Om udbuddet

Opgavebeskrivelse

Udbuddet vedrører en aktiv og en hvilende kontrakt på levering af Slamsugning, Spuling og Drift af Pumpestationer samt option på en mindre mængde TV-inspektion af brønde og ledninger. Opgaverne kan være både planlagte, opgaver der bestilles ad hoc eller være akutte. Opgaverne skal kunne gennemføres i hele Ordregivers forsyningsområde. For nærmere beskrivelse af de udbudte ydelser, herunder de krav ydelserne skal opfylde, henvises til Bilag 2 – Kravspecifikation samt Bilag 3 – Tilbudsliste og eventuelle rettelser i forbindelse med spørgsmål og svar (bilag 1).Hovedtræk i procedurenUdbuddet afholdes som et almindeligt offentligt udbud, hvor alle leverandører kan afgive tilbud. Der udbydes en aktiv kontrakt og en hvilende kontrakt.

Kontaktoplysninger

Kontaktnavn

Malene Loff Skræ

Kontakttelefon

42607900

Kontakt e-mail

mls@chardam.dk

Adresse

Bragesvej 18, 4100 Ringsted

• Vagtberedskab

  Beskrivelse

  Til brug for Ordregivers evaluering skal Tilbudsgiver sammen med sit tilbud, beskrive hvordan Tilbudsgiver organiserer sit vagtberedskab, i forhold til håndtering af akutopgaver. Materialet bør følge nedenstående disposition: * Beskrivelse af vagtberedskab Tilbudsgiver skal gennem beskrivelsen vise, hvordan Tilbudsgiver sikrer sig, at akutopgaven løses hurtigst muligt, med det formål at driften normaliseres hurtigt igen for at opretholde stabil forsyning. Beskrivelsen bør indeholde: * bemandingsplan for vagtberedskabet * bemandingsplan ved sygdom, ferie og medarbejderstop * konkret beskrivelse af hvordan tilkaldetiderne kan overholdes ved akut udkald, herunder procedurer ved udkald og rekvirering af udstyr Det vægtes positivt at: * Vagtberedskab tilpasset kontraktens indhold. * At det er de samme operatører der udfører opgaver uden for normal arbejdstid, som udfører de daglige opgaver. * At der er en plan for udførsel af samtidige opgaver. * Tilkaldetid Tilbudsgiver kan tilbyde en tilkaldetid, henholdsvis inden for normal arbejdstid og uden for normal arbejdstid, som er bedre end minimumskravet, angivet i pkt. 6.2.4. Følgende kan der gives tilbud på: * Tilbudt responstid der er lavere end henholdsvis 60 min inden for normal arbejdstid * Tilbudsgiver skal angive hyppigheden for hvor mange gange ud af 100 opgaver, den lavere responstid end 60 min kan garanteres overholdt. * Tilbudt responstid der er lavere end henholdsvis 90 min uden for normal arbejdstid * Tilbudsgiver skal angive hyppigheden for hvor mange gange ud af 100 opgaver, den lavere responstid end 90 min kan garanteres overholdt.

  Evalueringsmetode

  Delkriterierne vægtes som følger:

  • Tilbud på responstid tildeles point ud fra en lineær model. Der opnås maksimalt 10 point for et tilbud på 30 min. 0 point tildeles til et tilbud, hvor der ikke tilbydes en responstid der er kortere end henholdsvis 60 min og 90 min. Tilbydes der en tid mindre end 30 min opnås der fortsat maksimalt 10 point.
  • Tilbudsgiver skal i forhold til hyppigheden angive et tal mellem 0 og 100. Hvor 100 svarer til, at der med 100% sikkerhed garanteres den lavere responstid. Jo højeres procent jo bedre.
  • Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at såfremt der ikke tilbydes en lavere responstid og der samtidig afgives en hyppighed der er lavere end 100. Da betragter Ordregiver det som et forbehold over for mindstekravet.
  • Point for responstiden ganges med ganges med % sikkerhed.

