt: Punktzahl Bieter XY= (Niedrigster Nettopreis x 50 )/(Preis Bieter XY) Bei der so errechneten Punktzahl findet nur die erste Nachkommastelle Berücksichtigung. Alle weiteren Nachkommastellen fallen ohne Auf- oder Abrundung weg. Der zu bewertende Preis setzt sich aus den folgenden Angebotspreisen des Preisblatt (A05) zusammen: (ID 1A) Gesamtpreis (ID 2A und 2B) Gesamtpreis "Laufende Kosten - Wartung SaaS Cloud" hochgerechnet auf 6 Jahre Die Preisangabe unter ID ID 3 ist zur Abfrage von möglichen zusätzlichen Tagessätze angedacht. Der Auftraggeber behält sich vor, diese Tagessätze zum angegebenen Preis einzeln oder vollständig bis spätestens zum Zeitpunkt der Produktivsetzung / Go Live zu beauftragen. Eine Pflicht zur Beauftragung der angebotenen Tagessätze (ID 3) besteht für den Auftraggeber daraus nicht.

  Bewertungsmethode

  Das Angebot mit dem geringsten Nettopreis für die ausgeschriebene Leistung erhält 50 Punkte. Für die preislich nachfolgenden Angebote wird die Punktzahl wie folgt bestimmt: Punktzahl Bieter XY= (Niedrigster Nettopreis x 50 )/(Preis Bieter XY). Bei der so errechneten Punktzahl findet nur die erste Nachkommastelle Berücksichtigung. Alle weiteren Nachkommastellen fallen ohne Auf- oder Abrundung weg. Der zu bewertende Preis setzt sich aus den folgenden Angebotspreisen des Preisblatt (A05) zusammen: (ID 1A) Gesamtpreis (ID 2A und 2B) Gesamtpreis "Laufende Kosten - Wartung SaaS Cloud" hochgerechnet auf 6 Jahre.

• Qualitative Erfüllung der Anforderungen

  15%

  Beschreibung

  Die Anforderungen aus "Projektinformationen Personalmanagementsystems" (A03) und der "Tabelle zum Anforderungskatalog" (A04) sind als "qualitative und funktionelle Kriterien" zu verstehen und werden einzeln mit Punkten bewertet. Der Bieter muss, unter anderem, bei Angebotsabgabe die vollständig ausgefüllte A04 Tabelle zum Anforderungskatalog einreichen. Alle in der Spalte "Priorität" mit dem Zusatz "A" aufgeführten Anforderungen sind Mindestanforderungen und müssen durch die angebotene Softwarelösung vorhanden sein. Bei der Spalte "Angaben Bieter" in A04 ist bei jeder Leistungszeile ein Auswahlfeld als "Drop Down-Feld" hinterlegt. Zur Auswahl stehen: "erfüllt" - Mit Auswahl gibt der Bieter an das diese Anforderung erfüllt ist und im Angebotspreis unter ID1 und/oder ID 2 enthalten ist "nicht erfüllt" - Mit Auswahl gibt der Bieter an, dass diese Anforderung nicht erfüllt ist "in Programmierung" - Mit Auswahl gibt der Bieter an, dass diese Anforderungen aktuell in Programmierung / Umsetzung ist und im Projektverlauf zum Test zur Verfügung steht. Zudem sind die Kosten der Umsetzung im Preisblatt unter ID 1 und / oder ID 2 enthalten. Mit den Angaben der A04 Spalte "Antwort des Anbieters" werden die Punkte nach fachlichen Präferenzen des Auftraggebers, wie nachfolgend aufgeführt, vergeben. Insgesamt sind maximal 6.310 Qualitäts-Punkte zu erreichen. Es werden nur Angebote zur Wertung zugelassen, wenn eine Mindestpunktzahl von 3.000 Qualitäts-Punkten (Q-Punkten) durch die Angaben des Bieters erreicht werden. Die Q-Punkte fließen, wie nachfolgende beschrieben, in die Gesamtbewertung ein: Die Umrechnung der Q-Punkte für die Punkte zur Zuschlagswertung ist wie folgt: Der Bieter mit der höchsten Anzahl an Q-Punkten erhält 15 Punkte der Gesamtwertung. Die anderen Bieter werden gemäß der nachfolgenden Formel ermittelt: Punktezahl Bieter XY = Erreichte Q-Punktezahl des Bieters x 15 Meiste Q-Punktezahl eines Bieters Die Angaben der "Qualitative Erfüllung der Anforderungen" werden Bestandteil der Leistungsbeschreibung und damit der vom Bieter und späteren Auftragnehmer geschuldeten Leistung.

