Tulkkaus- ja käännöspalvelut

Hankinnan kohteena olivat tulkkauspalvelut suomen kielestä ja suomen kieleen maahanmuuttajille, jotka ovat joko Äänekosken kaupungin tai Pohjoisen Keski-Suomen työllisyysalueen asiakkaita sekä käännöspalvelut Äänekosken kaupungin ja Pohjoisen Keski-Suomen työllisyysalueen käyttöön. Pääosin palveluja käyttävät yksiköt ovat Äänekosken kaupungin kotoutumispalvelut, opetus- ja kasvatustoimi sekä Pohjoisen Keski-Suomen työllisyysalue. Tällä hetkellä työllisyysalueen vieraskielisiä asiakkaita Pohjoisen Keski-Suomen työllisyysalueella on vähän alle 500 henkilöä. Työllisyysalueella yleisimmät vieraat puhutut äidinkielet ovat ukraina, venäjä, persia/dari, arabia (sis. päämurrealueet), kurdi ja thai. Käytetyimmät tulkkauskielet tällä hetkellä ovat venäjä, ukraina, thai, arabia kurdi ja persia. Käännöspalveluissa käytetyimmät kielet ovat thai, arabia ja venäjä. Hankinnan tulkkausmuodot ovat ennakkoon varatut etätulkkaukset, pikatulkkaukset ja läsnäolotulkkaukset. Pääosin pika- ja etätulkkaukset toteutetaan puhelimitse tai tulkkaussovelluksen avulla ja vähäisemmässä määrin videotulkkauksina. Hankintayksikkö arvioi tulkkausten tilausmäärien jakautuvat siten, että eniten tarve on etukäteen varattavalle etätulkkaukselle (n.75%), toiseksi eniten pikatulkkaukselle (20%) ja vähiten läsnäolotulkkaukselle (5%). Arviointi on tehty nykyisen käyttöasteen mukaan. Käännöspalveluja on käytetty thain, arabian ja venäjän kielillä. Tarpeen mukaan tilataan myös muiden kielen käännöksiä. Hankinnan sopimuskausi on yksi (1) vuosi, jonka jälkeen on mahdollisuus kahteen (2) yhden (1) vuoden optiokauteen. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo kolmelle vuodelle on 140 000 euroa. Tulkkauspalveluihin on arvioitu kokonaisarvosta käytettävän 90 % ja käännöspalveluihin 10 %. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään ja edellä arvioituihin tietoihin tarpeen määrästä vaan hankkii palvelua tarpeen mukaisesti. Tilaajalla on käytössään myös sidosyksikköhankintana tulkkaus- ja käännöspalveluita, joiden käyttöä voidaan jatkaa tämän hankinnan rinnalla tulevan hankintalain uudistuksen rajoissa. Hankinnan ennakoituun arvoon ei sisälly sidosyksikköhankintana tehtäviä tulkkaus- ja käännöspalveluita.Menettelyn pääpiirteetHankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Tarjous tulee jättää sähköisesti Tarjouspalvelu.fi:ssä. Muulla tavalla jätettyjä tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjous on perillä määräaikaan mennessä. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyyntöasiakirjoissa olevat ehdot. Tarjous on tarjoajaa sitova. Tarjoaja vastaa tarjouksen oikeellisuudesta. Tarjoajan ei ole mahdollista muuttaa tarjoustaan jälkikäteen. Tarjousten jättämiselle varatun määräajan jälkeen tarjouksia ei voi jättää sähköisesti Tarjouspalvelu.fi:ssä. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Hankintaan liittyvät tilaajan hankinta-asiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Jos yritys haluaa tarjousasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat yrityksen itsensä vastattavia. Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 6. Hankintasopimuksen solmiminen. Ensimmäisessä vaiheessa Tarjouspalvelu.fi:ssä jätetyt tarjoukset avataan määräajan päättymisen jälkeen. Muulla tavoin saapuneita tarjouksia ei avata. Toisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta asianmukaisesti. Edellytysten arvioimiseksi tarjouspyynnön kohdassa "Soveltuvuusvaatimukset" on asetettu kriteerit, joiden mukaisesti tarkistetaan tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Kolmannessa vaiheessa tarkistetaan, täyttävätkö soveltuvuusvaatimusten mukaisten tarjoajien tarjoukset tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset hankinnan kohteelle. Tarjouspyynnön vastaiset tai edes osittain hankinnan kohteelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia vastaamattomat tarjoukset suljetaan hankintamenettelyn ulkopuolelle. Neljännessä vaiheessa saadut tarjoukset vertaillaan keskenään tarjouspyynnössä ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti. Viidennessä vaiheessa toimivaltainen taho tekee hankinnasta hankintapäätöksen. Tehty hankintapäätös annetaan sähköisesti tiedoksi kaikille tarjouksen jättäneille Tarjouspalvelu.fi:n kautta ja julkaistaan kaupungin Internet-sivuilla. Hankintapäätökseen voi hakea muutosta siten kuin päätöksessä/päätökseen liitetyssä muutoksenhakuohjeessa mainitaan. Hankintapäätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. Kuudennessa vaiheessa hankintasopimus syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella sen jälkeen kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankinta voi toteutua vasta sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista tarjouskilpailun voittaneelta tarjoajalta tarkistetaan Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset. Hankintayksikkö voi tarvittaessa pyytää tarjoajalta milloin tahansa hankintaprosessin aikana lisäselvityksiä tarjoajan soveltuvuuden tai tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden toteamiseksi. Hankintamenettely voidaan keskeyttää todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 §). Todellinen ja perusteltu syy on esimerkiksi se, että hankinnalle varatut määrärahat eivät riitä, yksikään tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla tai saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous. Hankintayksiköllä on todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankinta myös, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin hankintayksikkö pidättää oikeuden keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa.