Zuschlag erteilt

Das Vergabeverfahren ist beendet und ein Gewinner wurde ausgewählt.

Brief

Digitalisering og dokumenthåndtering

Der Landkreis Emsland beabsichtigt im Rahmen von laufenden Digitalisierungsprojekten die Vergabe von Scandienstleistungen/ Aktendigitalisierungen. Zielsetzung ist die Bereitstellung eines umfassenden und qualitätsgesichert zur Verfügung stehenden Service für den technischen Leistungsteil der Digitalisierung von Papieraktenbeständen aus diversen Bereichen der Verwaltung. Bezugsvolumen ist der Aktenbestand und das Schriftgut aus unterschiedlichen Bereichen der Verwaltung des Landkreises Emsland. Umfang und Struktur aller zu digitalisierenden Akten ist je Aktenbestand unterschiedlich, der gesamte Belegumfang der einzuscannenden Akten und Dokumente beträgt ca. 7 Mio. Belege, er ist überschlägig ermittelt und entsprechend geschätzt worden. Einen deutlichen Schwerpunkt in der Menge der zu scannenden Bestände bilden Akten des Jugendamtes sowie der Ausländerbehörde. Die Terminierung für die Bereitstellung der Dienstleistung erfolgt je Aktenbestand nach Leistungsabrufen in Teilprojekten, die Bearbeitungszeit wird projektbezogen nach Relevanz und Dringlichkeit zwischen dem Landkreis Emsland als Auftraggeber und dem Auftragnehmer entschieden. Die Digitalisierung hat an einem Standort in Deutschland zu erfolgen, der im Angebot anzugeben ist. Die Realisierung soll über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem technisch und fachlich versierten Scan-Dienstleister erfolgen. Der Auftragnehmer soll Erfahrungen in der Scanverarbeitung von verschiedenen Aktenbeständen einer Kommunal-, Landes- oder Bundesbehörde haben. Die Rahmenvereinbarung soll mit Beginn 01.09.2025 für eine Laufzeit von zwei Jahren bis zum 31.08.2027 ausgeschrieben werden, eine zweimalige Vertragsverlängerung für jeweils ein Jahr ist möglich. Grundlage des abzuschließenden Rahmenvertrages sind neben den Angebotsunterlagen die allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen, Teil B (VOL/B) in der aktuellen Fassung und ergänzend die Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB) des Landes Niedersachsen für die Ausführung von Lieferungen und Leistungen in der Fassung von 01.2020.

Ergebnis

Gewinner
Iron Mountain Deutschland GmbH
Anzahl Angebote: 5
Vertragswert: Nicht angegeben
Maximaler Rahmenvereinbarungswert: Bis zu -1 €

