Tietoaineistojen sähköisen arkistointijärjestelmän hankinta
Julkaistu määräaika umpeutunut
Julkaistu määräaika on umpeutunut. Monivaiheisissa kilpailutuksissa myöhempi tarjousmääräaika voi yhä olla voimassa — tarkista ilmoitus tai portaali nykyisen vaiheen osalta.
- Osallistumishakemuksen määräaika
- 13. nov. 2023Päättynyt
- Valinta
- Alustava laatuvertailu 50 %
Tiivistelmä
Hankinnan kohteena on Uudenkaupungin kaupungin (jäljempänä ”Tilaaja” tai ”Hankintayksikkö”) digitaalisten tietoaineistojen pitkäaikaissäilytykseen soveltuva järjestelmä eli ns. sähköinen arkistointijärjestelmä. Säilytettävät tietoaineistot voivat olla syntysähköisiä tai digitoituja. Säilytettävät tietoaineistot voivat koostua keskenään erilaisista tiedostoformaateista (esim. tekstiasiakirjat, äänitteet, kartta-aineistot). Tietoaineistot voivat muodostaa toisistaan erillisiä loogisia aineistokokonaisuuksia. Aineistokokonaisuuksilla voi olla toisistaan poikkeavat luokitteluperusteet ja metatiedot. Sähköiseen arkistointijärjestelmään siirrettävät tietoaineistot koostuvat julkisista ja salassa pidettävistä asiakirjoista ja asiakirjallisista tiedoista. Aineistot sisältävät henkilötietoja. Arkistointijärjestelmän tulee säilyttää tiedot eheinä, muuttumattomina ja käytettävinä koko tiedon elinkaaren ajan. Tiedot tulee voida hävittää järjestelmästä, kun niille määritelty säilytysaika on kulunut umpeen. Lisäksi aineistot tulee voida siirtää järjestelmästä esim. kansalliseen arkistopalveluun. Järjestelmä tulee soveltua myös tietopalveluun ja siinä on esim. monipuoliset hakutoiminnallisuudet. Hankittavan järjestelmän tulee täyttää kansalliset tiedonhallintaa (ml. tietoturvallisuutta) ja pitkäaikaissäilyttämistä koskevat lainsäädännön ja normien vaatimukset tiedon käsittelylle, säilyttämiselle ja hävittämiselle. Arkistointijärjestelmän tulee olla SÄHKE2-sertifioitu. Arkistointijärjestelmä hankitaan SaaS-palveluna ja ensisijaisesti valmiina kokonaisratkaisuna yhdeltä (1) toimittajalta. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset ovat kuvattuna tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus. Sopimus tehdään yhden (1) Palveluntuottajan kanssa. Palvelusta laaditaan käyttöönottosopimus ja SaaS-sopimus. Käyttöönottosopimus on määräaikaisena voimassa ja päättyy Osapuolten velvoitteiden tultua kokonaan täytetyiksi. SaaS-sopimus astuu voimaan, kun käyttöönottoprojektin velvoitteet on tultu kokonaan täytetyiksi ja Tilaaja on hyväksynyt käyttöönottoprojektin lopputulokset. SaaS-sopimus on määräaikaisena voimassa 36 kuukautta, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Hankintasopimus ei sisällä Tilaajalle määräostovelvoitetta, eikä tuota valitulle toimittajalle yksinoikeutta hankinnan kohteena olevien palveluiden toimittamiseen Tilaajalle.
Mukautetut arviointikriteerit
Saat vastaukset bid/no-bid-kriteereihinne
Määritä ne kerran, niin Cobrief vastaa jokaisessa hankinnassa
Teettekö tarjouksen?
Agentti perustaa tarjouksen ja kirjoittaa ensimmäisen luonnoksen. 14 päivää ilmaiseksi.
Hankintaperusteet
Kuvaus
Ehdokkaan tulee ladata liite 3 Hintaliite täytettynä liitteessä annettujen ohjeiden mukaisesti. Osallistumishakemusten hintavertailu suoritetaan liitteelle muodostuvan alustavan vertailuhinnan perusteella.
Arviointimenetelmä
Halvin vertailuhinta saa 40 pisteitä. Muiden Ehdokkaiden pisteet lasketaan suhteessa halvimpaan kaavalla halvin vertailuhinta / ehdokkaan vertailuhinta * 40 pistettä.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.
Kuvaus
Ehdokkaan tulee ladata liite 2 Tekniset ja toiminnalliset vaatimukset täytettynä liitteessä annettujen ohjeiden mukaisesti. Osallistumishakemusten laatuvertailu suoritetaan liitteessä annettujen tietojen ja liitteelle muodostuvan vertailupisteiden perusteella. Ehdokkaan osallistumisvaiheessa antamat tekniset ja toiminnalliset tiedot ovat alustavia ja voivat perustellusta syystä muuttua neuvotteluvaiheessa.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.
Aiemmat voittajat
Keitä vastaan kilpailette?