  Bewertungsmethode

  Die Anforderungen aus "Projektinformationen Personalmanagementsystems" (A03) und der "Tabelle zum Anforderungskatalog" (A04) werden einzeln mit Punkten bewertet. Alle in der Spalte "Priorität" mit dem Zusatz "A" aufgeführten Anforderungen sind Mindestanforderungen und müssen durch die angebotene Softwarelösung vorhanden sein. Zur Auswahl stehen: "erfüllt" (Anforderung erfüllt und im Angebotspreis enthalten), "nicht erfüllt" (Anforderung nicht erfüllt), "in Programmierung" (Anforderung in Programmierung/Umsetzung und Kosten im Preisblatt enthalten). Die Punktevergabe erfolgt nach fachlichen Präferenzen des Auftraggebers: * Prio 1: Erfüllt - 30 Punkte / nicht erfüllt - 0 Punkte / in Programmierung - 5 Punkte * Prio 2: Erfüllt - 20 Punkte / nicht erfüllt - 0 Punkte / in Programmierung - 5 Punkte * Prio 3: Erfüllt - 10 Punkte / nicht erfüllt - 0 Punkte / in Programmierung - 5 Punkte Insgesamt sind maximal 6.310 Qualitäts-Punkte zu erreichen. Angebote werden nur zur Wertung zugelassen, wenn eine Mindestpunktzahl von 3.000 Qualitäts-Punkten (Q-Punkten) erreicht wird. Der Bieter mit der höchsten Anzahl an Q-Punkten erhält 15 Punkte der Gesamtwertung.

• Mitwirkungspflichten des Auftraggebers zur Projektumsetzung

  5%

  Beschreibung

  Der Bieter hat mit Angebotsabgabe die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers (AG) bzw. der REWAG-Mitarbeiter inkl. Angabe von Arbeitstagen, mit inhaltlich fachlich und zeitlichen Verfügbarkeit. Der geringste berechnete Gesamtpreis (A05 Preisblatt - ID 4) erhält die volle Punktzahl (5 Punkte). Die übrigen angebotenen Preise werden hierzu anhand folgender Formel bepunktet: Die Berechnung erfolgt auf Grundlage der Bieterangabe zu der Anzahl der für die Projektumsetzung benötigten Mitarbeiter des Auftraggebers zu einem durchschnittlichen Tagessatz von 500,00 Euro je REWAG-Mitarbeiter. Der geringste Preis der Mitwirkungspflicht erhält die volle Punktezahl (5 Punkte). Die übrigen angebotenen Preise werden hierzu anhand folgender Formel bepunktet: Angabe der Tagessätze für Mitwirkungspflicht x 500,00 Euro = Preis der Mitwirkungspflicht Punktezahl Bieter XY = günstigster Preis der Mitwirkungspflicht x 5 Preis der Mitwirkungspflicht des Bieters Die Angabe erfolgt durch den Bieter im Preisblatt (Anlage 05 ID 4) unter der Rubrik "Mitwirkungspflicht des Auftraggebers (AG)". HINWEISE FÜR DIE EINREICHUNG Die Angaben sind mit Angebotsabgabe einzureichen und werden nicht nachgefordert! Die Angaben werden Bestandteil der Leistungsbeschreibung und damit der später vom Bieter und Auftragnehmer geschuldeten Leistung.

  Bewertungsmethode

  Der Bieter muss die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers (AG) bzw. der REWAG-Mitarbeiter inkl. Angabe von Arbeitstagen, mit inhaltlich fachlich und zeitlichen Verfügbarkeit, einreichen. Die Berechnung erfolgt auf Grundlage der Bieterangabe zu der Anzahl der für die Projektumsetzung benötigten Mitarbeiter des Auftraggebers zu einem durchschnittlichen Tagessatz von 500,00 Euro je REWAG-Mitarbeiter. Der geringste Preis der Mitwirkungspflicht erhält die volle Punktezahl (5 Punkte).

