Om udbuddet

Opgavebeskrivelse

Dette udbud vedrører levering og installation af forbrugsmålere (varme-, vand-, el- og energimålere), opsamling, dataudveksling via API og validering af forbrugsdata, udarbejdelse af forbrugsregnskaber samt håndtering af forbrugsklager for Boligselskabet Sjælland. Den udbudte kontrakt omfatter afdelingerne og boligerne i følgende områder af Ordregivers organisation: Roskilde, Viby, Ølstykke, Borup, Køge, Ringsted, Glumsø, Vordingborg, Solrød, Tølløse og Holbæk. Kontrakten omfatter også afdelingerne for boligselskabet BoliGrøn og Hvalsø Boligselskab, som Ordregiver administrerer. Sammensætningen af boligafdelinger samt antallet af disses lejemål kan evt. skifte i kontraktperioden, fx ifm. nybyggeri, nedlægning af boliger og afdelinger ol. Leverandøren skal acceptere sådanne ændringer. Den udbudte Kontrakt har en varighed på 8 år med option på forlængelse i 1 x 1 år på uændrede vilkår. Kontraktens forventede værdi er 25 mio. kr. ekskl. moms og er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet.Hovedtræk i procedurenUdbuddet gennemføres som offentligt udbud, jf. Udbudsloven, LBK nr. 116 af 03/02/2025, hvilket betyder, at enhver kan afgive tilbud.

Kontaktoplysninger

Kontaktnavn

Indkøb, Boligselskabet Sjælland

Kontakttelefon

+45 46304700

Kontakt e-mail

indkob@bosj.dk

Adresse

Sjællandsvænget 1, 4000 Roskilde

• Pris

  40%

  Beskrivelse

  Tilbudsgiver skal følge instruksen i Bilag 2 - Tilbudsliste for dennes udfyldelse. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige gule felter i Bilag 2 - Tilbudsliste, herunder afgive priser for målere, service og restmontage, data og forbrugsregnskaber. Tilbudsgivers afgivne priser i Bilag 2 - Tilbudsliste, under faneblad Bilag 2b, opsummeres i én samlet tilbudssum pr. tilbudsgiver under faneblad Bilag 2a. Fra den samlede tilbudssum pr. tilbudsgiver udregnes point, jf. afsnit 8.1 i udbudsbetingelserne, som derefter vægtes med 40 %, som er vægtningen for underkriteriet ”pris”. Tilbudsgivers priser skal være ekskl. moms og indeholde alle nødvendige omkostninger til leverancens gennemførelse, herunder alle former for tillæg, afgifter, abonnementer, licenser, udlæg, service, garantier, administration, forsikringsudgifter, levering, pletmaling, kørsel, support, hosting og data samt hardware der, ud over fordelingsmålere, er nødvendige for leverancen. Priserne skal indeholde samtlige gældende offentlige afgifter og gebyrer på tidspunktet for Kontraktens underskrift. Ordregiver vil ikke acceptere andre gebyr som f.eks. fakturagebyr, ekspeditionsgebyr og lignende, medmindre det kan dokumenteres, at der er tale om en afgift til det offentlige.

  Evalueringsmetode

  Point udregnes fra den samlede tilbudssum pr. tilbudsgiver, jf. afsnit 8.1 i udbudsbetingelserne.

• Kvalitet

  Mennesket - Kommunikation, adfærd og tryghed i leverancen (40%) | Hjemmet - Kvalitet, orden og respekt for beboerens hjem (40%) | Klimaet - Energibevidsthed og bæredygtige løsninger (20%)

  30%

  Beskrivelse

  Ordregiver har valgt, at ”Kvalitet” evalueres på elementer, som beskrevet i Delkriterium 1-3. Tilbudsgivers besvarelser for ”Kvalitet” skal angives i Bilag 4 – Løsningsbesvarelse. Ved evalueringen af de modtagne besvarelser, vil der blive lagt vægt på, i hvilken grad tilbudsgiver har beskrevet en systematisk og pålidelig tilgang til installation, datavalidering og forbrugsafregning, som imødekommer Ordregivers behov og sikrer høj datakvalitet, brugervenlighed og klagehåndtering. Besvarelsen for hvert delkriterium, Delkriteriet 1-3, må maksimalt være på 3 A4-sider (samlet 9 A4-sider) á 2.200 tegn inkl. mellemrum, skrevet med skrifttypen Calibri i størrelse 11 og linjeafstand 1,15. Indsættes der figur/tabel i besvarelsen, tæller de med 800 tegn og vil blive betragtet som en del af den samlede begrænsning på 3 A4-sider per delkriterium. Sider og/eller tegn ud over begrænsningen vil ikke blive medtaget i evalueringen.

