Raamovereenkomst met één deelnemer voor de configuratie, implementatie, ter beschikking stellen (licentie en hosting), onderhoud, technische support van een Learning Management Systeem (LMS) via Saas-model voor personeel van de AP Hogeschool

Sub-criteria

• Jaarlijks terugkerende kost35%

  Licentiekosten, support & onderhoud.

  Evaluation Method: Wat de prijs betreft wordt per inschrijver en per subgunningscriterium volgende formule toegepast:

• Eénmalige kosten10%

  Eénmalige implementatie- en integratiekosten en overige kosten.

  Evaluation Method: Wat de prijs betreft wordt per inschrijver en per subgunningscriterium volgende formule toegepast:

Sub-criteria

• Testomgeving25%

  De inschrijver voorziet een testomgeving die voor 6 gebruikers toegankelijk moet zijn gedurende een periode van 1 maand (= bijlage 5). De testomgeving mag voorzien worden van een databank opgebouwd uit fictieve gegevens maar bestaande uit cases betrekking hebbende op de werking van de AP Hogeschool.

  Evaluation Method: De testomgeving moet de volgende elementen bevatten: * Een boomstructuur met volgende actoren: * Minstens één manager (A) op n+2 niveau (vb: departementshoofd); * Minstens twee managers (B en C) op n+1 niveau (vb: opleidingshoofden), die onder de manager A vallen; * Minstens 3 personeelsleden onder manager B met een historiek aan leerinitiatieven; * Minstens 3 personeelsleden onder manager C met een historiek aan leerinitiatieven; en * Minstens één personeelslid heeft een dubbele functie en valt voor 50% (vb: als lector verpleegkunde) onder manager B en voor 50 % (vb: als lector vroedkunde) onder manager C. * Rol van minstens één organisator (Preventiedienst) is uitgewerkt zodat deze minstens een klassikale opleiding kan opzetten en organiseren, een e-learning kan uitwerken, een event kan organiseren. * Rol van beheerder (HR) is uitgewerkt: zicht op al het aanbod, gebruikers en records van gebruikers, rechten op opleidingsaanbod van organisatoren (hier Preventiedienst). * Rapportagetool van manager A, B, C is uitgewerkt: zij kunnen rapporten van hun team generen en raadplegen. * Rol van gebruiker (individueel personeelslid) is uitgewerkt: kan historiek (van minstens 5 leeractiviteiten die al ingeput is) raadplegen, aanvraag doen voor opleidingsaanbod bij leidinggevende, … * Rol van gebruiker met dubbele functie en twee leidinggevenden is uitgewerkt: kan historiek van (van minstens 5 leeractiviteiten die al ingeput is) raadplegen, aanvraag doen voor opleidingsaanbod bij leidinggevende van toepassing, … * Huisstijl van AP is toegepast.

• Nice to haves10%

  Voor alle vereisten aangeduid als nice to have in het Excel bestand ‘Functionele en technische kenmerken -AP-MPMO-2025-033’.

  Evaluation Method: Voor alle vereisten aangeduid als nice to have in het Excel bestand ‘Functionele en technische kenmerken -AP-MPMO-2025-033’ zal een quotering worden gemaakt op basis van de 4 onderstaande antwoordmogelijkheden: * Ja = 2 punten * Te ontwikkelen voor implementatie = 2 punten * Toekomstige functionaliteit = 1 punt * Nee = 0 punten Het totaalpunt voor alle nice to haves zal herleid worden naar een punt op 10.

Sub-criteria

• Samenstelling projectteam5%

  De inschrijver moet vakbekwaamheid van de personen binnen het projectteam (zowel binnen het eigen ondernemingskader als bij andere ondernemingen die als onderaannemer bij de uitvoering zullen worden betrokken) die belast zijn met de uitvoering van de opdracht overeenkomstig de bepalingen van het bestek bewijzen aan de hand van beroepservaring. De beoordeling gebeurt op basis van de mix aan deskundigheid binnen het team en relevante ervaring met gelijkaardige LMS-implementaties - de individuele competenties van elk voorgesteld teamlid.

