Haku

  • Haku

    Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta

    Espoon kaupunki

    Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta

    1. Kilpailuilmoitus julkaistu

      Oct 1, 9:55 AMOctober 1, 2026 9:55 AM

    2. Kyselyaika

      Oct 16, 9:00 AMOctober 16, 2026 9:00 AM

    3. Jättöpäivä

      Nov 6, 10:00 AMNovember 6, 2026 10:00 AM

    4. Avaamispäivä

      Nov 6, 10:01 AMNovember 6, 2026 10:01 AM

    5. Sopimuksen alkamispäivä

      Dec 14, 11:00 PMDecember 14, 2026 11:00 PM

    6. Tarjouksen voimassaoloaika

      Jul 6, 9:00 AMJuly 6, 2027 9:00 AM

    Brief

    Tarjouskilpailuhaku/Espoon kaupunki/Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta
    Tiivistelmä

    Programvareprodukter og lisenser

    Espoon kaupunki tarvitsee sähköisen huoltokirjajärjestelmän SaaS-ohjelmistopalveluna, sisältäen käyttöönoton, asiakaskohtaisen sovituksen, tuki- ja ylläpitopalvelut sekä jatkokehitys- ja konsultointipalvelut. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on 2,5 miljoonaa euroa neljän vuoden laskennalliselle ajalle, ja jatkuvien kustannusten vuosihinta ei saa ylittää 200 000 euroa. Järjestelmän tulee kattaa palvelupyyntöjen tekeminen ja toteuttaminen, huoltosuunnitelmien laatiminen ja ylläpito, huoltopäiväkirja, kiinteistötietojen hallinta, energianhallinta, omavalvonta, pitkän tähtäimen suunnitelmat (PTS) sekä raportointi- ja tilastointitoiminnallisuudet. Palvelut toimitetaan Helsinki-Uusimaa-alueelle. Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jossa hinta painaa 70 % ja laatu 30 %.

