Udbud af udskiftning af vandmålere for Aarhus Vand

Resultat

Om udbuddet

Opgavebeskrivelse

Udbuddet vedrører planlægning, advisering og bookning af kunder samt udskiftning af vandmålere for Aarhus Vand. Aarhus Vand er ansvarlig for vandforsyningen og spildevandsrensningen i Aarhus Kommune og forsyner omkring 68.000 private husstande og virksomheder med drikkevand. Aarhus Vand ejer alle målerne og står for kontrol, drift og vedligeholdelse af udstyret i hele området, som er opdelt i tre driftsområder (DO): DO Syd, DO Midt og DO Nord. Aarhus Vands formål er at skabe sundhed gennem rent vand - til mennesker og planeten. Aarhus Vands vision er at skabe en national platform som driver for lokale og globale løsninger til et sundere vandkredsløb. Digitalisering er en integreret del af dette mål, og en del af det digitale Aarhus Vand er at have et fuldt digitaliseret vandsystem fra kilde til hane. For at forfølge realiseringen af denne vision har Aarhus Vand planer om at udskifte alle mekaniske vandmålere til elektroniske digitale vandmålere. Aarhus Vand har i 2023 indgået aftale med Kamstrup om leverance af disse vandmålere. Den udbudte ydelse og de krav der skal opfyldes i forbindelse med afgivelse af tilbud og senere udførelse af opgaven, er beskrevet i udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres derfor til at orientere sig i samtlige dokumenter i udbudsmaterialet før afgivelse af tilbud. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.Hovedtræk i procedurenBeskrivelse af processen kan findes i udbudsbetingelser. Proceduren gennemføres i hovedtræk i følgende faser: Fase 1: Prækvalifikation. Alle markedsaktører der ønsker af afgive tilbud, kan ansøge om at få lov til at afgive tilbud. Af de ansøgninger der kommer ind inden ansøgningsfristens udløb, og som lever op til egnetheds- og udvælgelseskriterierne, udvælges op til 4 ansøgere, som inviteres til at afgive tilbud. Fase 2: Tilbudsfase, indledende tilbud De udvalgte ansøgere under fase 1, får mulighed for at afgive et indledende tilbud. Alle af disse, der har afgivet et tilbud inviteres til forhandlingsmøderne i fase 3. Aarhus Vand forbeholder sig dog ret til at tildele aftale på baggrund af indledende tilbud, og stoppe processen her. Fase 3: Forhandling Alle som har afgivet et tilbud, inden for tilbudsfristen jf. fase 2, inviteres til et forhandlingsmøde. Det forventes at der herefter indkaldes til endeligt tilbud. Aarhus Vand forbeholder sig dog ret til at gentage fase 2+3, ind til der indkaldes til enhedeligt tilbud. Fase 4: Tilbudsfase, endeligt tilbud Tilbudsgiver udarbejder og indsender et endeligt tilbud. Fase 5: Evaluering og tildeling

Kontaktoplysninger

Kontaktnavn

Nina Brandsen

Kontakttelefon

22551734

Kontakt e-mail

nina.brandsen@aarhusvand.dk

Adresse

Hasselager Allé 29, 8260 Viby J

• Planlægning og projektledelse

  25%

  Beskrivelse

  Tilbudsgiver bedes udarbejde en plan for gennemførelse af projektet i DO Syd som viser bemanding og tidsforbrug. Til besvarelsen af kriteriet, bedes tilbudsgiver indsende: * Organisationsplan som indeholder de nødvendige funktioner for gennemførelsen af opgaven * En tidsplan for DO Syd der viser en klar sammenhæng mellem tidsplanen og den tilbudte bemanding * CV’er på alle i det tilbudte team, - særligt udførligt på projektleder/overmontør * Oversigt over hvor mange af de tilbudte medarbejdere som er fastansatte hos Tilbudsgiver. * En beskrivelse af hvordan kvalitetssikring af eventuelle vikarer vil blive håndteret * Tilbudsgiver bedes desuden beskrive hvor meget tid det forventes at Ordregiver skal bruge på samarbejdet. CV’er må fylde max. 2 A4-sider hver, og besvarelsen i øvrigt må fylde max 4 A4-sider.

  Evalueringsmetode

  Ved evalueringen af kriteriet, vil Ordregiver lægge vægt på:

  • At alle opgaver er beskrevet og håndteret i besvarelsen
  • At der er en tydelig sammenhæng mellem tidsplan og den tilbudte bemanding,
  • At bemandingsplanen fremstår robust og med de nødvendige kompetencer og ressourcer til rådighed.
  • At CV’erne viser at de tilbudte medarbejder har de fornødne kompetencer til at udføre det arbejde de er tiltænkt jf. CV’er og bemandingsplan.

• Montørhåndbog/udførelse

  20%

  Beskrivelse

  Til besvarelsen af kriteriet, bedes tilbudsgiver vedlægge: Tilbudsgiver bedes medsende et eksempel på en montørhåndbog enten tilpasset en fremtidig opgave hos Ordregiver eller fra et tilsvarende projekt. Der er ikke begrænsning på sideantal ved besvarelse af dette kriterium.

