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    SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement

    Forschungsverbund Berlin e.V.

    SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement

    1. Wettbewerbsbekanntmachung veröffentlicht

      10. okt. kl. 13:5810. oktober 2025 kl. 13:58
    2. Änderung in Wettbewerb

      22. okt. kl. 02:1922. oktober 2025 kl. 02:19
    3. Vertragsunterzeichnung

      1. des. kl. 00:001. desember 2025 kl. 00:00
    4. Ergebnisbekanntmachung veröffentlicht

      1. des. kl. 04:351. desember 2025 kl. 04:35

    Brief

    Deutschland: Ausschreibungen/Forschungsverbund Berlin e.V./SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement

    Zuschlag erteilt

    Das Vergabeverfahren ist beendet und ein Gewinner wurde ausgewählt.

    Brief

    SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement

    Ergebnis

    Gewinner
    otris software AG
    Anzahl Angebote
    2
    Vertragswert
    -1 €

    Über das Angebot

      SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement

      Kontaktperson
      Forschungsverbund Berlin e.V.
      Kontakttelefon
      +49 30 63923350
      Kontakt-E-Mail
      vergabe@fv-berlin.de
      Adresse
      Rudower Chaussee 17, 12489 Berlin

    Benutzerdefinierte Bewertungskriterien

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    Zuschlagskriterien

    • Beschreibung

      Beschreibung der mandantenfähigen Architektur, ergänzt durch Screenshots der Administrationsoberfläche, die die Trennung der Organisationseinheiten zeigt. Beschreibung der 2FA-Implementierung, inkl. unterstützter Authentifizierungsmethoden (z. B. App, Hardware-Token). Screenshots der Nutzeranmeldung mit aktiviertem 2FA. Screenshots der Dashboard-Ansicht mit Darstellung beider Module und Beispielen für konfigurierbare Widgets. Screenshots mit Beispielansichten für Statusübersichten und Auswertungen. Technische Schnittstellenbeschreibung mit Dokumentation (z. B. API-Dokumentation, unterstützte Datenformate). Beschreibung der Workflow-Funktionalitäten und Konfigurationsmöglichkeiten, ergänzt durch Screenshots. Screenshots einer Akte mit aktiver Kommentarfunktion. Screenshots und Beschreibung der Administrationsoberfläche für das Self-Service-Portal. Beschreibung der Dublettenprüfung und Screenshots einer typischen Dublettenwarnung Screenshots, die individuelle Anpassungsmöglichkeiten durch verschiedene Nutzerprofile darstellen Beschreibung des Berechtigungskonzepts inkl. Rollenmodell, ergänzt durch Screenshots der Rechteverwaltung. Beschreibung der DMS-Funktionalitäten und Screenshots der genannten Kernfunktionen. Screenshots der Aktenansicht inkl. Dokumentenbaum und Beschreibung der administrativen Konfigurationsmöglichkeiten. Muster der deutschsprachigen Benutzeroberfläche und Auszug aus der Benutzerdokumentation. Beschreibung der Konfigurationsmöglichkeiten zur Nummerierungslogik und Indexfeldverwaltung, ergänzt durch Screenshots der administrativen Oberfläche (z. B. Anlage neuer Nummernkomponenten, Definition von Metadatenfeldern, Filteransicht).

    • Beschreibung

      Beschreibung der Funktionalität und Screenshots einer beispielhaften digitalen Vorgangsakte mit den genannten Elementen. Beschreibung der Konfigurationsmöglichkeiten und Screenshots einer administrativen Maske zur Anpassung von Aktentypen. Screenshots einer Vorgangsakte mit Klassifizierungsfeldern sowie Auswertungsoptionen. Beschreibung der Fristenlogik und Screenshots von Fristenbenachrichtigungen. Screenshot eines nutzerspezifischen Fristenkalenders mit Beispielterminen. Screenshot eines organisationsweiten Fristenkalenders mit aggregierten Fristen. Beschreibung und Screenshots, die die Abbildung der Struktur innerhalb der Aktenansicht verdeutlichen. Screenshot einer Vorgangsakte mit Verknüpfung zu Vorgänger- und Nachfolgerakten Beschreibung der Protokollierungsmechanismen und Screenshots eines Audit-Trail-Protokolls. Beschreibung des Rechtekonzepts und Screenshots der administrativen Rechteverwaltung. Screenshots der Suchmaske und Beispiel-Suchergebnisse mit Filteroptionen. Beschreibung der Funktion sowie Screenshots, die den differenzierten Zugriff für Beteiligte zeigen.