Über das Angebot

Der Landkreis Emsland beabsichtigt im Rahmen von laufenden Digitalisierungsprojekten die Vergabe von Scandienstleistungen/ Aktendigitalisierungen. Zielsetzung ist die Bereitstellung eines umfassenden und qualitätsgesichert zur Verfügung stehenden Service für den technischen Leistungsteil der Digitalisierung von Papieraktenbeständen aus diversen Bereichen der Verwaltung. Bezugsvolumen ist der Aktenbestand und das Schriftgut aus unterschiedlichen Bereichen der Verwaltung des Landkreises Emsland. Umfang und Struktur aller zu digitalisierenden Akten ist je Aktenbestand unterschiedlich, der gesamte Belegumfang der einzuscannenden Akten und Dokumente beträgt ca. 7 Mio. Belege, er ist überschlägig ermittelt und entsprechend geschätzt worden. Einen deutlichen Schwerpunkt in der Menge der zu scannenden Bestände bilden Akten des Jugendamtes sowie der Ausländerbehörde. Die Terminierung für die Bereitstellung der Dienstleistung erfolgt je Aktenbestand nach Leistungsabrufen in Teilprojekten, die Bearbeitungszeit wird projektbezogen nach Relevanz und Dringlichkeit zwischen dem Landkreis Emsland als Auftraggeber und dem Auftragnehmer entschieden. Die Digitalisierung hat an einem Standort in Deutschland zu erfolgen, der im Angebot anzugeben ist. Die Realisierung soll über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem technisch und fachlich versierten Scan-Dienstleister erfolgen. Der Auftragnehmer soll Erfahrungen in der Scanverarbeitung von verschiedenen Aktenbeständen einer Kommunal-, Landes- oder Bundesbehörde haben. Die Rahmenvereinbarung soll mit Beginn 01.09.2025 für eine Laufzeit von zwei Jahren bis zum 31.08.2027 ausgeschrieben werden, eine zweimalige Vertragsverlängerung für jeweils ein Jahr ist möglich. Grundlage des abzuschließenden Rahmenvertrages sind neben den Angebotsunterlagen die allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen, Teil B (VOL/B) in der aktuellen Fassung und ergänzend die Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB) des Landes Niedersachsen für die Ausführung von Lieferungen und Leistungen in der Fassung von 01.2020.Hauptmerkmale des VerfahrensDas Vergabeverfahren wird als EU-weites Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb gemäß § 119 Abs. 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 17 der Vergabeverordnung (VgV) durchgeführt. in der ersten Stufe des Vergabeverfahrens führt der Landkreis Emsland einen öffentlichen Teilnahmewettbewerb durch und fordert eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Die Teilnahmefrist ist der Bekanntmachung zu entnehmen. Auf Basis der in der Bieterinformation genannten Kriterien werden 3-5 Unternehmen ausgewählt, die die geforderten Eignungen und Mindestkriterien (Eigenerklärungen, Nachweise, Referenzen, Zertifikate) nachweisen. Erfüllen mehr als fünf Unternehmen die geforderten Kriterien, erfolgt eine Auswahlentscheidung anhand der Qualitäten der nachgewiesenen Referenzprojekte. In der zweiten Stufe des Vergabeverfahrens werden die ausgewählten Unternehmen zur Abgabe eines indikativen Erstangebotes auf (Angebotsphase) aufgefordert. Es wird dann eine detaillierte Leistungsbeschreibung der Scandienstleistung zur Verfügung gestellt. In der anschließenden Verhandlungsphase wird mit den Bietern unter Beachtung der Gebote von Transparenz und Gleichbehandlung verhandelt. Den Ablauf der Verhandlungsgespräche (Termine, Agenda) wird den Bietern rechtzeitig bekanntgeben. Ziel der Verhandlungsgespräche ist, die Angebote inhaltlich zu verbessern. In der Verhandlungsphase kann über Leistungsinhalte, Preise und das vertragliche Regelwerk verhandelt werden. Der Landkreis behält sich vor, Änderungen am Leistungsbild für die Einholung der finalen Angebote vorzunehmen. Nach den Verhandlungsgesprächen werden die Bieter um Abgabe eines verbindlichen, finalen Angebotes gebeten. Der Landkreis Emsland behält sich die Möglichkeit vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten. Ebenso ist es möglich, dass mehr als eine Verhandlungsrunde durchgeführt wird.

Kontaktperson: Fachbereich Innerer Service und Digitalisierung
Kontakttelefon: +49 5931441119
Kontakt-E-Mail: holger.trossen@emsland.de
Adresse: Ordeniederung 1, 49716 Meppen