  Evalueringsmetode

  I evalueringen vil Ordregiver gennemgå montørhåndbogens emner og sammenligne med kravspecifikationen. Ordregiver lægger vægt på at indholdet er relevant og dækkende for udførelsen af opgaven. Ordregiver lægger ligeledes vægt på at montørhåndbogen er letforståelig og understøtter at arbejdet udføres korrekt og efter anvisninger i kravspecifikationen. Ordregiver vil se positivt på indhold som bibringer yderligere kvalitet og effektivitet til udførslen samt fleksibilitet for at få en opgave løst. Eventuelle mangler i en eksisterende montørhåndbog, som Tilbudsgiver vil tilføje til opgaven for Aarhus Vand, kan oplistes og medsendes og vil dermed ikke trække ned i bedømmelsen.

• Kundeservice

  15%

  Beskrivelse

  Tilbudsgiver bedes beskrive, hvordan kundecenteropgaven varetages. I beskrivelsen skal det fremgå, hvordan og hvornår den tilbudte kundeservice er tilgængelig, samt hvilke opgaver den vil skulle håndtere. En del af opgaven er kommunikation med kunder, særligt dem som ikke reagerer ved første henvendelse. Til besvarelsen af kriteriet, bedes tilbudsgiver vedlægge: * En beskrivelse af kundeservicefunktionen/kundecentrets opbygning med bemandingsplan der modsvarer opgaven for Aarhus Vand (der kan henvises til CV’er indsendt til besvarelse af kriterie 1, i afsnit 12.1.1) * Kommunikationsplan * Eksempler på kundebreve og andet relevant kommunikationsmateriale, enten målrettet den kommende opgave for Aarhus Vand, eller materiale der er anvendt ved tilsvarende opgaver. Besvarelsen må fylde max 4 A4-sider, og der kan herudover vedlægges eksempler på kundebreve mm.

  Evalueringsmetode

  Ved evalueringen af kriteriet, vil Ordregiver lægge vægt på:

  • At kundeservicebeskrivelsen er dækkende for de situationer der kan opstå ved udførelse af opgaven.
  • At Tilbudsgiver viser at der er tilstrækkelig bemanding samt at de tilknyttede medarbejdere har de rette kompetencer til håndtering af kundehenvendelserne.
  • At kommunikationsplanen indeholder og beskriver forskellige kontaktformer.
  • At besvarelsen rummer både bred kommunikation til samtlige kunder, samt mere tilpasset kommunikation til de kunder som af forskellige årsager kræver flere forskellige henvendelser før målerudskiftningen kan gennemføres.
  • At det udarbejdede kommunikationsmateriale er målrettet opgaven, indeholder de nødvendige oplysninger og er skrevet i et forståeligt sprog.

• Bæredygtighed

  10%

  Beskrivelse

  Tilbudsgiver bedes i tilbudslisten anføre, hvor stor en andel af de biler der vil blive anvendt til udførelse af opgaven som er elbiler eller tilsvarende. Hvis alle montører kører elbil ved aftalens start, opnås 100 point for besvarelsen. Tilbudsgiver bedes derfor angive det samlede antal biler som skal anvendes til løsning af opgaven i DO Syd, samt andelen af dem der kører på el. Såfremt tilbudsgiver har yderligere forslag til bæredygtige tiltag under udførelse af denne opgave, bedes disse medtages som forhandlingsemner.

• Pris

  30%

  Beskrivelse

  Tilbuddet skal afgives i danske kr. eksklusive moms, men inklusiv alle omkostninger og eventuelle afgifter, herunder fx miljøafgifter. Prisen skal være inkl. projektomkostningerne, herunder direkte, som indirekte omkostninger, lønudgifter, udgifter til materialer/komponenter, projekteringen, transport og logi/forplejning, skatter og afgifter mv. Tilbuddet afgives ved udfyldelse af Bilag 1 Tilbudsliste, jf. vejledningen heri. Alle ydelserne, som fremgår af kravene i kravspecifikationen og udkast til aftale, skal være inkluderet i den tilbudte pris på de tilbudte produkter/ydelser, herunder omkostninger forbundet med leveringen. Ligeledes skal forhold beskrevet i tilbudsbesvarelsen være indeholdt i prisen. Til brug for tilbudsvurderingen og for at anskueliggøre, hvor stor en mængde Ordregiver forventer at aftage af de enkelte efterspurgte ydelser, er estimerede mængder angivet på tilbudslisten. Der skal tilbydes én nettopris pr. positionsnummer for 1 stk. mindste bestillingsenhed, jf. bilag 1 Tilbudsliste. Alternativ 1: Der skal afgives tilbud på alle positioner i tilbudslisten. Såfremt dette ikke er tilfældet, afvises tilbuddet som værende ikke-konditionsmæssigt. Der skal desuden indsættes en pris for opstart af nyt driftsområde som skal anvendes, hvis Aarhus Vand udsætter igangsættelse af udrulning i området. Der kan ikke opkræves opstartsomkostninger hvis tidsrammen følges. Priserne skal angives med op til 2 decimaler. Tilbudsgiver kan kun tilbyde én ydelse og én pris pr. positionsnummer/produktlinje på tilbudslisten. Alle ydelser skal anføres med unikke varenumre.

• VVS-autorisation med kvalitetsledelsessystem

  Beskrivelse

  Leverandøren skal have VVS-autorisation med tilhørende kvalitetsledelsessystem, i henhold til Lov nr. 30 af 11. januar 2019 med senere ændringer, Lov om autorisation af virksomheder på el‐, vvs‐ og kloakinstallationsområdet.

  Dokumentationskrav

  Ikke spesifisert.

Se hele udbudsbekendtgørelsen