    • Beschreibung

      Beschreibung der Funktionalität und Screenshots einer beispielhaften digitalen Vertragsakte mit den genannten Elementen. Beschreibung der Konfigurationsmöglichkeiten und Screenshots einer Administrationsmaske zur Anpassung von Vertragsarten. Screenshots, die die hierarchische Darstellung von Rahmen- und Einzelverträgen zeigen. Beschreibung des Vorlagenmanagements und Screenshots der Konfiguration und Nutzung. Beschreibung der Fristenlogik und Screenshots der Erinnerungs- und Eskalationsmechanismen. Screenshots einer Vertragsakte mit der Darstellung der Laufzeiten und Fristen. Beschreibung der Workflow-Funktionalitäten sowie Screenshots, die den Freigabeprozess darstellen. Screenshots und Beschreibung der Protokollierungsmechanismen, inklusive Beispielprotokoll. Beschreibung und Screenshots, die den differenzierten Lesezugriff für Beteiligte darstellen.

    • Beschreibung

      Der Bieter hat ein Einführungskonzept (max. 2-seitiges Konzept, DIN A4 - Schriftgröße 11, Standardseitenränder, als PDF-Dokument) einzureichen, das den geplanten Ablauf der Einführung der SaaS-Lösung beim Auftraggeber darstellt. Das Konzept muss mindestens folgende Inhalte umfassen: - Detaillierter Zeitplan mit Meilensteinen und kritischen Pfaden (z. B. Gantt-Darstellung oder vergleichbar) - Beschreibung der Projektphasen (Kick-off, Konfiguration, Tests, Schulungen, Go-Live, Nachbetreuung) - Darstellung des vorgesehenen Projektteams mit Rollen und Verantwortlichkeiten - Darstellung der Qualitätssicherung und des Risikomanagements - Beschreibung der Kommunikations- und Abstimmungsprozesse zwischen Bieter und Auftraggeber Der Bieter hat ein Support- und Betriebskonzept (max. 2-seitiges Konzept, DIN A4 - Schriftgröße 11, Standardseitenränder, als PDF-Dokument) einzureichen, das beschreibt, wie der stabile Betrieb der SaaS-Lösung nach dem Go-Live gewährleistet wird. Das Konzept muss insbesondere enthalten: - Struktur und Erreichbarkeit des Supports (z. B. 1st, 2nd, 3rd Level) - Reaktions- und Bearbeitungszeiten (SLA) - Eskalationswege bei Störungen - Verantwortlichkeiten und Rollen im Betrieb - Vorgehen für Wartungsfenster und geplante Updates

    • Beschreibung

      Die Angebotswertung wird nach der Einfachen Richtwertmethode (gem. UfAB 2018) durchgeführt. Die Gewichtung kann hier systemseitig nicht korrekt dargestellt werden, darum ist eine detaillierte Beschreibung zum Vorgehen der Wertung in der Anlage "Angebotsbewertung" aufgeführt. Die dort beschriebene Wertungsmethode gilt für diese Ausschreibung.

    Qualifikationsanforderungen

      Keine qualifikationsanforderungen in der Auftragsbekanntmachung gefunden.

    Frühere Zuschlagsempfänger

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    Auftraggeber
    Forschungsverbund Berlin e.V.
    Titel
    SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement
    Typ
    ErgebnisPräqualifikation
    Hauptcode
    72000000IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
    Zusätzliche Codes

    Keine zusätzlichen Codes vom Käufer…

    Ort
    Berlin
    Dauer
    36 Monate

    Aktive ähnliche Ausschreibungen

    • Grün Berlin GmbH

      Bygg og anlegg - Oppføring, renovering og vedlikehold av bygninger

      Gebündelte TFM-Leistungen BZ GdW, GdW, KBP

      Die Grün Berlin GmbH benötigt gebündelte technische Facility-Management-Leistungen in Berlin. Die Vergabe erfolgt auf Basis der Eigenleistungstiefe (1000 Punkte), des Betriebskonzepts (5000 Punkte), des Nachhaltigkeits- und Umweltkonzepts (2000 Punkte) und des Start-up-/Implementierungskonzepts (2000 Punkte), wobei der Preis ebenfalls berücksichtigt wird. Es wird erwartet, dass ein hoher Anteil der Leistungen durch eigenes Personal erbracht wird, insbesondere bei technischen Kernleistungen, Störungsbeseitigung und Rufbereitschaft. Das Betriebskonzept sollte die Organisation, Steuerung, Personalvorhaltung und Betreiberverantwortung detailliert darlegen, inklusive Störungs- und Eskalationsmanagement, Personal- und Vertretungskonzept, Abwicklung von Zusatzleistungen, Verständnis der objektspezifischen Anforderungen und digitale Dokumentations- und Nachweisführung. Das Nachhaltigkeits- und Umweltkonzept soll Maßnahmen zur umweltverträglichen und ressourcenschonenden Leistungserbringung umfassen, wie den Einsatz emissionsarmer Mobilitätslösungen, Reduzierung von Fahrwegen, umweltverträglichen Material- und Betriebsmitteleinsatz, ressourcenschonende Material- und Ersatzteilbewirtschaftung sowie Maßnahmen zur Reduzierung des Energieverbrauchs. Das Start-up-/Implementierungskonzept muss einen geordneten, termingerechten und störungsfreien Übergang in den Regelbetrieb gewährleisten, einschließlich eines Übernahme- und Terminplans, der Qualität und Nutzbarkeit der Anlagenaufnahme sowie der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebsübergangs.

      Wettbewerb5. okt. 2026
      5. nov. 2026(27 Tage)
    • Stadtverwaltung Böblingen - Zentrale Vergabestelle

      Programvareprodukter og lisenser

      IT-Service: Pädagogische Managementlösung, Serverhardware & Supportservice 2027-2031

      Die Stadtverwaltung Böblingen - Zentrale Vergabestelle benötigt Dienstleistungen für die Beschaffung, Einführung und den Betrieb einer einheitlichen, standardisierten pädagogischen Managementlösung für alle Schulen der Stadt Böblingen sowie IT-Support als Managed Service in Böblingen. Der geschätzte maximale Gesamtwert des Rahmenvertrags beträgt 1.300.000 EUR. Die Vergabe erfolgt auf Basis des Dienstleistungskonzepts (25 %), der Systemlösung (pädagogisches Management) (35 %) und des Preises (40 %). Für die Qualifikation sind mindestens zwei Referenzprojekte zur Einführung, Migration oder Weiterentwicklung einer pädagogischen Management- oder Schulserverlösung in den letzten fünf Jahren erforderlich, wovon mindestens eine Referenz mehrere Schulen eines kommunalen oder vergleichbaren Trägers umfassen muss. Des Weiteren sind mindestens zwei Referenzen für laufenden IT-Support an mehreren Schulstandorten in den letzten fünf Jahren sowie mindestens eine Referenz für die Planung, Lieferung oder Migration einer virtualisierten Server-, Storage- und Backup-Umgebung erforderlich. Der Bieter muss eine qualifizierte Projektleitung mit mindestens drei Jahren Erfahrung in IT-Einführungs- oder Migrationsprojekten benennen und Erfahrung in der Koordination mehrerer Standorte, Risikomanagement und deutschsprachiger Projektkommunikation nachweisen. Zudem sind Kompetenzen in MDM- und Apple-Umgebungen sowie Verzeichnisdiensten und Softwareverteilung nachzuweisen. Es wird ein dokumentiertes Informationssicherheits- und Datenschutzmanagement verlangt, wobei eine Zertifizierung als Nachweis dienen kann. Eine Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 1 Mio. Euro für Sach- und 3 Mio. Euro für Personenschäden je Schadensfall ist ebenfalls erforderlich.

      Rahmenvereinbarung mit Qualifikation18. sep. 2026
      19. okt. 2026(10 Tage)
      1.300.000 €
    • FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gGmbH

      Systemutvikling og programmering

      AIS Abnahmeprozess

      Die FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gGmbH benötigt unabhängige Qualitätssicherungsleistungen für die Softwarelösung AIS (Adaptives Intelligentes System) in München über einen Zeitraum von 40 Tagen. Die Leistungen umfassen die objektive Bewertung der Software hinsichtlich fachlicher, technischer und sicherheitsrelevanter Anforderungen, um den Qualitätsstand zu ermitteln, Abweichungen, Mängel, Risiken und Verbesserungspotenziale zu identifizieren und als Grundlage für die Abnahmeentscheidung zu dienen. Assecor GmbH hat heute einen ähnlichen Vertrag. Die Zuschlagskriterien sind Qualifikation und Erfahrung des Personals (20% + 10% + 10%), Testkonzept (10%), Reviewkonzept (10%) und der Angebotspreis (13,3333% + 13,3333% + 13,3333%). Bewerber müssen einen durchschnittlichen Jahresumsatz von mindestens 1.000.000,00 Euro netto in den letzten drei Jahren nachweisen, davon mindestens 500.000,00 Euro netto p.a. in vergleichbaren Leistungen. Zudem ist eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von 2.000.000,00 Euro für Personen-, Vermögens-, Sach- und sonstige Schäden erforderlich. Für Los 1 (Abnahmetests) sind 20 Vollzeitäquivalente (VZÄ) im Bereich Softwareabnahmetests, für Los 2 (Security-Tests) 15 VZÄ im Bereich Softwaresecuritytests und für Los 3 (Code Review) 15 VZÄ im Bereich Code Review nachzuweisen. Es sind je Los drei inhaltlich vergleichbare Referenzen vorzulegen, die spezifische Kriterien wie die Durchführung von Abnahmetests für Systeme mit mindestens 100.000 Nutzern, den Einsatz anerkannter Testmanagement-Standards, Testautomatisierungswerkzeuge, WCAG-2.1-konforme Barrierefreiheitsprüfung, Performance-/Last- und Recovery-/Failover-Tests für Systeme mit 500.000 Nutzern, parallele Durchführung mehrerer Testarten, Testung von KI-/LLM-gestützten Anwendungsfunktionen, Projekte im schulischen/öffentlichen Bildungskontext oder die Prüfung datenschutzrelevanter Funktionen umfassen.

      Wettbewerb mit Qualifikation11. sep. 2026
      13. okt. 2026(4 Tage)
    • Fraunhofer-Gesellschaft - Einkauf B12

      Datamaskinhandel og tilhørende utstyr

      GPU-Cluster Erweiterung - PR1267570-2140-I

      Die Fraunhofer-Gesellschaft - Einkauf B12 benötigt die Erweiterung eines GPU-Clusters, bestehend aus Servern, für einen Zeitraum von 60 Monaten. Die Lieferung soll in Karlsruhe erfolgen. Der Zuschlag erfolgt auf Basis des Preises (70%), des Dienstleistungskonzepts (20%) und der Lieferinformationen (10%). Für die Qualifikation sind folgende Nachweise erforderlich: 3 Referenzprojekte für DGX-Compute und 3 Referenzprojekte für Storage aus den letzten drei Jahren, spezifische Mitarbeiter-Zertifizierungen von NVIDIA (mindestens zwei NVIDIA-Certified Associate AI Infrastructure and Operations, eine NVIDIA-Certified Professional AI Infrastructure, eine NVIDIA-Certified Professional AI Operations) und NetApp (mindestens zwei NetApp AI & Analytics Associate, zwei NetApp Hybrid Cloud Implementation Engineer, zwei NetApp NCSIE ONTAP, zwei NetApp NCDA ONTAP), eine ISO 9001 Zertifizierung für das Qualitätsmanagementsystem und eine ISO 27001 Zertifizierung für das Informationssicherheits-Managementsystem, sowie Hersteller-Partnerzertifizierungen von NVIDIA (mindestens DGX AI Compute Systems Registered und NVIDIA AI Registered) und NetApp (mindestens Prestige Partnerstatus).

      Wettbewerb1. okt. 2026
      3. nov. 2026(25 Tage)
    • Fraunhofer-Gesellschaft - Einkauf B12

      Bedriftsrådgivning

      Beratung und Begleitung Interimsmanagement - PR1285535-2030-I

      Die Fraunhofer-Gesellschaft - Einkauf B12 benötigt Beratungs- und Begleitungsleistungen im Interimsmanagement. Die Dienstleistungen sollen in Miesbach und Stuttgart erbracht werden. Die Vergabe erfolgt auf Basis des Personalkonzepts (35 %), des Umsetzungskonzepts (30 %) und des Preises (35 %). Bewerber müssen zwei Referenzprojekte vorlegen, die Erfahrung mit Beratungs-, Steuerungs- oder Interimsleistungen in komplexen Organisationen nachweisen und mindestens drei der folgenden Themenfelder abdecken: Transformation/Restrukturierung, IT-Transformation/IT-Strategie/IT-Betriebsmodell, wirtschaftliche Steuerung/Kostenoptimierung/Effizienzsteigerung, Entwicklung von Governance/Rollen-/Entscheidungs-/Eskalationsstrukturen, oder operative Umsetzung komplexer Veränderungsvorhaben. Beide Referenzen müssen aus dem Umfeld öffentlicher/öffentlich finanzierter Organisationen, Forschung/Wissenschaft/Hochschule oder regulierter Bereiche stammen. Mindestens eine Referenz muss dem Bieter direkt zurechenbar sein, eine weitere kann eine personenbezogene Referenz einer Schlüsselperson sein.

      Wettbewerb2. okt. 2026
      2. nov. 2026(24 Tage)