  Evaluation Method: De beoordeling van dit gunningscriterium zal gebeuren aan de hand van de nota die de inschrijver verplicht dient toe te voegen bij zijn offerte (= bijlage 6). Deze nota mag maximaal 2 bladzijden omvatten (1 A4 recto/verso OF 2 A4’s enkel recto) en dit in een leesbaar lettertype, minimaal lettertype Arial corpsgrootte 10 of gelijkwaardig. Indien de inschrijver voor deze bijlage meer dan 2 bladzijden indient, zal de aanbestedende overheid enkel de eerste 2 bladzijden mee in rekening nemen. In deze aan te leveren nota worden de personen die effectief bij de uitvoering van deze opdracht worden ingezet opgelijst, alsook wordt hun waarde en specifieke kennis, van belang voor deze opdracht, toegelicht. De inschrijver voegt een organogram toe van de organisatie met een duidelijke taakverdeling van het team dat belast is met deze opdracht. Op het organigram moet duidelijk vermeld staan wie de contactpersoon voor de aanbestedende overheid is en back-upperso(o)n(en) in geval van ziekte, verlof, periodes van afwezigheid van de aangeduide contactpersoon, zodat de opdracht volgens contractuele voorwaarden kan verdergaan en de continuïteit kan worden gewaarborgd.

• Projectplan5%

  De inschrijver voegt een projectplan toe voor de implementatie met een gedetailleerde, realistische timing (inclusief tijdslijn), waarin duidelijk rollen en verantwoordelijkheden worden aangegeven zowel voor de opdrachtnemer zelf als voor de opdrachtgever (= bijlage 7). Het projectplan moet een duidelijke retroplanning zijn met alle deadlines, vanaf de start van de overeenkomst tot en met de go-live van het LMS en de nazorg, rekening houdend met de academische kalender van de hogeschool. Het projectplan moet de AP hogeschool een duidelijke inschatting geven van de nodige resources voor de implementatie van het LMS.

  Evaluation Method: De inschrijver dient hierbij rekening te houden met de planning opgenomen onder artikel 3.1.1, met name: * Configuratie: september - december 2026 * Piloot lancering: januari 2027 * Go live organisatiebreed: september 2027 Het gedetailleerde projectplan moet bijgevolg het volgende bevatten: * Duidelijke fasering (analyse, configuratie, testen, implementatie, opleiding, go-live, nazorg); * Tijdsinschatting per fase; * Mijlpalen en beslissingsmomenten; en * Duidelijk rollen en verantwoordelijkheden (opdrachtgever/opdrachtnemer).

• Support en dienstverlening5%

  De inschrijver beschrijft in een plan van aanpak (= bijlage 8) op welke wijze hij de support en dienstverlening met de AP Hogeschool concreet zal organiseren zowel tijdens implementatie als na implementatie.

  Evaluation Method: Het plan van aanpak met betrekking tot support en dienstverlening zal worden beoordeeld aan de hand van volgende elementen: Tijdens implementatie * De mate/wijze van beschikbaarheid en bereikbaarheid van het projectteam; en * De vervangingsregeling - de mate/wijze van vervangbaarheid bij afwezigheid van teamleden door andere personen met tenminste dezelfde capaciteiten en specifieke kennis. Na implementatie * De helpdeskorganisatie: de structuur van de supportorganisatie (lijnenstructuur), de beschikbare contactkanalen (portaal, e-mail, telefoon), de beschikbaarheid/supporturen (24/7, kantooruren), gebruik van een registratiesysteem voor meldingen; * Service Levels: Duidelijke en meetbare responstijden en oplostijden, prioritering van incidenten; * Release- en updatebeleid; en * Proactieve dienstverlening: periodiek overleg of service reviews, accountmanagement of vaste contactpersoon.

• Opleidingsplan5%

  De inschrijver voegt een opleidingsplan toe (= bijlage 9). De inschrijver beschrijft het voorgestelde opleidingsplan voor: Opleiding voor beheerders als gebruikers/beheerders van het platform; Train de trainer voor beheerders om actoren binnen de organisatie op te leiden en te informeren; en Organisatoren van opleidingsaanbod (bijvoorbeeld interne preventiedienst, Student Center) als gebruiker/organisator.

  Evaluation Method: Het opleidingsplan moet minimaal volgende elementen bevatten waarop het zal worden beoordeeld: * Doelgroepgerichtheid: Afstemming op verschillende doelgroepen (inhoud en niveau per doelgroep, onderscheid tussen verschillende doelgroepen); * Inhoud en vorm: De opleidingsvormen (klassikaal, online, train-the-trainer, e-learning of handleidingen, enz.) en de mate van geschiktheid, duidelijke beschrijving van de opleidingsinhoud en leerdoelen, duur per opleiding; * Timing: timing in relatie tot de implementatie; en * Kennisborging: beschikbare documentatie en ondersteunend materiaal, maatregelen voor kennisborging bij de gebruikers binnen de AP Hogeschool en de mate waarin kennis bijgevolg duurzaam wordt geborgd.