    Tietoa tarjouksesta

      Espoon kaupunki (myöhemmin myös Tilaaja) pyytää tarjouksia sähköisestä huoltokirjajärjestelmästä. Hankinnan kohteena ovat Sähköinen huoltokirjajärjestelmä SaaS-ohjelmistopalveluna, palvelun käyttöönotto ja asiakaskohtainen sovitus Tilaajalle, sovelluksen tuki- ja ylläpitopalvelut sekä hankinnan kohteena olevan järjestelmän jatkokehitys- ja konsultointipalvelut. Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi (1) toimittaja ja yksi (1) varatoimittaja. Hankittavia Järjestelmän toiminnallisia kokonaisuuksia ovat: • Palvelupyyntöjen tekeminen ja toteuttaminen • Huoltokohteiden huoltosuunnitelmien laatiminen ja ylläpito sekä huoltotoimenpiteiden toteuttaminen • Huoltopäiväkirja • Kiinteistötietojen hallinta • Huoltokohteiden energianhallinta • Omavalvonta • Pitkän tähtäimen suunnitelmat (PTS) osalle huoltokohteista • Raportointi- ja tilastointitoiminnallisuudet Tarkempi kuvaus hankinnan sisällöstä on tarjouspyynnön liitteellä 1. "Hankinnan kohteen kuvaus". Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo laskennalliselle neljälle vuodelle (alv 0 %) 2 500 000 euroa. Huom.! Budjettisyistä jatkuville kustannuksille (SaaS-palvelun maksut, tuki- ja ylläpitokustannukset sekä integraatioiden ylläpitokustannukset) on asetettu maksimihinta. Jatkuvien kustannusten vuosihinta (liitteen 6, Hintalomake välilehden 1-Vertailuhinta solu O60) ei saa ylittää 200 000 euroa / v. Maksimihinnan ylitys johtaa todennäköisesti tarjouksen hylkäämiseen. HANKINNAN VALMISTELU Hankintayksikkö on valmistellut hankintaa arvioimalla markkinoilla olevia vaihtoehtoja ja kilpailuolosuhteita sekä hankinnan toteuttamistapoja. Markkinakartoituksessa on kuultu laajasti alan toimijoita kirjallisesti ja markkinavuoropuhelun kautta sekä arvioitu eri toteutusmalleja. Markkinakartoitus on toteutettu siten, ettei yksittäistä toimittajaa ole suosittu ja kartoituksessa on toimittu tasapuolisesti ja avoimesti. Markkinakartoitusilmoitus on julkaistu HILMA:ssa 26.2.2026. Markkinavuoropuheluun ilmoittautui 14 toimittajaa. Ilmoittautuneille lähetettiin maaliskuussa 2026 ennakkotehtävä, jolla kartoitettiin markkinoilla olevissa järjestelmissä toteutuvia toiminnallisuuksia. Markkinavuoropuheluja jatkettiin tämän jälkeen neljän toimittajan kanssa. Maalis-huhtikuussa 2026 järjestettiin kolmen toimittajan kanssa keskustelutilaisuudet, joissa toimittajat demosivat järjestelmiään. Lisäksi yksi toimittaja demosi järjestelmäänsä erikseen toimittamillaan videoilla. Toukokuussa 2026 toimittajilta pyydettiin kirjallisia lisäselvityksiä ja kesäkuussa 2026 heille lähetettiin koko tarjouspyyntöluonnos liitteineen kommentoitavaksi, minkä jälkeen kommentoineilta pyydettiin vielä tarkentavia lisäselvityksiä. Kartoituksessa havaittiin markkinoilla olevan useita sähköisiä huoltokirjajärjestelmiä. Markkinakartoituksen perusteella voitiin todeta, että erityisesti Espoon kaupungin tarve energianhallinnan kokonaisuudelle osana huoltokirjaa rajaa markkinaa. Kartoituksessa saatuja havaintoja on hyödynnetty hankinnan kohteen määrittelyssä, soveltuvuusvaatimusten asettamisessa ja tarjousten vertailuperusteiden määrittelyssä. Hankinnan valmistelussa on huomioitu hankintalain 65 §:n mukaiset markkinakartoitusta koskevat periaatteet ja hankintayksikkö katsoo valmistelun tukevan kilpailun toteutumista. HANKINNAN JAKAMINEN OSIIN Hankintayksikkö on arvioinut hankinnan jakamista osiin. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska hankinnan kohteena oleva järjestelmä ja siihen liittyvä palvelu muodostaa yhtenäisen kokonaisuuden, jota ei ole tarkoituksenmukaista jakaa pienempiin kokonaisuuksiin. Lisäksi jakaminen lisäisi merkittävästi integraatioihin, vastuunjakoon, käyttöönottoon ja tietojen yhtenäiseen hallintaan liittyviä riskejä. Hankintayksikkö katsoo, että jakamatta jättäminen on hankinnan luonne, toteutustapa ja tarkoituksenmukainen toteutus huomioon ottaen perusteltua.Menettelyn pääpiirteetRinnakkaisten tarjousten tekeminen on kielletty. Mikäli tarjoaja jättää rinnakkaisia tarjouksia, huomioidaan niistä vain viimeisin tarjous. Mikäli tarjouskilpailussa saadaan vain yksi hyväksyttävä tarjous, hankintayksikkö arvioi hankinnan toteuttamisen edellytykset. Hankintayksikkö voi keskeyttää kilpailutuksen ja kilpailuttaa uudelleen, ellei hankinnan toteuttamiselle yhdellä tarjouksella ole hankintalain mukaista perustetta.

      Yhteyshenkilö
      Hankintakeskus
      Yhteyshenkilön puhelin
      +358 981621
      Yhteyssähköposti
      hankinta@espoo.fi
      Osoite
      PL 640, 02070 ESPOON KAUPUNKI

    Mukautetut arviointikriteerit

    Aloita ilmainen kokeilu esittääksesi omia kysymyksiä tarjouspyynnöstä ja saadaksesi tekoälyn vastauksia.