  EKSEMPEL 1:
  Tilbudsgiver ønsker at tilbyde en responstid på 30 min i stedet for de 60 som er mindstekravet inden for normal arbejdstid, men tilbudsgiver ved, at dette krav ikke vil kunne overholdes i 100% af tilfældene, da der kan være enkelte gange hvor responstiden vil overstige de 30 min. Tilbudsgiver kan derfor f.eks. angivet at man kan garantere at de 80 ud af 100 gange vil den kortere responstid på 30 min kunne overholdes. Tilbudsgiver angiver i tilbudsbesvarelsen 30 min og 80.
  Tilbudsgiver modtager i alt 8 point for delkriteriet.

  EKSEMPEL 2:
  Tilbudsgiver ønsker at tilbyde en responstid på 45 min i stedet for de 60 som er mindstekravet inden for normal arbejdstid. Han ved at dette kan man garantere. Tilbudsgiver angiver derfor i tilbudsbesvarelsen 45 min og 100.
  Tilbudsgiver modtager i alt 5 point for delkriteriet.

  Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at Tilbudsgiver i kontraktperioden har et dokumentationsansvar for dokumentation og statistik for eftervisning af realiseret responstider. Responstider fremsendes hvert kvartal, jf. Kontraktens pkt. 6.2.1.

  Til brug for besvarelse anvendes Bilag 4 – Dokumentation for evalueringsmetode fane ”Vagtberedskab”.

• Kvalitetsbeskrivelser

  Beskrivelse

  Til brug for Ordregivers evaluering skal Tilbudsgiver sammen med sit tilbud, fremsende 3 kvalitetsbeskrivelser for 3 forskellige ydelser samt oplyse om leverandøren har et kvalitetsledelsessystem. Materialet bør følge nedenstående disposition: * Serviceorganisation Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud fremsende en beskrivelse af den serviceorganisation som skal varetage opgaver under kontrakten. Der skal udarbejdes følgende beskrivelser: * Beskrivelse af den tilbudte Serviceorganisation med funktioner angivet. Serviceorganisationen kan fremstilles visualiseret med et diagram i stedet for prosatekst * Beskrivelse af hvordan Tilbudsgiver sikrer sig at de relevante medarbejdere erhverver og fastholder nødvendig viden i forhold til Kontraktens ydelser * Beskrivelse af det daglige team der håndterer den daglige driftsmæssige opgave * Beskrivelse af plan for back up ved fravær, sygdom og samtidige opgaver. Beskrivelsen må samlet maksimalt være 3 A4-Sider inkl. evt. illustration Det vægtes positivt at: * Beskrivelsen er kort, præcis og overskuelig * Teamet er tilpasset opgaven størrelse og kompleksitet. * At der er tiltag der sikrer erfaringsopsamling eller at der anvendes fast personale * Plan for back up er overskuelig og enkel og kan håndteres i praksis * Ydelsesbeskrivelser Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud fremsende en løsningsbeskrivelse på 3 forskellige ydelsesforløb. Beskrivelsen bør være en procesbeskrivelse som går fra tidspunktet for modtagelse af en ordre, optagelse af dokumentation for tilstedeværelse, fremsendelse af afrapportering og evt. KS materiale samt endelig fakturering. De 3 forskellige ydelsesforløb skal gælde for: 1. ydelser som faktureres under pkt. "Mængdebaseret ydelser - spul og oprensning - Spul for TV-inspektion", jf. position nr. 1.1.1-1.1.7 i Bilag 3 – Tilbudsliste/Bilag 3a - TAG 2. ydelser som faktureres under pkt. ”Stipulerede ydelser – Spul og oprensning”, jf. position nr. 1.2.1-1.2.10 Bilag 3 – Tilbudsliste/Bilag 3a - TAG 3. ydelser som faktureres under pkt. ”Rengøring - pumpesump, pumpestationer og brønde”, jf. position nr. 1.4.1-1.4.2 i Bilag 3 – Tilbudsliste/Bilag 3a – TAG Det vægtes positivt at: * Beskrivelsen følger kronologien i et ydelsesforløb * Der i beskrivelsen tydeligt fremgår at tilbudsgiver har en forståelse for opgavens faglige udførelse i henhold til Bilag 2 - Kravspecifikationen * Der er tydelig struktur i hele opgavens udførsel * Og at ydelsesbeskrivelsen afspejler at der er en forankring i et implementeret kvalitetsledelsessystem * Kvalitetsledelsessystem Tilbudsgiver skal, såfremt tilbudsgiver har en certificering i ISO 9001 eller et tilsvarende kvalitetsledelsessystem fremlægge certifikat herpå. Ordregiver ønsker at Tilbudsgivers organisation har fokus på at sikre en konsistent kvalitet i ydelserne, fokus på løbende at forbedre processer og løbende at øge kundetilfredshed. Ved ”tilsvarende”, menes bl.a. at et alternativt ledelsessystem som minimum har samme indhold og omfang som ISO 9001, herunder ekstern auditering. Er tilbudsgiver certificeret i ISO 9001 vedlægges certifikat som dokumentation. Har Tilbudsgiver andet og tilsvarende ledelsessystem, vedlægges certifikat og en beskrivelse af hvad systemet dækker.

  Evalueringsmetode

  Ved evaluering af delkriteriet vægtes det positivt at:

  • Tilbudsgiver har en certificering i ISO 9001 eller tilsvarende.
  • Er tilbudsgiver i gang med at implementere ISO 9001 eller tilsvarende, vil point blive tildelt efter hvor tæt tilbudsgiver er på en certificering.
  • Anvendes et andet system med elementer svarende til ISO 9001 tildeles der point efter skala.

  Til brug for besvarelse anvendes Bilag 4 – Dokumentation for evalueringsmetode fane ”Kvalitetsbeskrivelse”.

• Miljø

  Beskrivelse

  Til brug for Ordregivers evaluering skal Tilbudsgiver sammen med sit tilbud, oplyse om hvordan Tilbudsgiver varetager miljøhensyn i forbindelse med udførelse af kontrakten. Materialet bør følge nedenstående disposition: * Miljøtiltag Tilbudsgiver skal fremsende en beskrivelse af hvordan tilbudsgiver har valgt at varetager særlige miljøhensyn under levering af kontrakten. Tilbudsgivers primære leverancer i kontrakten sker fra tunge køretøjer, herunder slamsugere som har et tungt CO2 aftryk. Derfor ønskes der en leverandør der på en fremsynet og strategisk måde forholder sig til miljøet og hvordan miljøpåvirkninger minimeres.

  Evalueringsmetode

  Det vægtes positivt at:

  • Tilbudsgiver tilbyder maskinel der reducerer CO2 udledningen mere end kørerkøjer med Euronorm 6 (som er mindstekrav). Det kan fx være el eller andre brændstoftyper end diesel.
  • Tilbudsgiver i forbindelse med levering af ydelsen kan dokumentere yderligere tiltag som giver et lavere CO2 aftryk end ved almindelig og konventionel udførelse.
  • Miljøledelsessystem
    Tilbudsgiver skal, såfremt tilbudsgiver har en certificering i ISO 14001 eller et tilsvarende miljøledelsessystem fremlægge certifikat herpå. Ordregiver ønsker at Tilbudsgivers organisation har fokus på at reducere miljøpåvirkninger og arbejder strategisk med bæredygtighed. Ved ”tilsvarende”, menes bl.a. at et alternativt ledelsessystem som minimum har samme indhold og omfang som ISO 14001, herunder ekstern auditering. Er tilbudsgiver certificeret i ISO 14001 vedlægges certifikat som dokumentation. Har Tilbudsgiver andet og tilsvarende ledelsessystem, vedlægges certifikat og en beskrivelse af hvad systemet dækker.