  Evalueringsmetode

  Ved evalueringen af de modtagne besvarelser, vil der blive lagt vægt på, i hvilken grad tilbudsgiver har beskrevet en systematisk og pålidelig tilgang til installation, datavalidering og forbrugsafregning, som imødekommer Ordregivers behov og sikrer høj datakvalitet, brugervenlighed og klagehåndtering.

  Underkriterier

  Mennesket - Kommunikation, adfærd og tryghed i leverancen

  40%

  Beskrivelse

  Beboernes oplevelse ifm. med både installations- og regnskabsprocessen er af stor betydning for Ordregiver. Leverandøren skal sikre, at dennes medarbejdere og processer skaber en tryg, respektfuld og gennemsigtig oplevelse for beboeren. Tilbudsgiver skal beskrive tilgangen til følgende: Hvordan og hvornår informeres beboeren om installation, regnskaber og eventuelle opfølgningstjenester? Hvordan sikres det, at Leverandørens medarbejdere optræder professionelt, med respekt for beboerens hjem og privatliv? Hvordan præsenteres regnskaberne på en måde, der er letforståelig for beboeren, og hvordan formidles information om forbrug? Hvordan håndteres beboernes spørgsmål om forbrug og regnskaber? Tilbudsgiver skal beskrive reaktions- og svartider for både telefoniske og skriftlige henvendelser samt tilbudsgivers tilgang til individuel behandling af spørgsmål og klager.

  Evalueringsmetode

  Det vægtes højt, at: * Klar og entydig kommunikation og information er essentiel. Informationen skal være letforståelig og sikre, at alle beboere bliver informeret korrekt. * Leverandørens tilgængelighed og hurtige svartider på henvendelser fra både beboere og BOSJ medarbejdere. * Der gives individuel rådgivning om forbrug, herunder forslag til reduktion af forbrug. * Regnskaber er letforståelige.

  Hjemmet - Kvalitet, orden og respekt for beboerens hjem

  40%

  Beskrivelse

  Ordregiver ønsker, at alle installationer og regnskaber sker med størst mulig respekt for beboerens hjem. Kvaliteten og forudsigeligheden af leverancerne er væsentlige, og installationerne skal forårsage minimal gene i beboernes boliger. Leverandøren skal sikre, at arbejdet i og omkring beboernes hjem udføres med høj kvalitet og respekt for beboeren. Tilbudsgiver skal beskrive tilgangen til følgende: Hvordan sikres en realistisk projektplan for installationsarbejdet, inkl. varsling af beboeren og håndtering af boliger, hvor der ikke blev givet adgang i første installationsrunde? Hvad er den forventede varighed for installationsopgaven - fra første installationsdag til data kan ses af beboeren i præsentationssoftwaren? Hvordan sikres oprydning efter installationen, beskyttelse af bolig samt minimal forstyrrelse under arbejdet? Hvad sker der, hvis beboer ikke har ryddet installationsstedet og har møbler foran måleren? Hvordan sikres korrekt opbevaring og returnering af boligernes nøgler? Hvordan sikres kvaliteten af installationsarbejdet, og hvordan udføres kontrol, observationstid og dokumentation af udført arbejde? Hvordan sikres kvalitet, struktur og rettidig aflevering af (fysiske) regnskaber? Hvordan sikres datavalidering og kvalitetssikring før udarbejdelse af regnskaber?

  Evalueringsmetode

  Det vægtes højt, at: * Tilbudsgiver præsenterer en realistisk projektplan, der sikrer, at installationen afsluttes hurtigt og effektivt med minimal forstyrrelse. * Installationer og regnskaber er systematisk kvalitetssikret for at minimere fejl. Desuden skal der være klare procedurer for håndtering af udfordringer under installationsarbejdet, som f.eks. manglende rydning af ”genstande” i installationsområdet. * Fleksibilitet i installation og håndtering af beboerens hjem, samt at installationen forårsager minimal gene.

