Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

OFA IKS gjennomfører denne anskaffelsen på vegne av eierkommunene i OFA-samarbeidet for å etablere en ny rammeavtale for multifunksjonsmaskiner (MFP) og tilhørende tjenester. Kommunene har et betydelig og varierende behov for utskrift, kopi og skanning. Dagens maskinpark består av både leasede og egeneide multifunksjonsmaskiner med ulik alder, kapasitet, funksjonalitet og restlevetid. Samtidig varierer kommunenes størrelse, organisering og bruksmønster. Det er derfor behov for en fleksibel og fremtidsrettet avtale som understøtter både standardisering og lokale tilpasninger. Formålet med anskaffelsen er å etablere en felles rammeavtale som gir kommunene tilgang til en forutsigbar, kostnadseffektiv, sikker og stabil drift av multifunksjonsmaskinene. Avtalen skal legge til rette for gradvis utskifting og modernisering av maskinparken, samtidig som eksisterende løsninger kan videreføres der dette er hensiktsmessig. Kommunene har allerede tatt i bruk PaperCut som felles løsning for sikker utskrift og utskriftsadministrasjon. Anskaffelsen omfatter derfor ikke nytt utskriftsstyringssystem. Det er en grunnleggende forutsetning at tilbudte multifunksjonsmaskiner er fullt kompatible med PaperCut og kan integreres sømløst i oppdragsgivernes eksisterende utskriftsmiljø. For de fleste kommunene i Agder leveres IKT-tjenestene gjennom interkommunale samarbeid eller selskaper, mens enkelte kommuner fortsatt har egne IT-miljøer. Dette innebærer at bestillingsrutiner, godkjenningsprosesser, fakturering og oppfølging varierer mellom de enkelte oppdragsgiverne. Leverandøren må derfor kunne håndtere ulike organisatoriske modeller innenfor rammen av avtalen. Gjennom anskaffelsen ønsker OFA IKS å etablere en langsiktig og bærekraftig leveransemodell som ivaretar kommunenes behov for kvalitet, sikkerhet, fleksibilitet og god totaløkonomi. Anskaffelsen skal bidra til bedre styring av maskinparken, redusert administrativ belastning, effektiv ressursutnyttelse og relevante miljøgevinster. 2. Beskrivelse av oppdraget Oppdraget omfatter levering av multifunksjonsmaskiner og tilhørende tjenester til kommuner og virksomheter som omfattes av rammeavtalen. Leveransen skal dekke behov for utskrift, kopi og skanning ved ulike typer lokasjoner og virksomheter, fra mindre administrative enheter til større miljøer med høyt dokumentvolum og avanserte funksjonsbehov. Anskaffelsen omfatter blant annet: leie av multifunksjonsmaskiner levering og utskiftning av utstyr installasjon, konfigurering og idriftsettelse service og vedlikehold teknisk support og brukeroppfølging løpende rådgivning og avtaleoppfølging rapportering og styringsinformasjon Leverandøren skal tilby en fleksibel leveransemodell som understøtter gradvis fornyelse av maskinparken og sikrer stabil drift i perioder hvor nye og eksisterende løsninger må fungere parallelt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anskaffe brukte multifunksjonsmaskiner av leverandør, eller andre der dette anses som formålstjenlig. Det etterspørres en helhetlig leveranse med særlig vekt på kvalitet, service, sikkerhet, fleksibilitet og livssykluskostnader. Nærmere krav til funksjonalitet, ytelser, servicenivåer og dokumentasjon fremgår av konkurransegrunnlagets øvrige deler.Hovedtrekkene i prosedyrenAlle interesserte leverandører kan søke om å delta, men bare et utvalg av kvalifiserte leverandører blir invitert til å levere tilbud. Oppdragsgiver gjennomfører deretter forhandlinger med leverandørene om innholdet i tilbudene før endelig tildeling. Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i kommunikasjonsmodulen i Hyyr. Del V – Multifunksjonsmaskiner med PaperCut-kompatibilitet. Minimum kandidater: 3. Maksimum: 4. For leverandørene består prekvalifiseringen av å bekrefte og dokumentere kvalifikasjonskrav og utvelgelseskriteriet i KGV. Dersom en tilbyder oppfyller kvalifikasjonskravene vil oppdragsgiver vurdere tilbyders besvarelse og dokumentasjon for utvelgelseskriteriet. Basert på utvelgelseskriteriet, vil oppdragsgiver invitere 3-4 leverandører til å levere tilbud. Om det blir 3 eller 4 avhenger av en konkret vurdering av hvorvidt oppdragsgiver opplever å ha et tilstrekkelig representativt utvalg av markedsaktører med de tre med høyest score, basert på utvelgelseskriteriene. Erfaring med leveranser av multifunksjonsmaskiner i stort omfang og kompleksitet: <p>Leverandøren skal ha relevant og dokumentert erfaring fra de siste tre årene med levering, installasjon, service og oppfølging av multifunksjonsmaskiner til virksomheter med flere lokasjoner og et samlet sett behov av relevant størrelse. </p><p>Kravet kan oppfylles samlet ved å vise til flere referanser, eller en større, uavhengig av offentlig eller privat kunde.</p><p></p><p>Kvalifikasjonskravet vil også være et utvelgelseskriterium som kommer til anvendelse ved gitte forutsetninger. Hvis dette blir aktuelt vil oppdragsgiver vurdere kvalitet og referansens opplevelse og relevans av tilbyders leveranse, utover selve kravet.</p><p></p><p>Dokumentasjonskrav: En liste over aktuelle referanser med kontaktinformasjon, innholdet i leveransen, varighet, økonomisk størrelse og tilbyders vurdering av relevans til aktuell konkurranse.</p><p></p><p>Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om ytterligere dokumentasjon og informasjon knyttet til oppfyllelse av kravet, samt kontakte referansepersoner for å bekrefte/avkrefte påstander i tilbyders besvarelse.</p>

