Search
  • Search

    Procurement and delivery of software for managing international mobility at SDU

    Syddansk Universitet

    Procurement and delivery of software for managing international mobility at SDU

    1. Competition notice published

      Nov 6, 2025 11:07 AMNovember 6, 2025 11:07 AM

    2. Questions deadline

      Nov 17, 2025 9:00 AMNovember 17, 2025 9:00 AM

    3. Tender submission deadline

      Nov 25, 2025 9:00 AMNovember 25, 2025 9:00 AM

    4. Contract start date

      Jan 1, 12:00 AMJanuary 1, 2026 12:00 AM

    Brief

    Denmark: Tenders/Syddansk Universitet/Procurement and delivery of software for managing international mobility at SDU

    Published deadline passed

    The published deadline has passed. For multi-stage competitions a later tender deadline may still apply — check the notice or portal for the current phase.

    Brief

    IT-konsulent og rådgivning

    Syddansk Universitet needs software for managing international mobility for a 4-year contract, with a maximum total value of 750,000 DKK. The system should support all forms of international mobility (incoming and outgoing) and all process steps in the administration of international mobility for students and staff. The services are to be delivered in Fyn. Tenders will be evaluated based on quality (70%) and price (30%). Quality will be assessed on functionality (50%), non-functionality (25%), and terms (15%). Price will be assessed on the price for delivery and implementation of the system (90%) and the option for data export when the contract expires (10%).

    About the bid

      SDU is seeking an international mobility management system that supports all forms of international mobility (incoming and outgoing) and all the Customer's process steps in the administration of incoming and outgoing students’ and staff’s international mobility. The system and the requirements for it are described further in appendix 1 - the requirements specification.

      Contact name
      Christina From-Nielsen
      Contact email
      cfro@sdu.dk
      Address
      Campusvej 55, 5230 Odense M

    Custom Assessment Criteria

    Start a free trial to ask your own questions about the tender and get AI-generated answers.

    Award Criteria

    • Description

      Price for delivery and implementation of the system for mobility management 90 % Option on data export when contract expires/collaboration ends 10 %

      Sub-criteria

      Description

      Price for delivery and implementation of the system for mobility management.

      Description

      Option on data export when contract expires/collaboration ends.

    • Description

      Functionality: User-friendliness (4.5) and Functionality (4.6) 50 % Non-functionality: Collaboration and training (4.4), Non-functional requirements (4.7) and Service levels (4.8) 25 % and Testing and documentation (4.10) 10 % Terms: Delivery and terms, configuration (4.2) and Information Security (4.9) 15 %

      Sub-criteria

      Description

      User-friendliness (4.5) and Functionality (4.6) 50 % User-friendliness (4.5) 4.5.1 User-friendliness – administrative users/general 4.5.2 User-friendliness – applicants 4.5.3 User guides 4.5.4 Customising the public user interface 4.5.5 Personal user interface/ dashboard – administrative users 4.5.6 Personal user interface/ dashboard – administrative faculty users 4.5.7 Overviews in connection with applications 4.5.9 Administrative search functionality - incoming applications 4.5.10 Administrative search functionality - outgoing applications 4.5.12 Publicly available search functionality 4.5.13 Application process – incoming 4.5.14 Application process – outgoing 4.5.15 Save draft 4.5.16 Prioritisation for incoming applicants – courses 4.5.17 Prioritisation for incoming 4.5.18 Prioritisation for incoming applicants – Clinical stay 4.5.20 Applicant's access to communication 4.5.22 Seek guidance 4.5.23 Additional services, incoming 4.5.24 Uploading documents 4.5.25 Viewing document 4.5.26 Reporting/evaluation of mobility and Functionality (4.6) 4.6.3 Workflows 4.6.4 Workflows 4.6.5 Workflows 4.6.6 Forms 4.6.7 Automated processes 4.6.10 Application – outgoing exchange 4.6.11 Managing available outgoing exchange spots 4.6.12 Grade point average ranking for outgoing exchange 4.6.13 Limitations to available outgoing exchange spots 4.6.14 Linking applications for outgoing exchange 4.6.15 Communication 4.6.16 Reminders for administrative users 4.6.17 Event invitation and registration 4.6.18 Reporting 4.6.20 Case processing of applications 4.6.21 Previous exchanges 4.6.22 Educational options for incoming students 4.6.26 Proposal for alternative application 4.6.27 Deviations 4.6.28 Buddy 4.6.29 CPR number – Incoming applicants 4.6.31 Academic assessment in iterations 4.6.32 Register academic assessment 4.6.33 Register academic assessment 4.6.34 Register academic assessment 4.6.36 Incoming nomination 4.6.37 Distribution of nomination information 4.6.40 Supplementary information 4.6.41 Supplementary information 4.6.42 Producing exchange agreements 4.6.43 Producing exchange agreements 4.6.44 Producing exchange agreements 4.6.45 Export of exchange agreements 4.6.46 Export of exchange agreements 4.6.48 Multiple funds for the same type of mobility 4.6.49 Supplementary information for funds 4.6.50 Grant calculation rules 4.6.52 Calculation of grant size 4.6.54 Allocation of grants 4.6.56 Payout information