• Projektumsetzungskonzept mit Meilensteinen und Anbindungsmodell

  20%

  Beschreibung

  Der Bieter muss mit seinem Angebot ein Projektumsetzungskonzept mit Meilensteinen und Anbindungsmodell einreichen. Dieses Konzept darf einen Umfang von 4 DIN A4 Seiten (Arial, Schriftgröße 11, Seitenränder 2,5 cm) nicht überschreiten. Mit diesem Konzept hat der Bieter für das konkrete Vorhaben darzulegen, mit welcher Software und Tools mit Dienstleistungsaufwand wie er die geschuldete Leistung erbringen wird. Insbesondere die nachfolgenden Themenschwerpunkte sind mit Bezug zur fachlichen Anforderungskatalog (A03 und A04) transparent und nachvollziehbar mit seinem Konzept darzustellen. Bitte beachten Sie die fachlichen Anforderungen in Dokument "A03 Projektbeschreibung Payroll". Darstellung möglicher Lösungsansätze aller Module und Anwendungsbereiche mit Bezug zum Anforderungskatalog (A03 mit A04) - Der Anbieter zeigt zusätzlich zum Integrationskonzept, mit welchen Schnittstellen er bereits Payroll-Systemen angebunden hat, die Tarifverträge des öffentlichen Dienstes (TVöD, TV-V, TV-N) abbilden können. - Ebenfalls in der Ausschreibung befindet sich derzeit eine SaaS basiertes Personalmanagementsystem (Go Live zum 01.01.2026), das als führendes System etabliert werden soll. Dies ist somit als besondere Herausforderung bei der Konzeption eines Einführungsprojektes und für die technische Anbindung der Payroll-Anwendung zu beachten. - Darstellung der Softwarearchitektur- und dem Schnittstellenkonzept incl. Anbindungsmodell zum führenden System sowie an SAP HCM (Zeitwirtschaft) und Drittsysteme wie in A03 aufgeführt. - Darstellung eines Projektablaufplans, der den Inhalt der signifikanten Projektphasen und Meilensteine in Bezug auf die beschriebenen Anforderungen und Leistungsbestandteile für die Implementierung einer Payroll-Anwendung berücksichtigt, mit dem Ziel des Go Live zum 01.01.2026 - Erläuterung, welches Projektinformationssystem zum Einsatz kommt. - Beschreibung des Update-Prozesses: Wann und wie wird der Auftraggeber über Updates informiert wird. Erfolgt eine Kommunikation von Änderungen und Weiterentwicklungen? - Der Bieter stellt dar, wie nach dem Systemwechsel Rückrechnungen erfolgen, z.B. fehlerhafte Zeiterfassung, zeitversetzte Zuschläge. - Der Bieter zeigt auf wie, und mit welchen Daten geldwerte Vorteile (Tanken, Badekarten, Strom / Gasbezug) im System dargestellt und steuerlich behandelt werden können. - Der Bieter benennt mit Angebotsabgabe die Mitwirkungspflichten des Auftragsgebers in Form einer detaillierten, den Projektphasen entsprechenden Ressourcenplanung, um das Projekt durch den Bieter termingerecht realisieren zu können. - Darstellung des Schulungskonzepts mit Schwerpunkten des Ablaufs und der Durchführung. Das Konzept ist mit Abgabe des Angebotes einzureichen und die Angabe des Projektumsetzungskonzeptes mit Meilensteinen und Anbindungsmaßnahmen werden Bestandteil der Leistungsbeschreibung und damit der vom Bieter und späteren Auftragnehmer geschuldeten Leistung.