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

OFA IKS

Kontakt telefon

+4799296413

Kontakt e-post

sturle@ofa-iks.no

Adresse

Kjøita 40, 4630 KRISTIANSAND S

• Meroppfyllelse av anskaffelsens formål

  10%

  Beskrivelse

  Vurdering av hvordan leverandøren legger til rette for rapportering, fjernovervåking, styringsdata, administrativ støtte og løpende kontraktsoppfølging som gir oppdragsgiver bedre oversikt over bruk, drift og forbedringsmuligheter.

• Service, support og overgangsgjennomføring

  20%

  Beskrivelse

  Vurdering av leverandørens leveransemodell for installasjon, igangsetting, service, responstider, oppfølging, rapportering, håndtering av blandet maskinpark og evne til å gjennomføre gradvis utskiftning med stabil drift i overgangsperioden.

• Miljø og sirkulær ressursbruk

  5%

  Beskrivelse

  Vurdering av relevante klima- og miljøegenskaper ved leveransen, herunder levetidsforlengelse, riktig dimensjonering, energieffektivitet, gjenbruk/ombruk, returordninger, material- og forbruksoptimalisering samt øvrige sirkulærøkonomiske tiltak som gir forholdsmessige miljøgevinster.

• Miljøkriterier i krav

  Beskrivelse

  Vi har stilt krav til nullutslippsleveranse, som er en sentral del av selskapets anskaffelsesstrategi. Dette vil gi en større reduksjon i utslipp av C02 enn hva vi anså som mulig ved å vekte andre momenter under tildelingskriteriene. Etter en grundig vurdering har vi også stilt eksplisitte krav til maskinenes miljøegenskaper. PÅ denne måten har vi håndtert både utlevering av maskiner mtp nullutslipp, samt sikret mest mulig klima og miljøvennlige nye maskiner. Vi har også inntatt muligheten for brukte maskiner i konkurransen. I tillegg har vi 5 % vekting på tildelingskriteriet angitt som bør-krav. Vår vurdering er at dette er den absolutt beste kombinasjonen.

• Løsningskvalitet og PaperCut-kompatibilitet

  20%

  Beskrivelse

  Vurdering av dokumentert teknisk og praktisk kompatibilitet med PaperCut, funksjonalitet for kopi/print/skanning, driftssikkerhet, administrasjon, autentisering, skanningsflyt og kvaliteten på foreslått løsning i eksisterende utskriftsmiljø.

• Pris og totaløkonomi

  45%

  Beskrivelse

  Vurdering av samlet prismodell for maskiner, service, forbruk, utskiftning og eventuelle tilleggstjenester, med vekt på konkurransedyktig totaløkonomi og fleksibilitet i en gradvis utskiftningsmodell.

Fant ingen kvalifikasjonskrav i konkurransekunngjøringen.

Se hele utlysningen