Udbud af kontrakt vedrørende levering, drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af et internetbaseret bookingsystem til Forsvarets Puljekøretøjer

Om udbuddet

Opgavebeskrivelse

Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (”FMI) ønsker at indgå en kontrakt vedrørende levering, drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af et internetbaseret bookingsystem til Forsvarets Puljekøretøjer. Det eksisterende system ønskes erstattet af en mere moderne, driftssikker og brugervenlig løsning, der understøtter effektiv booking, udlån og returnering af puljekøretøjer samt giver FMI adgang til relevante drifts- og administrationsdata. Formålet med kontrakten er at sikre Forsvaret en samlet løsning, der med et minimum af ressourceforbrug fra FMI muliggør en sikker, fleksibel og effektiv forvaltning af puljekøretøjer på tværs af organisationen. Løsningen skal understøtte både åbne og lukkede køretøjspuljer, kunne håndtere et stort antal brugere og køretøjer samt bidrage til høj tilgængelighed og kontinuitet i Forsvarets transportløsninger. Kontrakten omfatter leverandørens levering, drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af det samlede system, herunder såvel applikationen som den dertil nødvendige infrastruktur, til brug for Forsvarets puljekøretøjer samt levering, installation og drift af elektronisk delebiludstyr i køretøjerne. Kontrakten inkluderer en opstartsperiode bestående af en udviklingsperiode og en implementeringsperiode, hvor systemet tilpasses, udvikles og idriftsættes i overensstemmelse med FMI’s krav. Leverandøren er ansvarlig for levering af applikationen samt for den dertil nødvendige infrastruktur, herunder hosting af systemet på servere beliggende i Danmark. Systemet leveres som en internetbaseret løsning (SaaS), og leverandøren er ansvarlig for al drift af den bagvedliggende infrastruktur. Leverandøren er ansvarlig for integration af eksisterende data om brugere, puljer, puljekøretøjer og bookinger samt for eventuel genanvendelse af allerede installeret elektronisk delebiludstyr. Systemet skal understøtte selvbetjent adgang for brugere, omfattende administrations- og rapporteringsfunktioner for FMI samt teknisk support og døgnbemandet helpdesk. Kontrakten løber i 72 måneder fra underskrift. Kontrakten kan forlænges på samme vilkår med op til 2 gange 24 måneder. Det er et krav, at udviklingsperioden maksimalt må have en varighed på 6 måneder samt, at implementeringsperioden maksimalt må have en varighed på 6 måneder. Det nuværende system håndterer ca. 25.000 Brugere og 2.800 Puljekøretøjer. I kontraktperioden forventes løsningen som udgangspunkt at skulle kunne håndtere op til ca. 5.000 Puljekøretøjer. Henset til den usikre internationale sikkerhedspolitiske situation har Forsvaret imidlertid behov for en option på at kunne skalere løsningen, således at Applikationen og den tilhørende infrastruktur efter Kundens anmodning kan udbygges til at håndtere op mod 10.000 Puljekøretøjer uden forringelse af funktionalitet, svartider, tilgængelighed eller de øvrige i kontrakten fastsatte krav og servicemål. Herudover omfatter kontrakten en option vedrørende valg af adgangsteknologi til Puljekøretøjerne, hvorefter Kunden i stedet for at anvende Forsvarets eksisterende adgangsbærere (RFID mv.) kan vælge et adgangs- og låsesystem leveret af Leverandøren på de i kravspecifikationen og kontrakten fastsatte vilkår.Hovedtræk i procedurenTilbudsgiver skal som en del af sit tilbud indgive det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). Det bemærkes, at tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør), uanset den juridiske karakter af relationen mellem tilbudsgiveren og de(n) enhed/enheder, som tilbudsgiveren baserer sig på. I så fald skal tilbudsgiver sikre sig, at et ESPD fra de(n) enhed(er), som tilbudsgiver baserer sig på, fremsendes sammen med tilbudsgivers eget ESPD. Denne/disse enhed(er)s ESPD skal indeholde tilsvarende oplysninger. En tilbudsgiver må kun afgive ét tilbud. Tilbudsgiver, og eventuelt deltagerne i en sammenslutning af enheder og/eller støttende enheder, skal anvende ESPD, jf. udbudslovens § 148, som foreløbig dokumentation for, at deltagerne ikke er omfattet af de i udbudslovens §§ 135 og 136 anførte udelukkelsesgrunde, og at tilbudsgiver opfylder de fastsatte krav til egnethed. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument. Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning (konsortier), skal de deltagere, der ikke indgiver tilbuddet, underskrive deres ESPD-dokument. Eventuelle støttende enheder skal også underskrive ESPD. Tilbudsgiver, og eventuelt deltagerne i en sammenslutning af enheder og/eller støttende enheder, skal anvende ESPD, jf. udbudslovens § 148 som foreløbig dokumentation for, at deltagerne ikke er omfattet af de i §§ 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde eller udelukkelsesgrundene anført i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, 5 og 6, og at tilbudsgiver opfylder de fastsatte krav til egnethed. Såfremt en tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal denne på opfordring afgive støtteerklæringer eller anden dokumentation, der godtgør, at denne kan disponere over den nødvendige økonomiske og finansielle kapacitet og/eller tekniske og faglige kapacitet, og at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for tilbudsgiver. I mangel af en sådan dokumentation kan FMI ikke tage sådan(ne) enheds/enheders økonomiske og finansielle kapacitet og/eller tekniske og faglige kapacitet i betragtning. FMI har udarbejdet en skabelon (tilgængelig i det elektroniske udbudssystem), der kan anvendes som erklæring for denne juridiske forpligtelse.