  Bewertungsmethode

  Das Konzept darf einen Umfang von 4 DIN A4 Seiten nicht überschreiten. Es sind folgende Themenschwerpunkte darzustellen: * Darstellung möglicher Lösungsansätze aller Module und Anwendungsbereiche mit Bezug zum Anforderungskatalog (A03 mit A04). * Anbindung von Payroll-Systemen, die Tarifverträge des öffentlichen Dienstes abbilden können. * Berücksichtigung eines SaaS-basierten Personalmanagementsystems (Go Live zum 01.01.2026) als führendes System. * Darstellung der Softwarearchitektur- und dem Schnittstellenkonzept incl. Anbindungsmodell zum führenden System sowie an SAP HCM (Zeitwirtschaft) und Drittsysteme. * Darstellung eines Projektablaufplans mit signifikanten Projektphasen und Meilensteinen für die Implementierung einer Payroll-Anwendung, mit dem Ziel des Go Live zum 01.01.2026. * Erläuterung, welches Projektinformationssystem zum Einsatz kommt. * Beschreibung des Update-Prozesses. * Darstellung, wie nach dem Systemwechsel Rückrechnungen erfolgen. * Darstellung, wie und mit welchen Daten geldwerte Vorteile im System dargestellt und steuerlich behandelt werden können. * Benennung der Mitwirkungspflichten des Auftraggebers in Form einer detaillierten, den Projektphasen entsprechenden Ressourcenplanung. * Darstellung des Schulungskonzepts mit Schwerpunkten des Ablaufs und der Durchführung. Bewertung: * Sehr gute Lösung: 20-16 Punkte (plausibel und nachvollziehbar beschrieben) * Gute Lösung: 15 - 10 Punkte (meiste Lösungsansätze plausibel und nachvollziehbar beschrieben) * Ausreichende Lösung: 9 - 5 Punkte (einige Lösungsansätze erwähnt bzw. nicht plausibel und /oder nachvollziehbar beschrieben) * Ungenügende Lösung: 4 - 0 Punkte (große Lücken in der Plausibilität und Nachvollziehbarkeit bzw. nicht beschrieben oder kein Konzept abgegeben)

• Angebotspräsentation

  10%

  Beschreibung

  Der Bieter stellt in der Angebotspräsentation sein Angebot unter Berücksichtigung der fachlichen Anforderungen des Auftraggebers (A03 und A04) als Live-Demo in seiner angebotenen Softwarelösung dar. Die Dauer der Angebotspräsentation beträgt 60 Minuten, davon 40 Minuten zur Präsentation durch den Bieter und 20 Minuten für Fragen. Darzustellen sind die Schwerpunkte: - Kurze technische Erklärung zur Anbindung der Lösungen in die Softwarelandschaft des Auftraggebers - Schnittstellen / Datenaustausch zum führenden System, FiBu sowie zur Zeitwirtschaft - Navigation und Bedienung der Software aus Sicht des Entgeltabrechners - Darstellung der Testumgebung und von Testabrechnungen - Nutzung der Module gemäß den fachlichen Anforderungen A03 und A04 - Vorgehensweise bei der Datenmigration - Überblick über vordefinierte/definierbare Auswertungspakete - Überblick über Verantwortung / Arbeitsaufwand bei Aktualisierung der Tarifverträge bzw. Systemupdates - Darlegen der Zuständigkeiten für Folgetätigkeiten der Lohnabrechnung (Übermittlung Beitragsnachweise / Übermittlung Lohnsteueranmeldung / Erstellung der Überweisungsträger / Erstellung und Weitergabe der Buchungssätze für die FiBu) Sofern ein Termin zur Angebotspräsentation durch Verschulden des Bieters nicht erfolgt, wird das Angebot ausgeschlossen.

