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Assignment description

Deze overheidsopdracht voor diensten wordt gelanceerd in de vorm van een raamovereenkomst en betreft de levering, de installatie, de opleiding en het onderhoud van een geïntegreerd ERP-systeem voor het PSK. De opdracht is onderverdeeld in een vast gedeelte en een voorwaardelijk gedeelte.   Vast gedeelte Het PSK wil een softwareoplossing van het type ERP aanschaffen om aan de volgende behoeften te voldoen: - Beheer van verschillende soorten projecten (artistiek, operationeel, administratief, enz.); - Planning van activiteiten en planning van het personeel; - Boekhouding; - Financieel beheer; - Personeelsbeheer; - Reporting en CRM. De oplossing moet leiden tot een betere samenwerking tussen de verschillende departementen, een betere zichtbaarheid van artistieke en evenementactiviteiten binnen het PSK en een betere controle van budgetten en kosten en inkomsten van activiteiten met behulp van op maat gemaakte, realtime rapportage. Dit gedeelte wordt geraamd op: - 200.000 euro excl. btw aan CAPEX; - 130.000 euro excl. btw aan OPEX per jaar en op 780.000 euro excl. btw over de totale looptijd van de opdracht. Gelet op het voorgaande wordt het vaste gedeelte geraamd op een totaal van 980.000 euro exclusief btw voor de duur van de opdracht. Voorwaardelijk gedeelte Een tweede gedeelte, dat de aanbestedende overheid zich het recht voorbehoudt te verhogen als ze over de nodige middelen beschikt, zal de volgende aanvullende diensten omvatten: - Het beheer van de rondleidingen; - Het beheer van het mecenaat van het PSK; - De ontwikkeling van een Wizard voor het invoeren van de activiteiten in de ERP; - Het importeren van de gegevens uit het huidige CRM (Efficy) in de gekozen ERP-oplossing; - De synchronisatie van de gegevens tussen de ERP-oplossing en de ticketingsoftware Secutix; - De ontwikkeling of aankoop van een 'Marketing Automation'-oplossing; - De ontwikkeling van een interface voor gegevensoverdracht tussen de ERP-oplossing en de website; - De ontwikkeling van nieuwe webinterfaces. - De digitalisering van andere operationele processen. Deze tweede fase wordt geschat op 1,5 miljoen euro exclusief btw aan CAPEX.

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• Le prix total de la tranche ferme et de la tranche conditionnelle

  50%

  Description

  1. Premier critère d’attribution – Le prix total de la tranche ferme et de la tranche conditionnelle (40 points) Pour évaluer ce critère, le pouvoir adjudicateur se fondera sur le prix global pour la durée totale du marché indiqué sur le formulaire d’offre (annexe A) complété par le soumissionnaire et repris dans l’onglet « 3. Montants globaux ». Pour la partie « A. implémentation » , le prix correspond au total formé par l’addition des postes de la colonne D de l’onglet « 1. Offre Prix ERP tranche ferme » de l’Annexe B « Inventaire de prix ». Pour la partie « B. Coûts récurrents : Licences », le prix correspond au total formé par l’addition des postes de la colonne E de l’onglet « 1. Offre Prix ERP tranche ferme » de l’Annexe B « Inventaire de prix ». Pour la partie « B. Coûts récurrents : Maintenance & Hosting » le prix correspond au total formé par l’addition des postes de la colonne C de l’onglet « 1. Offre Prix ERP tranche ferme » de l’Annexe B « Inventaire de prix ». Pour la tranche conditionnelle à compléter à l’onglet « 2.Offre Prix ERP tranche conditionnelle », de l’Annexe B « Inventaire de prix », le prix correspond au total formé par l’addition des postes de la colonne F. Ainsi, chaque poste des onglets 1. et 2. de l’Annexe B « Inventaire de prix » sera additionné aux autres et, le cas échéant, multiplié en fonction de sa périodicité/quantité pour correspondre à la durée totale de l’accord-cadre. Le prix sera ainsi évalué sur base d’un prix total incluant tous les services qui font l’objet du présent marché (tranche ferme et tranche conditionnelle) tel que renseigné dans l’onglet « 3. MONTANTS GLOBAUX » de l’Annexe B « Inventaire de prix » et en conséquence dans l’Annexe A « Formulaire d’offre ». L’offre présentant le prix le plus bas obtient le maximum de points pour le critère concerné. Pour les autres offres, le critère sera évalué sur la base de la règle de proportionnalité suivante : B = [P(+bas) / P(offre)] x Z où : - B = le nombre de points obtenus par l’offre examinée ; - P(+bas) = le montant de l’offre régulière la plus basse ; - P(offre) = le montant de l’offre examinée ; - Z = la pondération pour le critère « Le prix total de la tranche ferme et de la tranche conditionnelle ». Les prix s’entendent HTVA.

  Evaluation Method

  L’offre présentant le prix le plus bas obtient le maximum de points pour le critère concerné.