    Hankintaperusteet

    • Kuvaus

      Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on tilaajan kannalta hinta-laatusuhteeltaan paras. Vertailupisteiden laskeminen on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 8. "Tarjousohjeet ja vertailuperusteet".

    • Kuvaus

      Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on tilaajan kannalta hinta-laatusuhteeltaan paras. Vertailupisteiden laskeminen on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 8. "Tarjousohjeet ja vertailuperusteet".

    Kelpoisuusvaatimukset

      Ei löytynyt kelpoisuusvaatimukset hankintailmoituksesta.

    Aiemmat sopimuksen voittajat

    Aloita ilmainen kokeilu nähdäksesi, kuka on voittanut samanlaisia tarjouspyyntöjä tältä hankintayksiköltä.

    Katso koko ilmoitus

    Hankintayksikkö
    Espoon kaupunki
    Otsikko
    Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta
    Tyyppi
    KilpailutusEnnakkokarsinta
    Pääkoodi
    48000000Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät
    Lisäkoodit
    72000000Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

    Cobriefin lisäämät lisäkoodit

    48420000Laitteistohallinto-ohjelmatuotteet ja ohjelmatuotesarja
    48421000Laitteistohallinto-ohjelmatuotteet
    72267000Ohjelmistojen ylläpito- ja korjauspalvelut
    Sijainti
    Helsinki-Uusimaa
    Arvioitu arvo
    2 500 000,00 €

    Aktiiviset samankaltaiset kilpailutukset

    • Äänekosken kaupunki / Pohjoisen Keski-Suomen työllisyysalue

      Systemutvikling og programmering

      Äänekosken kaupungin sähköinen huoltokirjajärjestelmä

      Äänekosken kaupunki tarvitsee sähköisen huoltokirjajärjestelmän kiinteistömassansa hallintaan Keski-Suomessa. Järjestelmän tulee sisältää kiinteistöjen dokumentaation keräämisen yhteen paikkaan, huoltokalenterin päivittäisten tehtävien hallintaan, palvelupyyntöjen käsittelyn, kunnossapidon työkalut, PTS-suunnitelmat ja tarkistuslistaukset. Erityisesti järjestelmän tulee tukea rakentamislain (751/2023) 139 §:n vaatimuksia rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeelle, ja sen tulee olla käytettävissä mobiililaitteilla. Järjestelmää käytetään ensisijaisesti kiinteistönhoidon ylläpidon töihin noin 140 kiinteistössä (yhteensä noin 180 000 m²), mutta sitä tulee voida hyödyntää myös puhtauspalveluiden, viheraluepalveluiden sekä leikkipihojen/puistojen ylläpidon tehtäviin. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva 6 kuukauden molemminpuolisella irtisanomisajalla. Tarjoukset arvioidaan hinnan (40 %) ja laadun (60 %) perusteella.

      KilpailutusSep 23, 2026
      Oct 16, 2026(12 päivää)

    • Espoon kaupunki

      Programvareprodukter og lisenser

      HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

      Espoon kaupunki tarvitsee HRM- ja palkkajärjestelmän ohjelmistopalveluna (SaaS), joka sisältää henkilöstöhallinnon päärekisterin ja palkanlaskennan toiminnallisuudet. Ratkaisun tulee tukea Espoon kaupungin eri työaikamuotoja ja työehtosopimuksia. Hankinta sisältää järjestelmän käyttöönoton, sovituksen, sovellusylläpitopalvelut sekä jatkokehitys- ja asiantuntijapalvelut. Sopimus tulee voimaan allekirjoittamisesta ja on voimassa toistaiseksi, arvioitu alkamispäivämäärä on joulukuussa 2026. Hankinnan enimmäisarvo on 8 miljoonaa euroa. Palvelut toimitetaan Helsinki-Uusimaa-alueelle. Tarjoukset arvioidaan vertailuhinnan (30 %) ja laadun (70 %) perusteella, jossa laatu jakautuu palveluyhteistyöhön ja tietoturvaan (20 %), toiminnallisiin vaatimuksiin (30 %), teknisiin vaatimuksiin (5 %), tukeen ja ylläpitoon (2,5 %), käyttöönottoon (10 %) sekä asiantuntijapalveluihin (2,5 %).