      Description

      Collaboration and training (4.4), Non-functional requirements (4.7) and Service levels (4.8) 25 % Collaboration and training (4.4), 4.4.2 Training for administrative users 4.4.3 Form of training Non-functional requirements (4.7), 4.7.1 Roadmap 4.7.4 Description of the environments 4.7.5 Configuration of the Customer's test environment 4.7.10 Browser support 4.7.12 Disability accessibility requirement 4.7.13 Customer attributes 4.7.14 Hypercare period 4.7.15 Hypercare period 4.7.18 Backup 4.7.20 Backup (availability) 4.7.22 Disaster Recovery 4.7.24 Export of the Customer's data 4.7.27 Data integrity 4.7.29 Audit log 4.7.31 Log (storage and security) 4.7.33 Export of logging data 4.7.34 Encryption 4.7.35 BYOK Bring Your Own Encryption 4.7.37 Role-based authorisation 4.7.39 Users who are both students and employees 4.7.40 Access management 4.7.41 Authentication 4.7.44 Security by Design principles 4.7.45 Security by Design principles 4.7.46 Default settings 4.7.47 Information Lifecycle Management 4.7.48 Privacy-enhancing technologies 4.7.51 Customer’s integration platform 4.7.54 System API (application programming interface) 4.7.56 System API call – data transfer from the System to Costumer’s integration platform 4.7.57 System API call – data transfer from Costumer’s integration platform to the System 4.7.58 System API call – data transfer from Costumer’s integration platform to the System 4.7.59 System API call – data transfer from Costumer’s integration platform to the System 4.7.60 Transfer technology and integration with Microsoft 365 Service levels (4.8), 4.8.4 System availability

      Description

      Testing and documentation (4.10) 10 % 4.10.1 Test cases 4.10.2 Documentation

      Description

      Delivery and terms, configuration (4.2) and Information Security (4.9) 15 % Delivery and terms, configuration (4.2) 4.2.2 Configuration – collaboration 4.2.4 Timeline Data: Information Security (4.9) 4.9.3 Information Security Standard 4.9.5 External control of the Tenderer and audit statements 4.9.7 Mobile security 4.9.10 Data centre

    Qualification requirements

      Found no qualification requirements in the contract notice.

    Previous Contract Winners

    Start a free trial to see who has won similar tenders for this buyer.

    See the full notice

    Contracting authority
    Syddansk Universitet
    Title
    Procurement and delivery of software for managing international mobility at SDU
    Type
    Competition
    Main code
    48140000Railway traffic control software package
    Supplemental codes
    48000000Software package and information systems72250000System and support services72253200Systems support services
    Location
    Fyn
    Estimated value
    DKK 750,000.00
    Duration
    4 years

    Active similar competitions

    • Trafikselskabet Movia

      IT-drift og support

      Udbud af ESDH-system som en Service

      Trafikselskabet Movia søger en leverandør til et ESDH-system som en Service (SaaS) over 8 år med en maksimal totalværdi på 10 millioner DKK. Løsningen skal etableres og konfigureres til ca. 505 brugere, omfatte konvertering af eksisterende sager og dokumenter, opsætning af sagstyper og arbejdsgange, uddannelse af superbrugere samt drift, support og vedligeholdelse. Systemet skal understøtte sags- og dokumenthåndtering, metadata, journalisering, arkivering, workflow, mødehåndtering, søgning, ledelsesinformation og integration med Microsoft 365, FirstAgenda og Digital Post, samt tilbyde et åbent API. Tildelingskriterierne er kvalitet (35%), metode og proces (25%), pris (20%), vedligeholdelse og servicemål (15%) og kontraktlige vilkår (5%). Der kræves en gennemsnitlig årlig omsætning på mindst 10 millioner DKK over de seneste tre regnskabsår, en soliditetsgrad på mindst 15% i seneste regnskabsår, og mindst én relevant reference vedrørende levering af et ESDH-system til offentlige myndigheder/virksomheder, der er sammenlignelig i art og omfang, og som er igangværende eller afsluttet inden for de seneste 3 år.