Zuschlagskriterien

Beschreibung
Gewertet werden die in den Preisblättern von den Bietern eingetragenen Angaben. Es wird der angebotene Nettogesamtpreis gewertet. Das Angebot mit dem niedrigsten Nettogesamtpreis erhält die Maximalpunktzahl 600. Die weiteren Angebote erhalten Punktzahlen nach der folgenden Formel: Punktzahl=600 x (2- Nettogesamtpreis geteilt durch niedrigsten Nettogesamtpreis Angebote mit dem 2-fachen des niedrigsten Nettogesamtpreises oder höher erhalten damit eine Punktzahl von 0. Negative Punktzahlen werden nicht vergeben.
Bewertungsmethode
Das Angebot mit dem niedrigsten Nettogesamtpreis erhält die Maximalpunktzahl 600. Die weiteren Angebote erhalten Punktzahlen entsprechend der angegebenen Formel. Angebote mit dem 2-fachen des niedrigsten Nettogesamtpreises oder höher erhalten eine Punktzahl von 0. Negative Punktzahlen werden nicht vergeben.
Beschreibung
Die Darstellungen der Bieter werden im Verhältnis zueinander bewertet (sog. relative Angebotswertung). Die Darstellung, die im Vergleich zu den anderen Darstellungen die Erwartungen des Auftraggebers am besten erfüllt, erhält die Maximalpunktzahl. Die weiteren Darstellungen erhalten Punktzahlen entsprechend des Umfangs ihrer negativen Abweichung zur besten Darstellung. Erfüllen mehrere Darstellungen die Erwartungen des Auftraggebers in gleichwertigem Maße, erhalten sie die identische Punktzahl. Maximal können 150 Punkte erreicht werden.
Bewertungsmethode
Die Darstellungen der Bieter werden im Verhältnis zueinander bewertet (sog. relative Angebotswertung). Die Darstellung, die im Vergleich zu den anderen Darstellungen die Erwartungen des Auftraggebers am besten erfüllt, erhält die Maximalpunktzahl. Die weiteren Darstellungen erhalten Punktzahlen entsprechend des Umfangs ihrer negativen Abweichung zur besten Darstellung. Erfüllen mehrere Darstellungen die Erwartungen des Auftraggebers in gleichwertigem Maße, erhalten sie die identische Punktzahl.
Unterkriterien
Beschreibung
Projektartige Realisierung der Einzelabrufe
Beschreibung
Vorbereitung des Scanprozesses
Beschreibung
Verfügbarkeit der Akten in der Verarbeitung
Beschreibung
Bereitstellung / Übergabe der Digitalisate ins DMS
Beschreibung
Optimierungsvorschläge im Scanprozess
Beschreibung
Die Darstellungen der Bieter werden im Verhältnis zueinander bewertet (sog. relative Angebotswertung). Die Darstellung, die im Vergleich zu den anderen Darstellungen die Erwartungen des Auftraggebers am besten erfüllt, erhält die Maximalpunktzahl. Die weiteren Darstellungen erhalten Punktzahlen entsprechend des Umfangs ihrer negativen Abweichung zur besten Darstellung. Erfüllen mehrere Darstellungen die Erwartungen des Auftraggebers in gleichwertigem Maße, erhalten sie die identische Punktzahl. Maximal können 250 Punkte erreicht werden.
Bewertungsmethode
Die Darstellungen der Bieter werden im Verhältnis zueinander bewertet (sog. relative Angebotswertung). Die Darstellung, die im Vergleich zu den anderen Darstellungen die Erwartungen des Auftraggebers am besten erfüllt, erhält die Maximalpunktzahl. Die weiteren Darstellungen erhalten Punktzahlen entsprechend des Umfangs ihrer negativen Abweichung zur besten Darstellung. Erfüllen mehrere Darstellungen die Erwartungen des Auftraggebers in gleichwertigem Maße, erhalten sie die identische Punktzahl.
Unterkriterien
Beschreibung
Konzept Datenschutz und Datensicherheit
Beschreibung
Etablierung sicherheitstechnische Maßnahmen
Beschreibung
Darstellung Qualitätssicherungsmaßnahmen
Beschreibung
Optimierungsvorschläge für QS im Scanprozess

Qualifikationsanforderungen

Keine qualifikationsanforderungen in der Auftragsbekanntmachung gefunden.

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Auftraggeber: Landkreis Emsland
Titel: Rahmenvereinbarung Scandienstleistungen von Akten
Typ
Hauptcode
Zusätzliche Codes
Ort: Emsland
Geschätzter Wert: 500.000,00 €
Dauer: 2 Jahre

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