Kontaktoplysninger

Kontaktnavn

Daniel Boye Lassen

Kontakttelefon

+45 30 85 13 44

Kontakt e-mail

DLAS@poulschmith.dk

Adresse

Lautrupbjerg 1-5, 2750 Ballerup

• Pris

  40%

  Beskrivelse

  FMI vil beregne en samlet evalueringsteknisk pris for hvert tilbud. Hvert tilbud bliver tildelt point i henhold til en økonomisk ramme på baggrund af tilbuddets evalueringstekniske pris, som opgøres som anført i bilag B afsnittet ”Nærmere om beregningsgrundlaget”.

• Kvalitet

  Applikationen (60%) | Udviklings- og implementeringsgennemførelse (40%)

  60%

  Beskrivelse

  Kriteriet "Kvalitet" vil blive bedømt på grundlag af følgende delkriterier: * Applikationen (60 %) * Udviklings- og implementeringsgennemførelse (40 %) Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers vægt i tilbudsevalueringen. Delkriterierne under hvert underkriterie vægter med den angivne vægt. Ved evalueringen af delkriteriet "Applikationen" foretager FMI en samlet vurdering af Tilbudsgivers besvarelse af de evalueringskrav ("E"), der i henhold til Bilag 2 (Kravspecifikation) evalueres under dette delkriterie. For nærmere information henvises til bilag B - Tildelingskriteriet og evalueringsmetoden afsnit 4.2.1 "Applikationen (vægtning 60 %)". Ved evalueringen af delkriteriet "Udviklings- og implementeringsgennemførelse" foretager FMI en vurdering af Tilbudsgivers besvarelse af det evalueringskrav ("E") i Bilag 2 (Kravspecifikation), der evalueres under dette delkriterie. For nærmere information henvises til bilag B - Tildelingskriteriet og evalueringsmetoden afsnit 4.2.2 "Udviklings- og implementeringsgennemførelse (vægtning 40 %)".

  Underkriterier

  Applikationen

  60%

  Beskrivelse

  Ved evalueringen af delkriteriet "Applikationen" foretager FMI en samlet vurdering af Tilbudsgivers besvarelse af de evalueringskrav ("E"), der i henhold til Bilag 2 (Kravspecifikation) evalueres under dette delkriterie. For nærmere information henvises til bilag B - Tildelingskriteriet og evalueringsmetoden afsnit 4.2.1 "Applikationen (vægtning 60 %)".

  Udviklings- og implementeringsgennemførelse

  40%

  Beskrivelse

  Ved evalueringen af delkriteriet "Udviklings- og implementeringsgennemførelse" foretager FMI en vurdering af Tilbudsgivers besvarelse af det evalueringskrav ("E") i Bilag 2 (Kravspecifikation), der evalueres under dette delkriterie. For nærmere information henvises til bilag B - Tildelingskriteriet og evalueringsmetoden afsnit 4.2.2 "Udviklings- og implementeringsgennemførelse (vægtning 40 %)".