      Framework agreement with qualificationOct 9, 2026
      Nov 10, 2026(12 days)
      DKK 10,000,000

    • Region Syddanmark

      IT-drift og support

      Udbud af WMS til nyt Lager- & Logistikcenter til Esbjerg Sygehus

      Region Syddanmark har brug for et Warehouse Management System (WMS) til det nye Lager- & Logistikcenter ved Esbjerg Sygehus, med en anslået maksimal totalværdi på 6,5 millioner DKK. Kontrakten er tidsubegrænset med et opsigelsesvarsel på 12 måneder for kunden og 24 måneder for leverandøren, dog tidligst 5 år efter overtagelsesdatoen. Opgaven omfatter levering, implementering, konfiguration og tilpasning af WMS, herunder integrationer, uddannelse af superbrugere og brugere, test samt idriftsættelse, drift, support og vedligeholdelse. Løsningen skal understøtte op til to sites, hvoraf det ene er Esbjerg Sygehus, og det andet, Grindsted Sygehus, skal tilkobles uden yderligere omkostninger i kontraktperioden. Leverandørens ydelser inkluderer også projektledelse og koordinering med entreprenøren KG Hansen og leverandøren af AutoStore og Conveyor anlæg, Element Logic. Tilbud evalueres på funktionalitet (50%), pris (25%), implementeringsydelser (15%) og driftsydelser (10%). Der stilles krav om en gennemsnitlig årlig omsætning på minimum 13.000.000 DKK over de seneste tre regnskabsår og positiv egenkapital i mindst to af de seneste tre regnskabsår. Ansøgere skal desuden fremlægge op til fem relevante referencer fra de seneste fem år, der demonstrerer erfaring med levering, implementering, drift og integration af WMS, samt levering til offentlige ordregivere inden for sundhedssektoren.

      Competition with qualificationOct 1, 2026
      Nov 3, 2026(5 days)
      DKK 6,500,000

    • Syddansk Universitet

      Avfallshåndtering

      Affaldshåndtering og containerleje

      Syddansk Universitet har brug for tjenester inden for affaldshåndtering og containerleje, herunder indsamling, håndtering og bortskaffelse af almindeligt affald samt indsamling, håndtering og behandling af farligt affald. Aftalen har en maksimal totalværdi på 21,6 millioner DKK over 8 år og skal sikre effektiv og bæredygtig affaldshåndtering på alle SDU’s lokationer. Der lægges vægt på systematisk dataopsamling og rapportering til løbende optimering af kapacitet, tømningsfrekvenser og logistik. Tilbud evalueres på pris (40%) og kvalitet (60%). Kvalifikationskrav inkluderer en årlig omsætning på minimum 15,2 millioner DKK i seneste regnskabsår, en positiv soliditetsgrad i mindst 2 af de seneste 3 regnskabsår, samt mindst 3 sammenlignelige referencer inden for de seneste 3 år, der dokumenterer erfaring med indsamling og håndtering af affald fra flere lokationer, planlægning af faste og variable afhentninger samt håndtering af flere affaldsfraktioner.

      Competition with qualificationOct 5, 2026
      Nov 9, 2026(11 days)
      DKK 21,600,000

    • Bygningsstyrelsen

      IT- drift og vedlikehold

      Udbud af udlejnings- og ejendomsadministrationssystem

      Bygningsstyrelsen søger en SaaS-løsning til it-understøttelse af ejendomsadministration og udlejning i Københavns omegn. Kontrakten har en varighed på 12 år og en maksimal totalværdi på 4 millioner DKK. Løsningen skal fungere som Bygningsstyrelsens primære fagsystem for udlejning og asset management, understøtte kerneopgaver inden for udlejning, ejendomsadministration, kontraktadministration og opkrævning, samt fungere som primær kilde for centrale stamdata. Leverandøren skal implementere løsningen, herunder konfigurering, opsætning, datamigrering fra det eksisterende system (som indeholder ca. 2.000-2.500 kontrakter, 1.400 ejendomme og 22.000 årlige opkrævninger), samt uddanne brugere. Efter implementering skal leverandøren levere service, drift, support og vedligeholdelse. Derudover skal der leveres bestillingsydelser som konsulentbistand og ophørsydelser ved kontraktens udløb. Tildelingskriterierne er pris (25%), kvalitet (50%) og leveringssikkerhed (25%). Kvalifikationskrav inkluderer en positiv egenkapital i det seneste regnskabsår og en liste over de 5 mest betydningsfulde sammenlignelige ydelser udført inden for de seneste 3 år.

      Competition with qualificationOct 9, 2026
      Nov 9, 2026(11 days)
      DKK 4,000,000

    • Slots- og Kulturstyrelsen

      IT-drift og support

      Udbud af kontrakt vedrørende tilskudssystem

      Slots- og Kulturstyrelsen søger et tilskudsadministrativt it-system til levering, drift, implementering, konfiguration, videreudvikling, vedligeholdelse og support i Byen København over en periode på 6 år. Kontrakten evalueres ud fra pris (40%) og kvalitet (60%). Der er krav om to referencer inden for de seneste tre år, der omfatter levering af et it-system til administration af tilskudsordninger med funktionalitet for ansøgning via web-løsning, sagsbehandling, kommunikation, integration til et økonomisystem, konfiguration og implementering, drift i leverandørens miljø, videreudvikling, vedligeholdelse og support, og som har været i drift i mindst 12 måneder. Hvis mere end tre ansøgere opfylder minimumskravene, vil de tre ansøgere med den mest relevante anvendelse af AI til automatisering blive udvalgt.

      Competition with qualificationOct 13, 2026
      Nov 12, 2026(14 days)