  Ved evaluering af delkriteriet vægtes det positivt at:

  • Tilbudsgiver har en certificering i ISO 14001 eller tilsvarende.
  • Er tilbudsgiver i gang med at implementere ISO 14001 eller tilsvarende, vil point blive tildelt efter hvor tæt tilbudsgiver er på en certificering.
  • Anvendes et andet system med elementer svarende til ISO 14001 tildeles der point efter skala.

  Til brug for besvarelse anvendes Bilag 4 – Dokumentation for evalueringsmetode fane ”Miljø”.

• Team og kompetencer

  Beskrivelse

  Til brug for Ordregivers evaluering skal Tilbudsgiver sammen med sit tilbud, fremsende en beskrivelse af den serviceorganisation samt CV på nøglemedarbejdere. Materialet bør følge nedenstående disposition: * Mandskab og CV på alle tilbudte medarbejdere. Følgende medarbejdere (nøglepersoner) skal beskrives: * Kontraktansvarlig – ledende medarbejder/ejer der skal underskrive aftalen og som ved konflikt i aftalen har ansvaret for at aftalen kommer i normal drift igen * En kontaktperson – medarbejder som ordregiver kan bestille opgaver hos og som har det daglige ansvar for driften af aftalen. * En Projektleder – ansvarlig for planlægning af Ordregivers opgaver, fremsendelse af KS materiale * Spuleoperatør 1 * Spuleoperatør 2 Nøglepersonernes roller må gerne dækkes af samme medarbejder, således at f.eks. der er samme medarbejder der er kontaktperson og projektleder mv. Der skal vedlægges CV'er på de navngivne medarbejdere som maximalt må være på 1/2 A4-side.

  Evalueringsmetode

  Det vægtes bl.a. positivt at:

  • de tilbudte medarbejdere, hver især har mere end 4 års relevant erhvervserfaring med den udbudte opgave.
  • at der for de enkelte medarbejdere er angivet en liste, med konkrete relevante projekter, som medarbejderen har arbejdet med, i den nuværende funktion, enten hos tilbudsgiver eller hos anden arbejdsgiver.
  • at spuleoperatør 1 og 2 kan fremlægge certifikat på relevant uddannelse som spuleoperatør

  Til brug for besvarelse anvendes Bilag 4 – Dokumentation for evalueringsmetode fane ”Team og kompetencer”.

• Pris

  Beskrivelse

  Det er den samlede tilbudssum der lægges til grund for sammenligningen af Tilbudsgivernes priser. Priser for ydelser under kontrakten angives i Bilag 3 – Tilbudsliste i henholdsvis fane ”spul” og ”TV”. Den samledes tilbudssum fremgår af fane ”Tilbudssum”. Priserne skal afgives på baggrund af det samlede udbudsmateriale, herunder særligt Bilag 2 – Kravspecifikationen og Bilag 3a – Tilbuds og afregningsgrundlaget (TAG). Enhedspriserne som fremgår af Bilag 3 - Tilbudslisten skal anvendes i kontraktperioden og skal være nettopriser. Dvs. prisen skal være inkl. alle omkostninger altså: ingen afgifter, ingen gebyrer, samt div. øvrige omkostninger mv. I kontraktperioden kan Tilbudsgiver alene opkræve det der fremgår af tilbudslisten for de ydelser som er beskrevet i udbuds- og kontraktmaterialet.

  Evalueringsmetode

  Bemærk: Tilbudslisten skal udfyldes i sin helhed. En ikke udfyldt post i tilbudslisten eller en post udfyldt med tekst eller tegn, vil af hensyn til sammenlignelighed blive udfyldt med den dyreste tilbudte pris plus 10%. Da ydelserne på fanebladet ”TV” er en option for tilbudsgiver at tilbyde vil denne blive evalueret som følger: Såfremt der er 1 eller flere poster der ikke udfyldt hos en af tilbudsgiverne, vil der til brug for evalueringsteknisk formål blive indsat den dyreste tilbudte pris plus 10 %. Mængderne i tilbudslistens fane ”TV” repræsenterer den mængde der forventes årligt kørt og derfor ikke blive vægtet i forhold til hovedydelsen som angives i ”Spul”.