  Klimaet - Energibevidsthed og bæredygtige løsninger

  20%

  Beskrivelse

  Ordregiver prioriterer løsninger, der understøtter bæredygtighed, både i forhold til klima, energiforbrug og ressourcer. Leverandørens processer og tekniske løsninger skal bidrage til en energieffektiv og miljøvenlig boligdrift. Tilbudsgiver skal beskrive tilgangen til følgende: Ved installation af fordelingsmålere, hvordan sikres valide data, der giver et korrekt grundlag for energibesparelser? Hvordan bidrager digitaliseringen af regnskaber til at reducere papirforbrug? Hvordan optimeres logistik og ruteplanlægning for at minimere CO₂-aftrykket? Hvordan understøtter den tilbudte løsning beboernes energibevidsthed? Hvordan sikrer alarmer og notifikationer mod utilsigtet forbrug og hvad er reaktionstiderne fra f.eks. lækage opstår til alarm/notifikation meldes? Hvordan håndteres genbrug af materialer fra nedtagne målere, og hvordan sikres bæredygtig bortskaffelse?

  Evalueringsmetode

  Det vægtes højt, at: * Forbrugsdata er valide og baseret på faktiske aflæsninger (ikke skønnede data). * Regnskaber fremover leveres digitalt, og dermed reducerer papirforbruget. * Leverandørens bilpark og ruteplanlægning optimeres for at minimere CO₂-aftrykket. * Leverandøren sikrer genbrug af materialer og en bæredygtig bortskaffelse af udtjente målere.

• IT Service

  30%

  Beskrivelse

  Tilbudsgivers besvarelser for tildelingskriteriet ”IT Service” skal angives i Bilag 4 – Løsningsbesvarelse. Ved evalueringen af de modtagne besvarelser, vil der blive lagt vægt på, i hvilken grad tilbudsgiver har dokumenteret en systematisk og pålidelig tilgang til installation, datavalidering og forbrugsafregning, som imødekommer Ordregivers behov og sikrer høj datakvalitet, brugervenlighed og klagehåndtering. Ordregiver gør opmærksom på, at tilbudsgivers besvarelse af tildelingskriteriet 3 i Bilag 4 – Løsningsbesvarelse skal danne baggrund for fælles udarbejdelse af dokumentet Bilag 3a – IT Service Level Agreement. Dette skal ske inden Kontraktens indgåelse, dog senest 5 hverdage efter udløbet af standstill-perioden, som beskrevet under afsnit 3.1 Betingelser i Udkast til Kontrakt. Ordregivers IT-afdeling har bl.a. til opgave at sikre, at enhver leverandør af Software as a Service (SaaS) produkt til Ordregiver lever op til minimumskrav omkring specifikke IT-tekniske behov såvel som ikke funktionelle behov/NFR (Non Functional Requierement). Som besvarelse på dette tildelingskriterie, skal Leverandøren redegøre for et samlet dokumentationskompleks, hvor dokumenttyper og indholdsfortegnelser er på plads. Tilbudsgiver skal i sin beskrivelse tydeligt vise, at tilbudsgiver generelt lever op til såvel danske som EU-krav herunder Persondatasikkerhed og IT-sikkerhed inkl. dataopbevaring. Beskrivelsen skal bl.a. omfatte nedenstående punkter: Hvordan Single Sign On etableres omkostningsfrit for Ordregiver. Hvordan To-faktor login (Multi Factor Authentication (MFA)) kan styres, og hvordan oplæring i det tænkes gennemført uden omkostninger for Ordregiver. Der skal endvidere beskrives et eksempel på faktisk bruger, hvor to-faktor login er etableret. I Application Programming Interface (API) skal være beskrevet, hvordan de krævede data kan skrives og læses. Beskrivelsen må gerne forfattes på engelsk. Hvordan løsningen er sikret mod datalæk, og cyber trusler herunder hacker-angreb. Kræver løsningen udveksling af data til 3. part, skal det fremgå af beskrivelsen inkl. Software- producent, samt hvilke data der udveksles. Brugerstyring skal beskrives tydeligt, og der skal være logning af logins med brugernavn og logintidspunkt. Afhængig af behov forventes mulighed for administrator adgang, så Ordregiver kan få adgang til brugerstyring og logindata. De krævede konceptuelle roller skal beskrives med formål og rettigheder. Svartider, normalt omgående svartider på udfyldelse af skærmbilleder og maksimalt to sekunders svartider efter udfyldelse af skærmbilleder plus latency. Dvs. såfremt der er længere svartider skal det tydeligt beskrives, hvor dette kan forventes. Skalering, både i datamængder og brugerantal. Dvs. evt. begrænsninger skal tydeligt beskrives. Hensyn til miljø skal beskrives – det er en parameter hos Ordregiver at der tænkes på bla. energiforbrug. I forhold til adgang til support, skal det beskrives hvordan support kan kontaktes samt hvornår? Det forventes også, at procedure for fejl- og supporthåndtering er beskrevet supportmål: Forventede reaktionstider på forskellige kategorier af support skal være beskrevet, og såfremt det er kritiske produkter, der leveres til Ordregiver, skal den forventede løsningstid også være beskrevet. Hvor/ hvordan kan aktuel driftsstatus og planlagte servicevinduer ses skal også være beskrevet. Hvordan fås adgang til dokumentation af oppetid? Besvarelsen for tildelingskriterie 3 må maksimalt være på 6 A4-sider á 2.200 tegn inkl. mellemrum, skrevet med skrifttypen Calibri i størrelse 11 og linjeafstand 1,15. Indsættes der figur/tabel i besvarelsen, tæller de med 800 tegn og vil blive betragtet som en del af den samlede begrænsning på 6 A4-sider. Sider og /eller tegn ud over begrænsningen vil ikke blive medtaget i evalueringen.