  Pour les autres offres, le critère sera évalué sur la base de la règle de proportionnalité suivante :

  B = [P(+bas) / P(offre)] x Z

  où :

  • B = le nombre de points obtenus par l’offre examinée ;
  • P(+bas) = le montant de l’offre régulière la plus basse ;
  • P(offre) = le montant de l’offre examinée ;
  • Z = la pondération pour le critère « Le prix total de la tranche ferme et de la tranche conditionnelle ».

• Les fonctionnalités de l’ERP

  30%

  Description

  2. Deuxième critère d’attribution – Les fonctionnalités de l’ERP (30 points) Pour évaluer ce critère, le pouvoir adjudicateur se fondera sur les réponses transmises par le soumissionnaire dans l’Annexe C « Formulaire d’évaluation des fonctionnalités », aux onglets 1 à 6. Ces onglets et les questions qui s’y trouvent, correspondent aux exigences fonctionnelles décrites par le Palais des Beaux-Arts au point II.5 « Fonctionnalités de l’ERP » et classées par thème. Pour chaque question des onglets/thèmes 1 à 6 précités, le soumissionnaire doit renseigner dans la colonne « couverture » la disponibilité de la fonctionnalité en question selon la répartition suivante : Couverture Signification de la couverture Points attribués par type de couverture Standard Fonctionnalité disponible dans la solution. Un paramétrage est éventuellement nécessaire 1 point Développement à prévoir Cette fonctionnalité est possible dans votre solution moyennant un développement. Le soumissionnaire précise le nombre de jours de développement à prévoir dans la colonne E des onglets de l’Annexe C – « Formulaire d’évaluation des fonctionnalités ». 1 point Pas disponible Fonctionnalité non couverte par l'application 0 point Une fonctionnalité pour laquelle aucune couverture n’est renseignée dans l’Annexe C « Formulaire d’évaluation des fonctionnalités », se verra attribué une cotation de 0 point. Quel que soit le nombre de questions reprises dans chaque onglet/thème 5 (1 à 6), le nombre de points correspondant sera ramené sur 10 par le biais d’une règle de proportionnalité. L’Annexe C « Formulaire d’évaluation des fonctionnalités » comporte 6 thèmes, ce qui implique une cote sur un total 60 points. Dès lors, cette cote sera ramenée sur 30, par le biais d’une règle de proportionnalité, afin de correspondre à la pondération précisée ci-dessus pour ce critère (30 points). Chaque onglet/thème (1 à 6), vaut donc 5 points de la cotation finale totale. Afin d’assurer une cohérence globale de l’ERP ainsi qu’un service de qualité pour l’ensemble des départements du Palais des Beaux-Arts, le pouvoir adjudicateur souhaite fixer un score minimum pour l’évaluation des fonctionnalités de chaque thème. Ainsi, le soumissionnaire doit avoir, pour chaque thème, un score minimum de 7/10, soit 3,5/5. Si un soumissionnaire n’atteint pas ce score, ne serait-ce que pour un thème, il ne pourra pas se voir attribuer le présent marché.

  Evaluation Method

  Pour chaque question des onglets/thèmes 1 à 6, le soumissionnaire doit renseigner dans la colonne « couverture » la disponibilité de la fonctionnalité en question selon la répartition suivante :

  • Standard: Fonctionnalité disponible dans la solution. Un paramétrage est éventuellement nécessaire (1 point)
  • Développement à prévoir: Cette fonctionnalité est possible dans votre solution moyennant un développement. Le soumissionnaire précise le nombre de jours de développement à prévoir dans la colonne E des onglets de l’Annexe C – « Formulaire d’évaluation des fonctionnalités » (1 point)
  • Pas disponible: Fonctionnalité non couverte par l'application (0 point)

  Une fonctionnalité pour laquelle aucune couverture n’est renseignée dans l’Annexe C « Formulaire d’évaluation des fonctionnalités », se verra attribué une cotation de 0 point.

  Quel que soit le nombre de questions reprises dans chaque onglet/thème 5 (1 à 6), le nombre de points correspondant sera ramené sur 10 par le biais d’une règle de proportionnalité. L’Annexe C « Formulaire d’évaluation des fonctionnalités » comporte 6 thèmes, ce qui implique une cote sur un total 60 points. Dès lors, cette cote sera ramenée sur 30, par le biais d’une règle de proportionnalité, afin de correspondre à la pondération précisée ci-dessus pour ce critère (30 points). Chaque onglet/thème (1 à 6), vaut donc 5 points de la cotation finale totale.

  Afin d’assurer une cohérence globale de l’ERP ainsi qu’un service de qualité pour l’ensemble des départements du Palais des Beaux-Arts, le pouvoir adjudicateur souhaite fixer un score minimum pour l’évaluation des fonctionnalités de chaque thème. Ainsi, le soumissionnaire doit avoir, pour chaque thème, un score minimum de 7/10, soit 3,5/5. Si un soumissionnaire n’atteint pas ce score, ne serait-ce que pour un thème, il ne pourra pas se voir attribuer le présent marché.