• Egenkapital

  Beskrivelse

  Egenkapital – min. 1 mio. kr. i gennemsnit for de seneste 3 afsluttede regnskabsår

  Dokumentationskrav

  Ikke spesifisert.

• Soliditetsgrad

  Beskrivelse

  Soliditetsgrad – min. 15%. i gennemsnit for de seneste 3 afsluttede regnskabsår

  Dokumentationskrav

  Ikke spesifisert.

• Referenceprojekter

  Beskrivelse

  Tilbudsgiver skal minimum have 3 lignende referencer, der er udført inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen. Med udført menes referencer, der er afsluttet eller under udførelse. Tilbudsgiver må maksimalt angive 5 referencer. Er der angivet flere end 5 referencer, vil Ordregiver udelukkende kigge på de 5 først angivne referencer, og se bort fra de yderligere angivne. Hvis Tilbudsgiver har tidligere udført arbejde for Ordregiver, skal dette anføres som reference, hvis det skal tages med i Ordregivers betragtning. Med lignende referencer forstås at tilbudsgiver pr. reference har: • udført minimum 100 arbejdstimer pr. reference • udført et minimum af 3 nedenstående opgavetyper pr. reference på renseanlæg og/eller kloakledningsnet: o Spul/sug med slamsuger eller genbrugsspuler o Tømning af sandfangsbrønde med slamsuger eller genbrugsspuler o Afhjælpning ved diverse driftsstop med slamsuger eller genbrugsspuler o Rengøring af minipumpstationer og/eller transportpumpestationer

  Dokumentationskrav

  Til brug for besvarelse anvendes Bilag 4 – Dokumentation for evalueringsmetode fane ”Teknisk-faglig formåen”.

• Spuleoperatører med anciennitet

  Beskrivelse

  Tilbudsgiver skal som mindstekrav råde over 2 spuleoperatører til kontraktens opgaver som sammenlagt har minimum 4 års anciennitet. Se nærmere beskrivelse i Kravspecifikationens pkt. 2.1.

  Dokumentationskrav

  Til brug for besvarelse anvendes Bilag 4 – Dokumentation for evalueringsmetode fane ”Teknisk-faglig formåen”.

• Anvendelse af underleverandører

  Beskrivelse

  Tilbudsgiver skal angive om denne agter at anvende underleverandører og til hvilke dele af kontrakten. Tilbudsgiver skal alene angive navn på underleverandøren såfremt det kendes på tidspunktet for tilbuddets afgivelse.

  Dokumentationskrav

  Til brug for besvarelse anvendes Bilag 4 – Dokumentation for evalueringsmetode fane ”Teknisk-faglig formåen”.

• Materiel

  Beskrivelse

  Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver ved kontraktens start, disponerer over mindst 1 stk. 4-akslet genbrugssuler og 1 stk. Kombispuler/slamsuger. Begge type spulere skal som minimum, overholde Euronorm 6 eller have eller have et effektivt, godkendt partikelfilter der må køre i miljøzonerne.

  Dokumentationskrav

  Til brug for besvarelse anvendes Bilag 4 – Dokumentation for evalueringsmetode fane ”Teknisk-faglig formåen”.

• Responstider

  Beskrivelse

  Mindstekrav for responstider inden for normal arbejdstid er 60 minutter fra Ordregiveres bestilling eller forsøg på bestilling. Mindstefor responstider uden for normal arbejdstid er 90 minutter fra Ordregiveres bestilling eller forsøg på bestilling. Normal arbejdstid er alle hverdage, mandag til fredag mellem kl. 7.00 og kl. 16.00, jf. Kravspecifikationens pkt. 1.9. Almindelige opgaver skal udføres inden for 5 hverdage, medmindre en længere frist gives af Ordregiver.

  Dokumentationskrav

  Til brug for besvarelse anvendes Bilag 4 – Dokumentation for evalueringsmetode fane ”Teknisk-faglig formåen”.

Se hele udbudsbekendtgørelsen