• Referenceprojekter

  Beskrivelse

  Tilbudsgiver skal angive en liste med mindst én sammenlignelig leverance (reference) vedrørende levering af et internetbaseret system til forvaltning af køretøjer eller tilsvarende mobile ressourcer, udført inden for de seneste 3 år, regnet fra datoen for offentliggørelse af denne udbudsbekendtgørelse. Ved en sammenlignelig reference forstås en leverance, der opfylder samtlige af følgende kriterier: 1) Tilbudsgiver har leveret og været ansvarlig for et internetbaseret system til forvaltning af køretøjer eller tilsvarende mobile ressourcer; 2) Systemet har som minimum omfattet et bookingsystem til planlægning og reservation af køretøjer; 3) Tilbudsgiver har forestået løbende drift af systemet for kunden; 4) Tilbudsgiver har forestået vedligeholdelse og/eller videreudvikling af systemet; og 5) Tilbudsgiver har leveret en helpdesk-/supportfunktion over for kunden og/eller brugerne. Referencen skal have et omfang og en kompleksitet, som efter ordregivers vurdering er sammenlignelig med den udbudte opgave. Dette indebærer blandt andet, at det pågældende system skal have været anvendt af en organisation med et væsentligt antal brugere og køretøjer samt have været i egentlig driftsanvendelse i en sammenhængende periode. Det er ikke en betingelse, at referencen vedrører en offentlig myndighed eller en forsvarsmyndighed, ligesom det ikke er et krav, at antallet af køretøjer i referencen er identisk med det i nærværende udbud, forudsat at referencen samlet set dokumenterer erfaring med en tilsvarende type opgave. Kun de leverancer (referencer), der er udført på tidspunktet for datoen for offentliggørelse af denne udbudsbekendtgørelse, vil indgå i vurderingen af, om det nedennævnte minimumskrav til egnethed er opfyldt. Hvis den pågældende leverance udføres løbende, er det kun den del af anskaffelsen, der er udført inden for de seneste 3 år, og afsluttet ved fra datoen for offentliggørelse af denne udbudsbekendtgørelse, der indgår i vurderingen af leverancen (referencen). Hvis en del af anskaffelsen ikke er udført inden for de seneste 3 år, eller hvis en del af anskaffelsen ikke er afsluttet ved datoen for offentliggørelse af denne udbudsbekendtgørelse udløb, vil denne del derfor ikke indgå i vurderingen af leverancen (referencen). Listen må maksimalt indeholde 3 tidligere leverancer (referencer), uanset om tilbudsgiver er en enhed, udgør en sammenslutning af enheder (f.eks. et konsortium), herunder midlertidige joint ventures, eller baserer sig på andre enheders tekniske og faglige kapacitet. Hvis listen indeholder flere end 3, vil FMI kun tage de første 3 leverancer på listen i betragtning. Leverancer derudover vil ikke indgå i vurderingen. Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden/andre enhed(er)s uddannelsesmæssige eller faglige kvalifikationer, eller faglige erfaringer i relation til udførelsen af konkrete dele af de i ”Beskrivelse af udbuddet”, anførte ydelser, for hvilke tilbudsgiver har afgivet tilbud, skal disse konkrete dele af ydelserne udføres af den/de enhed(er), som tilbudsgiver baserer sig på.

  Dokumentationskrav

  I ESPD’et skal tilbudsgiver angive en liste med mindst én sammenlignelig leverance (reference). Listen bør indeholde en kort beskrivelse af hver leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en tydelig angivelse af, hvilke konkrete dele af leverancerne der ligner den anskaffelse, der er beskrevet i ”Beskrivelse af udbuddet”. Beskrivelsen bør også indeholde en beskrivelse af tilbudsgivers deltagelse/rolle i forbindelse med udførelsen af leverancerne. Beskrivelsen bør indeholde oplysninger om dato for leverancerne, leverancernes størrelse/mængde/omfang og værdi samt modtagerne af leverancerne (konkrete navne/lande foretrækkes, men er ikke nødvendige; hvis der ikke anføres lande-specifikke oplysninger, bedes tilbudsgiver angive så mange generiske oplysninger som muligt om leverancen). Ved angivelse af dato for leverancerne, bedes tilbudsgiver anføre dato for leverancernes start- og sluttidspunkt. Er dette ikke muligt, bedes tilbudsgiver i beskrivelsen af leverancerne anføre, hvordan datoen er angivet. Det er vigtigt, at tilbudsgiver tydeligt angiver, hvilken del (f.eks. i forhold til størrelse, værdi, mængde eller omfang osv.) af en løbende leverance (reference), der er udført inden for de seneste 3 år. Tilbudsgiver behøver ikke indsende yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet (dvs. de oplysninger, der fremgår af ESPD, anses for tilstrækkelige). FMI forbeholder sig imidlertid ret til at kontakte tilbudsgiver og/eller modtagerne af leverancerne for at verificere oplysningerne i ESPD’et, herunder de deri anførte datoer for udførelse af leverancerne.

Se hele udbudsbekendtgørelsen