Sähköisen ajanvarauksen järjestelmän hankinta sote-palveluihin

Hankinnan kohteena on sähköinen asukkaan ajanvarausohjelmistopalvelu (myöhemmin Ohjelmistopalvelu). Ohjelmistopalvelulla mahdollistetaan palvelun käyttäjille kansallisen kehityksen mukaisesti aikojen varaaminen, peruminen, siirtäminen ja vahvistaminen, sekä varattujen aikojen tarkastelu (ml. puolesta-asiointi). Ajanvarausjärjestelmän kattavat palvelut tulevat laajenemaan Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella niin perusterveydenhuoltoon, suun terveydenhuoltoon kuin sosiaalihuoltoon. Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella sähköinen ajanvaraus on ollut käytössä rajatuissa palveluissa, mutta nyt alueen siirryttyä käyttämään vain yhden toimittajan asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuutta (Tieto / Lifecare) palvelua on tarkoitus laajentaa. Ajanvaraustoiminnallisuuksia on tarkoitus ottaa käyttöön niin perusterveydenhuollossa, suun terveydenhuollossa kuin sosiaalihuollossakin. Sähköisellä ajanvarauksella halutaan vapauttaa ammattilaisten aikaa puhelimesta, sekä sujuvoittaa asiakkaan asiointia, kun ajan voi varata ajasta ja paikasta riippumatta. Hankintalain mukaisesti laskettu hankinnan arvonlisäveroton ennakoitu arvo sopimuskaudelle sisältäen ohjelmistopalvelun, käyttöönoton, asiantuntijapalvelut ja optiot on 600 000,00 euroa (€). Sopimuskausi on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassaolevana.Menettelyn pääpiirteetHankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki). Hankintamenettelynä käytetään hankintalain 32 §:n mukaista avointa menettelyä. Valittava palvelutuottaja voi olla myös tarjoajien muodostama ryhmittymä. Ryhmittymällä tarkoitetaan yritysten yhteistyötä hankintasopimuksen saamiseksi. Ryhmittymänä tarjoaminen edellyttää kuitenkin sitä, että ryhmittymä nimittää yhden kokonaisuudesta vastaavan henkilön vastaamaan palvelusta ja palvelukokonaisuudesta Itä-Uudenmaan Hyvinvointialueella. Hankintayksikkö haluaa toimia yhden vastuutahon kanssa, ei esim. kahden erillisen toimijan kanssa. Ryhmittymänä tarjouksen tekevien yritysten tulee huomioida tämä omien toimintojensa ja vastuidensa yhteensovittamisessa. Ryhmittymän jäsenten ja mahdollisten voimavara-alihankkijoiden tulee yhdessä täyttää koko sopimuskauden ajan Palvelutuottajalta edellytetyt soveltuvuutta koskevat vaateet. RYHMITTYMÄ (Seuraavaa sovelletaan vain, jos Palvelutuottajana on ryhmittymä): Ryhmittymän jäsenten roolit ja vastuut on määritelty jäsenten keskinäisessä operatiivisessa sopimuksessa (OLA, Operational-level Agreement). OLA:n tulee kattaa palvelujen laadun kannalta keskeiset operatiiviset roolit ja vastuut, prosessit, sekä osapuolten yhteistoiminta palvelujen toteutuksen, ylläpidon, käytettävyyden, suorituskyvyn, tietoturvan ja tietosuojan sekä palvelun laadun varmistamisessa, häiriötilanteissa sekä jatkokehittämisessä. Ryhmittymässä yhden jäsenen tulee olla päävastuullinen Palveluntuottaja suhteessa Tilaajaan. Jos ryhmittymästä eroaa tai yrityskaupan taikka muun yritysjärjestelyn kautta poistuu ryhmittymän jäsen, ryhmittymä lakkaa olemasta sopimuksen osapuoli ja Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus, elleivät ryhmittymän jäljelle jääneet tai sijaan tulleet osapuolet ota vastatakseen poistuneen ryhmittymän osapuolen oikeuksia, velvollisuuksia ja muita vastuita. Jos ryhmittymänjäsenen velvoitteet siirtyvät ryhmittymästä eroamisen, yrityskaupan tai muun yritysjärjestelyn kautta uudelle ryhmittymänjäsenelle, tämän tulee täyttää kaikki tarjouspyynnössä mainitut tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset ja saada Tilaajanhyväksyntä. Ryhmittymän jäsen voi siirtyä Palvelutuottajan alihankkijaksi ja alihankkija voi siirtyä ryhmittymän jäseneksi, jos tässä kohdassa mainitut hyväksymisen edellytykset täyttyvät. Ryhmittymään ei voi tulla sopimuskauden aikana muulla tavoin lisääjäseniä. VOIMAVARA-ALIHANKKIJAT (Seuraavaa sovelletaan vain, jos Palvelutuottaja käyttää voimavara-alihankkijaa): Palvelutuottajan ja sen voimavara-alihankkijoidenroolit ja vastuut tulee määritellä jäsenten keskinäisessä operatiivisessa sopimuksessa (OLA-sopimus, Operational level Agreement).Palvelutuottajan ja voimavara-alihankkijan välisen OLA-sopimuksen tulee kattaa palvelun kannalta keskeiset operatiiviset roolit ja vastuut, prosessit sekä osapuolten yhteistoiminta kokonaispalvelun toteutuksessa. Hankintalain 125 §:n mukaan hankintayksikkö voi todellisesta ja perustellusta syystä keskeyttää hankinnan. Hankinnassa sovelletaan hankintalain 80 § tarkoittamia pakollisia poissulkemisperusteita ja hankintalain 81 §:n tarkoittamia harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita sekä hankintalain 82 ja 88 §:ää.