  Evalueringsmetode

  Den samlede beskrivelse vægtes højt i forhold til pointgivningen specielt, hvad angår inlogning, dataudveksling via API, data der kan skrives og læses, data sikring, adgang til support og oppetider. Det vægtes ligeledes højt, at beskrivelsen er egnet til at indgå i Bilag 3a - IT Service Level Agreement. Særligt lægges der vægt på, at der i beskrivelsen er oplyst en evt. tidsfrist, hvis der skal ske færdigudvikling/-implementering af software af en API, så Leverandøren kan levere det krævede.

• Gennemsnitlig årsomsætning

  Beskrivelse

  Det er et minimumskrav, at tilbudsgivers omsætning for de seneste 3 disponible regnskabsår i gennemsnit er minimum 50.000.000 kr.

  Dokumentationskrav

  Ikke specificeret.

• Positiv egenkapital

  Beskrivelse

  Det er et minimumskrav, at tilbudsgivers egenkapital (ultimo året) for de seneste 3 disponible regnskabsår er positiv.

  Dokumentationskrav

  Ikke specificeret.

• Erhvervsansvarsforsikring

  Beskrivelse

  Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver har en gyldig erhvervsansvarsforsikring med en dækningssum på 10.000.000 kr. for personskade og 10.000.000 kr. for tingskade.

  Dokumentationskrav

  Ikke specificeret.

• Forsikring for nøglehåndtering

  Beskrivelse

  Tilbudsgiver skal ligeledes have en gyldig forsikring, der dækker nøglehåndtering, herunder eventuelle tab eller skader, der er relateret hertil.

  Dokumentationskrav

  Ikke specificeret.

• Referenceprojekter

  Beskrivelse

  Tilbudsgiver skal fremlægge mindst 2 sammenlignelige referencer fra de seneste 3 år, regnet fra tilbudsfristens udløb. En reference anses for sammenlignelig, når den omfatter levering af produkter og ydelser, svarende til de udbudte, til en almen boligorganisation, og når følgende krav er opfyldt: • Referencerne skal samlet omfatte mindst 6.000 lejemål, fordelt på mindst 2 boligselskaber med minimum 3.000 lejemål pr. selskab – i denne forbindelse er integration til EG Bolig ikke et krav. • For API-funktionalitet skal der oplyses mindst 2 referencer, hvor boligselskaber anvender tilbudsgivers API • Dokumenteret integration mellem tilbudsgivers løsning og EG Bolig

  Dokumentationskrav

  For hver reference skal tilbudsgiver oplyse: 1. Referencens navn 2. Leverancens omfang og varighed 3. En beskrivelse af den tekniske integration mellem tilbudsgivers løsning og referencens EG Bolig system, herunder: a) hvilke moduler og systemer der er integreret, b) hvilke data vedrørende forbrugsmålere der udveksles, c) om udvekslingen sker automatisk eller semiautomatisk. 4. En beskrivelse af anvendelsen af løsningen til håndtering af forbrugsmålere og forbrugsregnskaber 5. Kontaktoplysninger på en referenceperson hos administrator eller driftspersonale, som Ordregiver kan kontakte med henblik på verifikation, herunder navn, e-mailadresse og telefonnummer

Se hele udbudsbekendtgørelsen