  Bewertungsmethode

  Die Angebotspräsentation dauert 60 Minuten (40 Minuten Präsentation, 20 Minuten Fragen). Darzustellen sind die Schwerpunkte: * Kurze technische Erklärung zur Anbindung der Lösungen in die Softwarelandschaft des Auftraggebers. * Schnittstellen / Datenaustausch zum führenden System, FiBu sowie zur Zeitwirtschaft. * Navigation und Bedienung der Software aus Sicht des Entgeltabrechners. * Darstellung der Testumgebung und von Testabrechnungen. * Nutzung der Module gemäß den fachlichen Anforderungen A03 und A04. * Vorgehensweise bei der Datenmigration. * Überblick über vordefinierte/definierbare Auswertungspakete. * Überblick über Verantwortung / Arbeitsaufwand bei Aktualisierung der Tarifverträge bzw. Systemupdates. * Darlegen der Zuständigkeiten für Folgetätigkeiten der Lohnabrechnung. Bewertung: * Sehr gute Lösung: 10-8 Punkte (vollständig plausibel und nachvollziehbar dargestellt, intuitives Handling) * Gute Lösung: 7 - 5 Punkte (in großen Teilen plausibel und nachvollziehbar dargestellt, einfaches Handling) * Ausreichende Lösung: 5 -3 Punkte (in einigen Teilen plausibel und nachvollziehbar dargestellt, Handling durch Schulungen erlernbar) * Ungenügende Lösung: 2 - 0 Punkte (in geringen Teilen dargestellt, Handling durch intensive Schulungen erlernbar, nicht alle Module vorgestellt/verfügbar) Sofern ein Termin zur Angebotspräsentation durch Verschulden des Bieters nicht erfolgt, wird das Angebot ausgeschlossen.

• Registrierungsbescheinigung

  Beschreibung

  Dieser Nachweis ist zu erbringen durch Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister bzw. vergleichbarer Nachweis. HINWEIS: Die geforderten Existenznachweise dürfen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Angebote nicht älter als sechs Monate sein

  Dokumentationsanforderung

  Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister bzw. vergleichbarer Nachweis.

• Eigenerklärung

  Beschreibung

  Mit Abgabe des Angebotes erkläre ich/wir, dass der Bieter/ die Mitglieder der Bietergemeinschaft nicht wegen einer der in § 123 Abs. 1 - 4 GWB genannten Vorschriften verurteilt ist und dass keine Ausschlussgründe nach §124 Abs. 1 GWB vorliegen.

  Dokumentationsanforderung

  Eigenerklärung mit Abgabe des Angebotes.

• Haftpflichtversicherung

  Beschreibung

  Der Bieter erklärt, dass er eine Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 3 Mio. EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden je Versicherungsjahr abgeschlossen hat, die für die gesamte Auftragsausführung gültig ist oder für die gesamte Ausführungszeit des Auftrags abschließen wird. Geforderte Mindeststandards: mindestens die geforderte Deckungssumme

  Dokumentationsanforderung

  Das Einreichen einer Versicherungsbescheinigung ist NICHT erforderlich.

• Referenzprojekte

  Beschreibung

  Nachweis über die Durchführung und der erfolgten Produktivsetzung / Go Live von mindestens drei vergleichbaren Referenzprojekten. Als vergleichbares Referenzprojekt wird angesehen, die Einführung eines SaaS-basierten Payroll-Systems, davon mindestens eines bei einem Sektorenauftraggeber oder einem öffentlichen Auftraggeber mit mehr als 500 Beschäftigten. Zudem müssen mindestens zwei Referenzen mit mindestens drei Mandanten und mindestens mit zwei Tarifverträgen des öffentlichen Dienstes (TVöD, TV-V, TV-N) abgerechnet werden. Der Zeitraum der Produktivsetzung / Go Live der Referenz darf die letzten 5 Kalenderjahren, zum Stichtag der Angebotsfrist, nicht überschreiten. Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen: Kurze Beschreibung des Referenzprojektes und Kenndaten mit Bezug zu vergleichbaren Leistungen Name und Adresse des Referenzauftraggebers, sowie Benennung eines Ansprechpartners mit Telefonnummer beim Referenzauftraggeber Zeitraum und Datum der Produktivsetzung / Go Live Anzahl der Beschäftigten, die mit der Referenz betreut werden Auftraggeber ist ein Sektorenauftraggeber oder ein öffentlicher Auftraggeber Angaben zu den angebundenen Mandanten und den Tarifverträgen Fehlt eine der geforderten Angaben zu einer Referenz, so kann die jeweilige Referenz nicht berücksichtigt werden!

  Dokumentationsanforderung

  Es wird darauf hingewiesen, dass die Formblätter des Auftraggebers (A07) für jede Referenz einzeln zu verwenden sind.

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