Toimittajat, jotka ovat voittaneet vastaavia sopimuksia hankkijalta Uudenkaupungin kaupunki
Ilmoituksesta
Hankinnan kohteena on Uudenkaupungin kaupungin (jäljempänä ”Tilaaja” tai ”Hankintayksikkö”) digitaalisten tietoaineistojen pitkäaikaissäilytykseen soveltuva järjestelmä eli ns. sähköinen arkistointijärjestelmä. Säilytettävät tietoaineistot voivat olla syntysähköisiä tai digitoituja. Säilytettävät tietoaineistot voivat koostua keskenään erilaisista tiedostoformaateista (esim. tekstiasiakirjat, äänitteet, kartta-aineistot). Tietoaineistot voivat muodostaa toisistaan erillisiä loogisia aineistokokonaisuuksia. Aineistokokonaisuuksilla voi olla toisistaan poikkeavat luokitteluperusteet ja metatiedot. Sähköiseen arkistointijärjestelmään siirrettävät tietoaineistot koostuvat julkisista ja salassa pidettävistä asiakirjoista ja asiakirjallisista tiedoista. Aineistot sisältävät henkilötietoja. Arkistointijärjestelmän tulee säilyttää tiedot eheinä, muuttumattomina ja käytettävinä koko tiedon elinkaaren ajan. Tiedot tulee voida hävittää järjestelmästä, kun niille määritelty säilytysaika on kulunut umpeen. Lisäksi aineistot tulee voida siirtää järjestelmästä esim. kansalliseen arkistopalveluun. Järjestelmä tulee soveltua myös tietopalveluun ja siinä on esim. monipuoliset hakutoiminnallisuudet. Hankittavan järjestelmän tulee täyttää kansalliset tiedonhallintaa (ml. tietoturvallisuutta) ja pitkäaikaissäilyttämistä koskevat lainsäädännön ja normien vaatimukset tiedon käsittelylle, säilyttämiselle ja hävittämiselle. Arkistointijärjestelmän tulee olla SÄHKE2-sertifioitu. Arkistointijärjestelmä hankitaan SaaS-palveluna ja ensisijaisesti valmiina kokonaisratkaisuna yhdeltä (1) toimittajalta. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset ovat kuvattuna tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus. Sopimus tehdään yhden (1) Palveluntuottajan kanssa. Palvelusta laaditaan käyttöönottosopimus ja SaaS-sopimus. Käyttöönottosopimus on määräaikaisena voimassa ja päättyy Osapuolten velvoitteiden tultua kokonaan täytetyiksi. SaaS-sopimus astuu voimaan, kun käyttöönottoprojektin velvoitteet on tultu kokonaan täytetyiksi ja Tilaaja on hyväksynyt käyttöönottoprojektin lopputulokset. SaaS-sopimus on määräaikaisena voimassa 36 kuukautta, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Hankintasopimus ei sisällä Tilaajalle määräostovelvoitetta, eikä tuota valitulle toimittajalle yksinoikeutta hankinnan kohteena olevien palveluiden toimittamiseen Tilaajalle.Menettelyn pääpiirteetHankintamenettelynä on neuvottelumenettely. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, ’’hankintalaki’’). Hankintamenettely etenee seuraavalla tavalla: 1) Ehdokkaiden valitseminen hankintamenettelyyn - Hankintayksikkö valitsee neuvottelumenettelyyn enintään kolme (3) ehdokasta tai mikäli ehdokkaita on vähemmän, kaikki osallistumispyynnön soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset täyttävät ehdokkaat. - Ennen ehdokkaiden valitsemista hankintamenettelyyn, Hankintayksikkö tarkistaa ehdokkaiden soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimusten täyttymisen. - Ehdokkaiden tulee täyttää kaikki osallistumispyynnössä ja tämän liitteissä edellytetyt tiedot. - Ehdokkaan osallistumishakemuksessa ja sen liitteissä esittämät tiedot ovat alustavia. Ehdokkaan/Tarjoajan suunnitelmat voivat täsmentyä Hankintayksikön kanssa käytävien neuvotteluiden edetessä. - Hankintayksikkö valitsee ehdokkaat varsinaiseen neuvottelumenettelyyn esitettyjen vertailuperusteiden perusteella. 2) Ehdokkaiden kanssa käytävät neuvottelut - Neuvotteluvaiheessa Hankintayksikkö pyytää Tarjoajilta alustavat tarjoukset, joiden pohjalta neuvottelut käydään. - Hankintayksikkö käy valitsemiensa tarjoajien kanssa neuvotteluita esitettyjen alustavien suunnitelmien pohjalta parhaan mahdollisen palvelun löytämiseksi. - Käytävien neuvotteluiden aikana ehdokkaiden/tarjoajien suunnitelmat voivat tarkentua tai muuttua. Lisäksi alun perin ilmoitetut hinnat voivat tämän johdosta muuttua. Ehdokkaan/tarjoajan mahdollisesti muuttuva tarjous tulee olla tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. 3) Lopullisen tarjouspyynnön toimittaminen Tarjoajille ja lopullisten tarjousten vastaanottaminen 4) Tarjousten avaaminen sekä tarjousten pisteyttäminen vertailuperusteittain 5) Tarjouksen valitseminen 6) Hankintapäätöksen tekeminen 7) Hankintasopimuksien tekeminen
Yhteyshenkilö
Uudenkaupungin kaupunkiinfo@hankintajuristit.fi- Kilpailutus · EnnakkokarsintaTyyppi
- 72000000PääkoodiTietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki