Search

  • Search

    Zaak- en documentmanagementsysteem

    Gemeente Heerenveen

    Zaak- en documentmanagementsysteem

    1. Contract signed

      Feb 20, 12:00 AMFebruary 20, 2024 12:00 AM

    2. Result notice published

      Feb 21, 10:14 AMFebruary 21, 2024 10:14 AM

    3. Change in result

      Mar 18, 12:07 PMMarch 18, 2024 12:07 PM

    Brief

    Netherlands: Tenders/Gemeente Heerenveen/Zaak- en documentmanagementsysteem

    Awarded

    The competition has ended and a winner has been selected.

    Brief

    Programvareprodukter og lisenser

    De opdracht omvat de levering van een zaak- en documentmanagementsysteem voor de gemeente Heerenveen. Met de levering van het zaak- en documentmanagementsysteem willen wij continuïteit in de bedrijfsvoering behouden met geen of zo weinig impact op medewerkers en inwoners van gemeente Heerenveen. Het zaak- en documentmanagementsysteem moet naadloos aansluiten op de bestaande huidige applicatie- en technisch landschapsarchitectuur, zodanig dat de bedrijfsvoering niet stagneert. € 530.000

    Result

    Winner
    Decos Software Engineering B.V.
    Number of bids
    1
    Contract value
    €530,000

    About the bid

      De opdracht omvat de levering van een zaak- en documentmanagementsysteem voor de gemeente Heerenveen. Met de levering van het zaak- en documentmanagementsysteem willen wij continuïteit in de bedrijfsvoering behouden met geen of zo weinig impact op medewerkers en inwoners van gemeente Heerenveen. Het zaak- en documentmanagementsysteem moet naadloos aansluiten op de bestaande huidige applicatie- en technisch landschapsarchitectuur, zodanig dat de bedrijfsvoering niet stagneert. € 530.000Main features of the procedureDe aanbestedende dienst is voornemens een Aankondiging van vrijwillige transparantie vooraf toe te passen en een overeenkomst aan te gaan met Decos Software Engineering B.V. De gemeente heeft behoefte aan een digitaal zaak- en documentmanagementsysteem voor haar informatievoorziening. Op dit moment maakt de gemeente Heerenveen gebruik van de applicatie Decos Join via Centric. Deze overeenkomst expireert per 15 maart 2024. Per 16 maart 2024 wil de gemeente Heerenveen een nieuwe raamovereenkomst met Decos Software Engineering B.V. sluiten voor vier (4) jaren voor de levering van het zaak- en documentmanagementsysteem Decos Join. Om de kwaliteit en continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening te waarborgen, dient de gemeente gebruik te blijven maken van het zaak- en documentmanagementsysteem Decos Join. Op basis van vrijwillige transparantie vooraf zijn wij voornemens onderhands een opdracht te gunnen. De opdracht is de applicatie voor het zaak- en documentmanagementsysteem. Dit is een zeer kritische bedrijfsapplicatie en noodzakelijk voor de wettelijke archieftaak en digitale dienstverlening van de gemeente. De applicatie is het archief en technische hart van de digitale dienstverlening naar de inwoners toe en wordt naar alle tevredenheid gebruikt. De huidige situatie beoordelend, heeft de gemeente ervoor gekozen om met Decos Software Engineering B.V. een nieuwe overeenkomst aan te gaan. Hiermee creëren wij voor deze opdracht (en haar uitgaven) de meest maatschappelijke waarde. Het opnieuw aanbesteden zal tot aanzienlijk ongemak leiden voor de gemeente en haar inwoners, omdat dit de huidige ontwikkeling van de kwaliteit in dienstverlening stagneert en een risico is voor de gegevensintegriteit. Daarnaast brengt het opnieuw aanbesteden plus de bijbehorende implementatieperiode aanzienlijke kosten met zich mee, wat zich niet in waarde terugvindt in de kwaliteit. Deze aankondiging wordt gebruikt om de voorgenomen procedurekeuze vooraf bekend te maken aan de markt, met als doel belanghebbenden in de gelegenheid te stellen om eventuele bezwaren kenbaar te maken. De voorgenomen gunning betreft het afsluiten van een overeenkomst met betrekking tot levering van het zaak- en documentmanagementsysteem Decos Join. Als belanghebbenden, ondanks genoemde motivering, bezwaar wensen aan te tekenen tegen bovengenoemd voornemen, dienen zij binnen een termijn van 20 kalenderdagen na publicatie van deze aankondiging een met reden omkleed bezwaar tegen de voorzetting van deze procedure in te dienen. Dit kan door een bericht te versturen via de berichtenmodule in TenderNed. Als er gedurende deze termijn geen bezwaar kenbaar is gemaakt, vervallen de rechten van ondernemingen om nog op te komen tegen de voorgenomen procedure. Deze termijn is een vervaltermijn en eindigt op 14 maart 2024 om 10:00 uur.

      Contact name
      Léonie Hartsuiker
      Contact phone
      +31 513617617
      Contact email
      aanbestedingen@heerenveen.nl
      Address
      Crackstraat 2, 8441 ES Heerenveen

    Custom Assessment Criteria

    Start a free trial to ask your own questions about the tender and get AI-generated answers.

    Award Criteria

    Qualification requirements

      Found no qualification requirements in the contract notice.

    Previous Contract Winners

    Start a free trial to see who has won similar tenders for this buyer.

    See the full notice

    Contracting authority
    Gemeente Heerenveen
    Title
    Zaak- en documentmanagementsysteem
    Type
    ResultPrequalification
    Main code
    48000000Software package and information systems
    Supplemental codes
    48333000Contact management software package48810000Information systems
    Estimated value
    €530,000.00
    Duration
    48 months

    Active similar competitions

    • Gemeente Edam-Volendam

      Programvareprodukter og lisenser

      25.383-BV Zaak- Documentmanagementsysteem Edam-Volendam

      Gemeente Edam-Volendam heeft een Europees openbare aanbesteding uitgeschreven voor de levering, implementatie en het onderhoud van een zaak- en documentmanagementsysteem. De overeenkomst heeft een looptijd van 4 jaar en een geschatte totale waarde van 600.000 euro, waarvan 50.000 euro voor implementatie en daarna jaarlijks ongeveer 50.000 euro. De aanbesteding omvat software en informatiesystemen, evenals IT-diensten zoals advies, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning. De gunningscriteria zijn kwaliteit (plan van aanpak/planning inclusief mijlpalen) met een weging van 35%, kwaliteit (wensenlijst + uitwerking) met een weging van 30%, en prijs met een weging van 35%.

      CompetitionSep 18, 2026
      Nov 13, 2026(36 days)

    • Gemeente Den Helder

      Programvareprodukter og lisenser

      Leveren van een archief- en zoeksysteem incl. onderhoud en support

      De Gemeente Den Helder is voornemens een overeenkomst aan te gaan voor de levering van een archief- en zoeksysteem, inclusief onderhoud en support, met een maximale totale waarde van 500.000 EUR. Het systeem moet duurzaam informatiebeheer ondersteunen voor raadpleging, verantwoording en archivering van informatie uit diverse bronnen, en de organisatie helpen te voldoen aan de Wet open overheid (Woo), AVG en de Archiefwet. Een belangrijke nevendoelstelling is het verbeteren van de toegankelijkheid, betrouwbaarheid en actualiteit van digitale documenten en archiefbescheiden. De oplossing moet dicht bij de kerncompetenties van de inschrijver liggen om risico's te minimaliseren. MY-LEX B.V. heeft momenteel een vergelijkbaar contract. De gunningscriteria zijn prijs (30%) en kwaliteit (70%).

      CompetitionSep 7, 2026
      Nov 3, 2026(26 days)
      €500,000

    • Gemeente Súdwest-Fryslân

      Programvareprodukter og lisenser

      Contract- en Leveranciersmanagementsysteem

      De Gemeente Súdwest-Fryslân is op zoek naar een leverancier voor de levering, implementatie en het beheer van een SaaS-gebaseerde Contract Lifecycle Management (CLM)-oplossing. Het betreft een dienstencontract met een looptijd van 4 jaar, gericht op het professionaliseren van het Contract- en Leveranciersmanagement binnen de organisatie, die circa 1200 medewerkers telt en naar schatting 2500 actieve contracten beheert. De applicatie zal naar verwachting door 150 gebruikers worden gebruikt, met ruimte voor uitbreiding. De gunningscriteria zijn prijs (40%), programma van wensen (10%), implementatieplan (20%), opleidingsplan (10%) en demonstratie CLM-oplossing (20%).

      CompetitionOct 2, 2026
      Dec 21, 2026(74 days)

    • Gemeente Goeree-Overflakkee

      Europees openbare aanbesteding burgerzaken software

      Gemeente Goeree-Overflakkee is voornemens één opdrachtnemer te selecteren voor de levering (inclusief gebruiksrecht), technische en organisatorische implementatie, beheer en onderhoud van een ICT-oplossing voor Burgerzaken. De geschatte totale waarde van de overeenkomst bedraagt tussen de €547.000 en €2.492.000 exclusief btw over een looptijd van 13 jaar. De gunningscriteria zijn kwaliteit (80%) en prijs (20%).

      CompetitionAug 21, 2026
      Nov 9, 2026(32 days)

    • Werkorganisatie HLT Samen

      Systemutvikling og programmering

      Financieel Softwarepakket

      Werkorganisatie HLT Samen heeft behoefte aan een financieel softwarepakket als 100% SaaS-oplossing, inclusief implementatie, beheer, onderhoud, koppelingen, datamigratie en borging van historische data. De contractduur is 13 jaar. De gunningscriteria zijn kwaliteit (80%) en prijs (20%).

      CompetitionJul 24, 2026
      Nov 9, 2026(32 days)