      KilpailutusSep 25, 2026
      Oct 30, 2026(26 päivää)
      8 000 000 €

    • Helsingin Asumisoikeus Oy

      Programvareprodukter og lisenser

      Puhelu- ja sähköpostikontaktien hallintajärjestelmän hankinta palveluna (SaaS)

      Helsingin Asumisoikeus Oy tarvitsee puhelu- ja sähköpostikontaktien hallintajärjestelmän palveluna (SaaS) 1 vuoden sopimuksella, johon sisältyy kaksi 1 vuoden optiokautta. Hankinnan tavoitteena on saada käyttöön toimintavarma, helppokäyttöinen ja skaalautuva ratkaisu myynti- ja asiakaspalvelutiimien käyttöön saapuvien ja lähtevien puheluiden sekä sähköpostien tehokkaaseen, yhdenmukaiseen ja tietoturvalliseen käsittelyyn. Palveluun sisältyy SaaS-palvelun käyttöoikeudet, tarvittavat palveluympäristöt, järjestelmän konfigurointi, käyttöönotto, koulutus, dokumentaatio sekä jatkuvat tuki-, ylläpito- ja häiriönhallintapalvelut. Ratkaisun tulee mahdollistaa puheluiden ja sähköpostien keskitetty käsittely, työjonojen ja käsittelijävastuiden hallinta, yhteydenottojen luokittelu, seuranta ja raportointi sekä tarvittavat integraatiot ja rajapinnat. Palvelu toimitetaan Helsinki-Uusimaa-alueelle. Tarjoukset arvioidaan hinnan (60 %) ja laadun (40 %) perusteella.

      KilpailutusSep 24, 2026
      Oct 12, 2026(8 päivää)

    • Vantaan kaupunki

      Programvareprodukter og lisenser

      Infraprojektien tiedonhallintajärjestelmä

      Vantaan kaupunki tarvitsee infraprojektien tiedonhallintajärjestelmän, jonka arvioitu kokonaisarvo on enintään 1,1 miljoonaa euroa. Sopimus on voimassa kaksi vuotta allekirjoituksesta, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Järjestelmän tulee olla tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen, ja se sijoittuu Helsinki-Uusimaa-alueelle. Tarjousten vertailuperusteena on halvin hinta.

      KilpailutusSep 9, 2026
      Oct 12, 2026(8 päivää)
      1 100 000 €

    • Espoon kaupunki

      Adgangskontroll og sikkerhetssystemer

      Kulunvalvontajärjestelmän ja siihen liittyvien palveluiden hankinta

      Espoon kaupunki tarvitsee kulunvalvontajärjestelmän ja siihen liittyviä palveluita Espoon kaupungin sekä Espoon Elä ja Asu Oy:n, Kiinteistö Oy Matinkylän Uimahallin, Kiinteistö Oy Tapiolan Louhen ja Kiinteistö Oy Espoon Keskuskeittiön hallinnoimiin rakennuksiin Helsinki-Uusimaa-alueella. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on 1,61 miljoonaa euroa. Palveluun sisältyy olemassa olevien Esmikko-kulunvalvontajärjestelmien korvaaminen uudella järjestelmällä sekä Abloy OS -kulunvalvontajärjestelmän huolto- ja ylläpitopalvelut. Toimittajan palvelun tuottamiseen käyttämien henkilöiden tulee olla suorassa työsuhteessa toimittajaan, lukuun ottamatta kaapelointitöitä. Kilpailutuksen perusteella muodostetaan puitejärjestely, johon valitaan enintään neljä toimittajaa etusijajärjestyksessä. Tarjoukset arvioidaan kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella, jossa hinta on 100 %. Osallistuminen edellyttää salassapitositoumuksen (NDA) toimittamista ja pakolliseen kohdekäyntiin osallistumista.

      PuitejärjestelySep 9, 2026
      Oct 21, 2026(17 päivää)
      1 610 000 €