• Présentation écrite de l’outil proposé et son implantation au Palais des Beaux-Arts

  10%

  Description

  3. Troisième critère d’attribution – Présentation écrite de l’outil proposé et son implantation au Palais des Beaux-Arts (15 points) Le soumissionnaire fournira une note méthodologique de maximum 4 pages A4 par laquelle il décrira au moins les éléments suivants : - présentation de l’outil ; - présentation du concept/de l'architecture de l'outil. Seront notamment évalués : o la qualité de l’architecture de l’outil o l’adéquation et l’interopérabilité avec l’architecture informatique actuelle - explications de la technologie utilisée. Seront notamment évalués : o la possibilité de développements futurs - explications de l’approche d'analyse et d'implantation de l’outil. Seront notamment évalués : o le caractère réaliste o la clarté et compréhensibilité o l’adaptation à l’importance/ampleur du projet - présentation des concepts de formation du personnel à l’outil en question. Seront notamment évalués : o le caractère réaliste o la clarté et compréhensibilité o la prise en compte des nouvelles évolutions en termes de formation (séminaires, vidéos, manuel d’utilisation, workshop, etc) - description du helpdesk. Seront notamment évalués : o l’adéquation de son fonctionnement avec les éventuels besoins du PBA ; o sa disponibilité ; o son temps de traitement des requêtes - description de la politique de mises à jour. Seront notamment évalués : o la mise à disposition de la dernière version de l’application en concertation avec le pouvoir adjudicateur o l’accompagnement du pouvoir adjudicateur en cas d’installation d’une nouvelle version majeure de l’application o la description des procédures utilisées en cas d’installation de nouvelles versions ainsi qu’en cas de dysfonctionnement suite à cette installation o les impacts des mises à jour sur le fonctionnement et la rapidité du système o la manière dont les développements sur mesure et les interfaçages avec les applications périphériques sont pris en charge. Le pouvoir adjudicateur évaluera chacun de ces éléments et attribuera une cotation en conséquence.

  Evaluation Method

  Le pouvoir adjudicateur évaluera chacun des éléments suivants et attribuera une cotation en conséquence :

  • Présentation de l’outil
  • Présentation du concept/de l'architecture de l'outil (qualité de l’architecture, adéquation et interopérabilité avec l’architecture informatique actuelle)
  • Explications de la technologie utilisée (possibilité de développements futurs)
  • Explications de l’approche d'analyse et d'implantation de l’outil (caractère réaliste, clarté et compréhensibilité, adaptation à l’importance/ampleur du projet)
  • Présentation des concepts de formation du personnel à l’outil en question (caractère réaliste, clarté et compréhensibilité, prise en compte des nouvelles évolutions en termes de formation)
  • Description du helpdesk (adéquation de son fonctionnement avec les éventuels besoins du PBA, sa disponibilité, son temps de traitement des requêtes)
  • Description de la politique de mises à jour (mise à disposition de la dernière version, accompagnement en cas d’installation d’une nouvelle version majeure, description des procédures utilisées en cas d’installation de nouvelles versions et de dysfonctionnement, impacts des mises à jour sur le fonctionnement et la rapidité du système, prise en charge des développements sur mesure et interfaçages avec les applications périphériques).

• La démonstration de la qualité et de l’adéquation de la solution proposée lors de la présentation orale

  10%

  Description

  4. Quatrième critère d’attribution - La démonstration de la qualité et de l’adéquation de la solution proposée lors de la présentation orale (15 points) Pour évaluer ce critère, le pouvoir adjudicateur se fondera sur les éléments présentés lors de la démonstration du logiciel décrite au point I.18 du cahier des charges. Au travers de ce critère, le pouvoir adjudicateur souhaite notamment évaluer les éléments suivants : - La pertinence et la qualité de la solution proposée par rapport aux différentes missions présentées dans l’annexe D « Description de la démonstration » ; - La cohérence entre la description de la solution demandée pour le troisième critère d’attribution (dans la note méthodologique) et la présentation orale de l’outil ; - La qualité et la cohérence des réponses aux questions posées lors de la démonstration ; - Le « look and feel » et la « user-friendliness » de l’outil présenté tel que cela est décrit dans l’annexe D, « Description de la démonstration ». Ces éléments seront évalués et cotés par un comité d’évaluation (voir point I.18 ci-dessous) composé par des membres du personnel du PBA. A l’issue des présentations, une moyenne des cotes attribuées pour ce critère sera opérée.

  Evaluation Method

  Le pouvoir adjudicateur évaluera les éléments suivants lors de la démonstration du logiciel :

  • La pertinence et la qualité de la solution proposée par rapport aux différentes missions présentées dans l’annexe D « Description de la démonstration » ;
  • La cohérence entre la description de la solution demandée pour le troisième critère d’attribution (dans la note méthodologique) et la présentation orale de l’outil ;
  • La qualité et la cohérence des réponses aux questions posées lors de la démonstration ;
  • Le « look and feel » et la « user-friendliness » de l’outil présenté tel que cela est décrit dans l’annexe D, « Description de la démonstration ».

  Ces éléments seront évalués et cotés par un comité d’évaluation composé par des membres du personnel du PBA. A l’issue des présentations, une moyenne des cotes attribuées pour ce critère sera opérée.

Found no qualification requirements in the contract notice.

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